Bài cuối kỳ: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO) trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ

Bài cuối kỳ: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO) trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ giúp bạn đọc nắm được các thuật ngữ, định nghĩa, hệ thống quản lý chất lượng, trách nhiệm của lãnh đạo, quan lý nguồn lực, tạo sản phẩm, đo lường, phân tích và cải tiến.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài cuối kỳ: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO) trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ ĐẠIHỌCQUỐCGIATP.HỒCHÍMINH TRƯỜNGĐẠIHỌCKHOAHỌCXÃHỘIVÀ NHÂNVĂN BỘMÔNLƯUTRỮHỌC&QTVP  BÀICUỐIKỲ MÔN:ÁPDỤNGHỆTHỐNGQUẢNLÝCHẤTLƯỢNG(ISO)TRONGCÔNGTÁC VĂNPHÒNG,VĂNTHƯVÀLƯUTRỮ Giảngviên:ThS.NguyễnThịLy Sinhviên:HồThịMỹDuyên Lớp:LưutrữhọcK13 MSSV:1356130007 1 Tháng5/2016 Bàitậpsố 1: Anh/Chị hãyđưaratiêuchívàsosánhhaihệ tiêu chuẩnTCVNISO9001:2008vàTCVNISO9001:2015. Bàilàm Có lẽ sự khác biệt lớn nhất giữa tiêu chuẩn cũ và mới là cấu trúc. ISO 9001:2008cónămphầnchính“48”vàISO9001:2015nayđãcóbảy“410”vìphiênbảnmớisử dụngđịnhdạngPhụ lụcSLmới.TheoISO,tấtcả cáctiêuchuẩnhệthốngquảnlýtrongtươnglai“MSS”sẽsửdụngcáchsắpxếpmớinàyvàcócácyêucầucơbảngiốngnhau.Kếtquảlà,tấtcảMSSmớisẽcócùngmộtcáchnhìn vàcảmnhậncơbản. CácHệthốngquảnlýcócùngcấutrúcchungcóthểvìcáckháiniệmcơbản như:quảnlý,kháchhàng,yêucầu,chínhsách,thủtục,hoạchđịnh,thựchiện,mục tiêu,kiểmsoát,theodõi,đolường,đánhgiá,raquyếtđịnh,hànhđộngkhắcphụcvàsựkhôngphùhợplàphổbiếnchotấtcảcáctiêuchuẩnhệthốngquảnlý. Khônggiốngnhưtiêuchuẩncũ,tiêuchuẩnmớimongmuốntổchứchiểubối cảnhcủatổchứctrướckhitổchứcthiếtlậpHệthốngquảnlýchấtlượng“QMS”. KhiISO9001:2015yêucầutổchứchiểubốicảnhcủatổchức,tiêuchuẩnmuốntổchứcxemxétcácvấnđề bênngoàivàbêntrongcóliênquanđếnmụcđích,địnhhướngchiếnlượcvàsuynghĩvềảnhhưởngmàcácvấnđề nàycóthể cóđốivới QMSvàkếtquảtổchứcdựđịnhđạtđược.Điềunàycónghĩalàtổ chứccầnphải hiểumôitrườngbênngoài,vănhóa,giátrị,kếtquảthựchiệnvàcácbênliênquancủatổchứctrướckhitriểnkhaiQMS.Tạisao?BởivìQMScủatổchứcsẽcầnđểcóthểquảnlýtấtcảnhữngảnhhưởngnày. Khitổ chứchiểuđượctấtcả nhữngđiềutrên,tổ chứcdự kiếnsẽ sử dụng hiểubiếtsâusắcđóđể xácđịnhphạmvicủaQMSvànhữngtháchthứcphảiđốiphó.TrongkhinhữnghiểubiếtchắcchắnsẽgiúpcáctổchứcpháttriểnđượcQMS độcđáođể giảiquyếtnhucầuvàyêucầuriêng,thìviệcthựchiệntấtcả nhữngđiềunàycóthểlàmộttháchthứcđángkểđốivớimộtvàitổchức. TiêuchuẩnISO9001:2015cũngđãloạibỏcáchphânbiệttồntạirấtlâugiữatàiliệuvàhồ sơ.Bâygiờ chúngđượcgọichunglà“thôngtindạngvănbản”.TạisaoISOchọnloạibỏhaikháiniệmcóýnghĩaphổbiếnvàthaythếchúngbằngmột kháiniệmgâylúngtúngkhôngcầnthiếtvàhoàntoànkhôngrõràng? TheođịnhnghĩacủaISO,thuậtngữ “thôngtindạngvănbản”đề cậpđến thôngtinphảiđượckiểmsoátvàduytrì.Vìvậy,bấtcứkhinàoISO9001:2015sửdụngcụmtừ“thôngtindạngvănbản”,ngụýlàtổchứckiểmsoátvàduytrìthông tinvàcácphươngtiệnhỗ trợ thôngtin.Tuynhiên,đâykhôngphảilàtoànbộ câu chuyện. 2 Phụlụctrongtiêuchuẩnmới“A.6”cònthêm“nơinàotrongISO9001:2008đềcậpđếnthủtụcbằngvănbản...điềunàybâygiờđượcthểhiệnnhưlàmộtyêucầu duytrìtàiliệubằngvănbảnvànơinàotrongISO9001:2008gọilàhồ sơ,bâygiờđượcthểhiệnnhưmộtyêucầulưugiữthôngtinbằngvănbản”. Vìvậy,bấtcứ khinàotiêuchuẩnmớiđề cậpđếnthôngtindạngvănbảnvàtiêuchuẩnyêucầutổchứcduytrìthôngtinnày,cónghĩalàtiêuchuẩnđangnóivềnhữnggìthườngđượcgọilàthủ tụcvàbấtcứkhinàotiêuchuẩnyêucầutổchứclưugiữthôngtinnày,cónghĩalàtiêuchuẩnnóivềnhữnggìthườngđượcgọilàhồsơ.Vìvậyđôikhithôngtinphảiđượcduytrìvàđôikhithôngtinphảiđượclưugiữ“tráivớinhữnggìđịnhnghĩachínhthứcnói”. Dođó,trongkhicácđịnhnghĩacủathuậtngữ“tàiliệudạngvănbản”loạibỏsựphânbiệtgiữacáctàiliệu“hoặcthủtụcbằngvănbản”vàcáchồ sơ,thìthông quaviệcsửdụngcáctừ“duytrì”và“lưugiữ”vàđiềunàycónghĩa“theoPhụlục A”cácphầnchínhcủatiêuchuẩnthựcsựphụchồisựphânbiệtnày.Nóicáchkhác,trongkhicáctàiliệuvàhồsơđãbịloạibỏkhỏicửatrước,chúngđãthựcsựđược phéptrởlạiquacửasau. Theotiêuchuẩnmới,“suynghĩdựatrênrủiroluônđượcngầmđịnhtrongISO9001”.Theoquanđiểmnày,ISO9001đãluônluôndựđoánvàngănngừanhữngsailỗithôngquasuynghĩdựatrênrủiro.Đólàlýdotạisaochúngtađàotạonhânviên, tạisaochúngtalập ...