Bài giảng: Kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN1. Khái quát chung về văn bảna) Khái niệm về văn bản Con người có thể thực hiện giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau. Trong đó, giao tiếp bằng ngôn ngữ là hoạt động giao tiếp phổ biến nhất. Hoạt động này có thể được diễn đạt bằng ngôn ngữ viết hoặc bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn (discourse), còn sản phẩm của giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản (text). Vậy...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng: Kỹ năng soạn thảo và quản lý văn bản Bài giảngKỸ NĂNG SOẠN THẢOVÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Khái quát chung về văn bản a) Khái niệm về văn bản Con người có thể thực hiện giao tiếp bằng nhiều cách khác nhau. Trong đó, giao tiếpbằng ngôn ngữ là hoạt động giao tiếp phổ biến nhất. Hoạt động này có thể được diễn đạtbằng ngôn ngữ viết hoặc bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngônngữ nói được gọi là diễn ngôn (discourse), còn sản phẩm của giao tiếp bằng chữ viết chínhlà văn bản (text). Vậy văn bản là gì? Đến nay, kết quả nghiên cứu cho thấy, có nhiều cáchgiải thích khác nhau về văn bản. Theo Từ điển tiếng Việt của Trung tâm Từ điển học do NXB Khoa học xã hộixuất bản năm 1994 thì Văn bản là một chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung nhữngký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ýnghĩa trọn vẹn. Quan niệm khác lại cho rằng văn bản là một phương tiện ghi tin và truyề n đạtthông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định 1. Văn bản được ghi trên các chấtliệu bằng đất, đá, da, lá, gỗ, tre, giấy, băng, đĩa, phim ... Từ nghiên cứu trên đây và thực tế hoạt động của các cơ quan, tổ chức có thể hiểukhái quát văn bản như sau: Theo nghĩa rộng: Văn bản là bản thành văn được ghi trên vật mang tin như đất,đá, da, lá, gỗ, tre, giấy, băng, đĩa, phim...bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định tạo thànhmột chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn. Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành2.chính Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phốihợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, trong đó có quy tắc1 Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, năm 1977, trang 252 Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung và được Nhà nước bảo đảm đảm thực hiện đểđiều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản hành chính là văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành để điều hành hoạtđộng hành chính như: triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tìnhhình hoạt động trong các cơ quan, tổ chức hoặc để trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt độnggiữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân với nhau. Văn bản chuyên ngành là văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để giải quyếtchuyên môn nghiệp vụ thuộc một ngành hay lĩnh vực. b) Đặc điểm của văn bảnV.bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức có một số đặc điểm sau đây: Thứ nhất, rất đa dạng về loại hình (hình thức) Mặc dù các hình thức văn bản quy phạm pháp luật đã được đơn giản hoá nhưngtheo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội thông qua năm 2008,các hình thức đó vẫn rất đa dạng. Đó là: Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội; Pháplệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;Nghị định của Chính phủ; Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Nghị quyết của Hộiđồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tốicao; Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tư của Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước; Nghịquyết liên tịch giữa Uỷ ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trungương của tổ chức chính trị - xã hội; Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dântối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhândân tối cao, giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; Nghị quyết của Hộiđồng nhân dân và Quyết định, Chỉ thị của U ỷ ban nhân dân 3. Cùng với sự đa dạng của hình thức văn bản quy phạm pháp luật là sự đa dạng củavăn bản hành chính. Theo quy định của pháp luật hiện hành, văn bản hành chính gồmcó các loại như: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,3 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật được bổ sung , sửa đổi năm 2008thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báocáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bảnthoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công”4. Sự đa dạng đó còn được thể hiện ở nhóm văn bản chuyên ngành. Theo quy địnhcủa pháp luật hiện hành thì người đứng đầu bộ, ngành được quyền ban hành những loạivăn bản phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực được giao quản lý. Vídụ: ngành tài chính có chứng từ, hoá đơn..; ngành giáo dục có văn bằng, chứng chỉ...;ngành y tế có giấy khám sức khoẻ, phác đồ điều trị ...; ngành xây dựng có bản vẽ thiếtkế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, bản vẽ hoàn công... Thứ hai, rất phong phú về nội dung Trong khi nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa đựng các quy tắc xử sựchung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và có hiệu lực bắt buộc áp dụng chung thìnội dung của văn bản hành chính lại phản ánh các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn, đ iều hành,giải quyết các công việc cụ thể hoặc phản ánh kết quả hoạt động thực tiễn của cơ quan,tổ chức và nội dung văn bản chuyên ngành thường phản ánh chuyên môn nghiệp vụthuộc ngành, lĩnh vực. Như vậy, có thể nhận thấy nội dung văn bản là rất phong phú,phản ánh bao quát toàn bộ các lĩnh vực của đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội.Thứ ba, do cơ quan, tổ chức ban hành phù hợp với hình thức và thẩm quyền được giao - Về thẩm quyền nội dung, các ...