Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

(NB) Tiếp nội dung phần 1, Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: Văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày; Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ Chương 3. VĂN BẢN, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY. Thời gian: 16h (LT: 4h;TH: 11h; KT: 1h) A. MỤC TIÊU: Sau khi học xong người học có khả năng: - Trình bày được các khái niệm về văn bản, Phân biệt được các loại văn bản; - Soạn thảo, định dạng văn bản đúng thể thức theo quy định. - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo. B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU. TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ THÔNG SỐ TT ĐƠN VỊ GHI CHÚ - VẬT LIỆU SỐ KT LƯỢNG I THIẾT BỊ- MÁY MÓC 1 Máy chiếu. Cái 1 2 Máy tính Cái 1 3 Máy tính học viên Cái 18 II DỤNG CỤ 1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01 III VẬT LIỆU 1 Phấn viết bảng. MIC Viên 2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8 3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 10 Viết lông viết làm bài tập Thiên long - 4 Cây 8 nhóm. WB03 5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1 C. NỘI DUNG: 3.1. VĂN BẢN, PHÂN LOẠI VĂN BẢN. 3.1.1. Khái niệm. 3.1.1.1. Khái niệm về văn bản. 60 Văn bản là một phương tiện ghi thông tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. 3.1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền và đúng nguyên tắc, thể thức, thủ tục và quy chế luật định cụ thể theo thông tư số: 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011. Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). 3.1.1.2.1. Thể thức văn bản. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. 3.1.1.2.2. Kỹ thuật trình bày văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 3.1.1.2.3. Phông chữ trình bày văn bản. 61 Phông (Font) chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. 3.1.1.2.4. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày. - Khổ giấy. Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). - Kiểu trình bày. Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). - Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4). + Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; + Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; + Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; + Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. - Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại phụ lục trên. 3.1.1.2.5. Nhận dạng các loại văn bản. Nhận biết văn bản quản lý nhà nước với văn bản của các tổ chức chính trị, các tổ chức khác trong hệ thống chính trị: 62 - Văn bản quản lý nhà nước: Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, đó là những quyết định quản lý thành văn nhằm thực hiện quyền hành pháp và hành chính. - Văn bản lãnh đạo: Do các cơ quan Đảng các cấp ban hành đó là những văn bản mang tính chất chủ trương, đường lối, chiến lược chung tạo ra sự thống nhất trong hành động. Văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội khác chủ yếu dùng để điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ. - Văn bản quản lý nhà nước mang tính chất quyền lực đặc biệt và có tác dụng đơn phương một chiều. Các văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội không mang tính quyền lực nhà nước mà chủ yếu dùng phương thức giáo dục tuyên truyền, vận động… Ý nghĩa: - Là hình thức pháp luật chủ yếu trong các hình thức quản lý nhà nước, chứa đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực thi hành. - Là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động quản lý hành chính và là công cụ điều hành của cá ...