Bài giảng Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bài giảng cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ,... Hi vọng đây sẽ là một tài liệu hữu ích dành cho các bạn sinh viên đang theo học môn dùng làm tài liệu học tập và nghiên cứu. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung tài liệu.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Chỉnh lý tài liệu lưu trữNGHIEÄPVUÏLÖUTRÖÕ CHỈNHLÝ TÀILIỆULƯUTRỮ GV.NguyễnDuyVĩnh 0987.510.560 Email:duy_vinh1701@yahoo.com Website:chinhlytailieu.com TÀILIỆUTHAMKHẢO Pháp lênh Lưu trữ Quốc gia (số 34/2001/PLUBTVQH10) Nghịđịnhsố111/2004/NĐCPngày08tháng4năm2004củaChínhphủvềviệcquy địnhchitiếtthihànhPháplệnhLưutrữQu ốcgia 2001. Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànướcvềviệcchỉnhlýtàiliệuhànhchính. Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ NhànướcbanhànhQuytrình“Chỉnhlýtàiliệugiấy”theoTCVNISO9001:2000BỐCỤCBÀIGIẢNG I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và nguyêntắcchỉnhlý. II.Quytrìnhchỉnhlý tàiliệulưutrữ.I.Kháiniệm,mụcđích,yêucầuvà nguyêntắcchỉnhlý 1.Kháiniệm 2.Mụcđích 3.Yêucầu 4.Nguyêntắc 1.Kháiniệm: Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tàiliệu theo một phương án phân loạikhoa học, trong đó tiến hành chỉnhsửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mớihồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoáhồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tracứu đối với phông hoặc khối tài liệuđưa ra chỉnh lý 2.Mụcđích: - Toå chöùc saép xeáp hoà sô,taøi lieäu cuûa phoâng hoaëc khoáiphoâng taøi lieäu ñöa ra chænh lyùmoät caùch khoa hoïc taïo ñieàu kieänthuaän lôïi cho coâng taùc quaûn lyù,baûo quaûn vaø khai thaùc, söû duïngtaøi lieäu; - Loaïi ra nhöõng taøi lieäu heátgiaù trò ñeå tieâu huyû, qua ñoù,goùp phaàn naâng cao hieäu quaûnsöû duïng kho taøng vaø trang thieát 3.Yêucầu: - Phaân loaïi vaø laäp thaønh hoàsô hoaøn chænh; - Xaùc ñònh THBQ cho hoà sô, taøilieäu; - Heä thoáng hoaù hoà sô, taøilieäu; - Laäp caùc coâng cuï tra cöùu:Muïc luïc hoà sô, cô sôû döõ lieäu vaøcoâng cuï tra cöùu khaùc phuïc vuï chovieäc quaûn lyù, tra cöùu söû duïng; 4.Nguyêntắcchỉnhlý: - Khoâng phaân taùn phoâng löu tröõ; - Taøi lieäu cuûa phoâng naøo phaûiñöôïc chænh lyù vaø saép xeáp rieâng. - Khi phaân loaïi, laäp hoà sô , phaûi toântroïng söï hình thaønh taøi lieäu theo trình töïtheo doõi, giaûi quyeát coâng vieäc; söï lieânheä loâgíc vaø lòch söû cuûa taøi lieäu; - Taøi lieäu sau khi chænh lyù phaûiphaûn aùnh ñöôïc hoaït ñoäng cuûa cô quan,toå chöùc hình thaønh taøi lieäu. - Taøi lieäu cuûa moät phoâng phaûiII.Quytrìnhchỉnhlýtàiliệulưutrữ Các bước Trách nhiệm thực hiện Tài liệu liên quan 1. Giao nhận tài liệu BM-CLTLG-01 Lưu trữ viên TC B1 Lưu trữ viên TC B1 2. Vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý Lưu trữ viên TC B1 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệuLưu BM-CLTLG-02 Lưu trữ viên chính B2 4. Khảo sát và biên soạn các văn BMCLTLG03đồ bản hướng dẫn BMCLTLG04Quy BMCLTLG05trình 5. Phân loại tài liệu theo Lưu trữ viên B4 BM-CLTLG-05chỉnh Hướng dẫn phân loạilýtài Lưu trữ viên B3 6. Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS BMCLTLG04liệu kết hợp XĐGTTL BMCLTLG05giấy Lưu trữ viên B3 7. Biên mục phiếu tin BM-CLTLG-06 (trtrườ ườngsô1,2,4,5,6,7,8,9,10,11,13,14) ngsô1,2,4,5,6,7,8,9,10,11,13,14) ...