Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 - Trường ĐH Công nghiệp TP. HCM

Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 Quản lý chi phí, cung cấp cho người học những kiến thức như: Các khái niệm Quản lý chi phí; Ước lượng chi phí (Cost estimating); Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting); Kiểm soát chi phí (Cost control).
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 - Trường ĐH Công nghiệp TP. HCM Quản lý chi phí Chương IV Nội dung 1. Các khái niệm Quản lý chi phí 2. Ước lượng chi phí (Cost estimating) 3. Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting) 4. Kiểm soát chi phí (Cost control) QLDA 2 1. Các khái niệm Quản lý Chi phí  Chi phí là tài nguyên được tiêu tốn hay được dự trù trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó. Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ.  Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trìnhnhằm đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. QLDA 3 Qui trình quản lý chi phí 1. Ước lượng chi phí (estimating): ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án. 2. Dự toán ngân sách (Cost budgeting): phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập một cơ sở cho việc đo lường việc thực hiện. 3. Kiểm soát chi phí (Cost control): điều chỉnh thay đổi chi phí cho dự án. QLDA 4 Các thuật ngữ  Lợi nhuận (Profit): thu nhập (revenue) – chi phí (expense).  Chi phí chu kỳ sống (Life cycle): chi phí dự án + cp bảo trì.  Phân tích luồng tiền mặt (Cash flow analysis): xác định chi phí và thu nhập hằng năm.  Các loại chi phí: Chi phí có thể là hữu hình hoặc vô hình, trực tiếp hay gián tiếp.  Chi phí đã dùng (Sunk cost) không phải là tiêu chuẩn cho lưa chọn dự án. QLDA 5 Phân tích luồng tiền mặt  Cash flow analysis.  Là phương pháp để xác định chi phí và thu nhập ước tính hàng năm của 1 dự án và cho kết quả là bảng luồng tiền mặt hàng năm (Annual cash flow). QLDA 6 Chi phí/lợi nhuận hữu hình  Tangible cost /benefit (chi phí /lợi nhuận hữu hình): là các chi phí /lợi nhuận mà 1 công ty có thể dễ dàng tính được bằng đô la.  Ví dụ: nếu 1 công ty để nghiên cứu tính khả thi của dự án nào đó mất 100.000 usd. Nếu chính phủ ước tính là phải mất 150.000 usd để tự thực hiện nghiên cứu này. Nếu nghiên cứu này được giao cho công ty thì chính phủ sẽ lợi được 50.000 usd. QLDA 7 Chi phí /lợi nhuận vô hình  Intangible cost /benefit  Là các chi phí /lợi nhuận khó có thể tính được bằng tiền.  Ví dụ: 1 vài người trong công ty sử dụng máy tính của công ty trong giờ nghỉ để nghiên cứu 1 vài vấn đề có liên quan đến dự án chỉ có thể xem là chi phí vô hình. Thiện chí, uy tín, các tuyên bố chung để cải thiện hiệu quả làm việc không thể tính cụ thể được đó là lợi nhuận vô hình. QLDA 8 Chi phí trực tiếp  Direct cost  Là các chi phí có thể liên quan trực tiếp đến việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của dự án. Kiểm soát được Các chi phí này dễ kiểm soát  Ví dụ: lương của người tham gia dự án, chi phí phần cứng và phần mềm được đặt mua dành cho dự án là các chi phí trực tiếp. QLDA 9 Chi phí gián tiếp  Indirect cost (chi phí gián tiếp): là chi phí không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hay dịch vụ của dự án nhưng có liên quan gián tiếp đến việc thực thi dự án. Chi phí này khó kiểm soát  Ví dụ: chi phí điện, khăn giấy cho cả tòa nhà lớn có hàng ngàn nhân viên làm việc cho nhiều dự án khác nhau là chi phí gián tiếp. QLDA 10 Chi phí đã dùng  Sunk cost  Là chi phí đã được chi dùng trong quá khứ (giống như con tàu bị chìm không bao giờ có thể quay về được).  Ví dụ: công ty đã tiêu tốn 1 triệu USD vào dự án hệ thống thông tin toàn cầu trong 3 năm qua nhưng chưa bao giờ tạo ra được 1 kết quả nào. Hiện tại công ty đang xem xét dự án gì nên đầu tư vào năm kế tiếp, nếu có 1 ai đó đề nghị nên tiếp tục đầu tư vào dự án này vì đã tốn cho dự án này $1 triệu. Người này đã sai lầm vì đã dùng sunk cost như thừa số chính để chọn lựa dự án QLDA 11 Quỹ dự trữ  Reserve  Quỹ dự trữ là số tiền được tính gộp vào ước tính chi phí để giảm bớt rủi ro chi phí khi gặp khó khăn trong tương lai mà không dự đoán chắc chắn trước được.  Quỹ dự trữ bất trắc (contingency reserve): được đưa vào chi phí cơ bản  Dành 20% doanh thu dành chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên IT nhằm đáp ứng yêu cầu mới.  Quỹ dự trữ quản lý (management reserve)  PM ốm trong 2 tuần, hay nhà cung cấp quan trọng không làm ăn với tổ chức nữa. QLDA 12 2. Ước lượng chi phí (Cost estimating)  Liên quan đến việc tính xấp xỉ hay ước tính chi phí tài nguyên cần thiết để hoàn tất dự án.  Output của quy trình là các ước tính chi phí hoạt động, các thay đổi yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý chi phí  Ba loại ước tính chi phí cơ bản:  Độ lớn thô –ước lượng thô (ROM - rough order of magnitude)  Ước lượng ngân sách (Budgetary estimate)  Ước lượng xác định (Definitive estimate) QLDA 13 Ba loại ước tính QLDA 14 Độ lớn thô  Dùng để ước tính cho những gì mà dự án sẽ phải chi phí cho nó.  Loại ước tính này được thực hiện ngay từ đầu dự án, thậm chí ngay trước khi dự án được bắt đầu chính thức.  PM và các lãnh đạo cấp ...