Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 8: Quản lý truyền thông dự án

Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 8: Quản lý truyền thông dự án cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về truyền thông dự án; Qui trình quản lý truyền thông. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 8: Quản lý truyền thông dự án Insert or Drag and Drop your Image QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN Jens Martensson NỘI DUNG • Tổng quan về truyền thông dự án • Qui trình quản lý truyền thông • Lập kế hoạch và phân phối thông tin. • Báo cáo hiệu suất truyền thông • Xử lý xung đột truyền thông • Các phương pháp cải tiến truyền thông Jens Martensson 2 1.Tổng quan về truyền thông dự án • Truyền thông là truyền đạt thông tin và được nghe từ mọi người, và là về sự hiểu biết đầy đủ, chính xác nội dung của thông điệp. • Người quản lý dự án phải sử dụng, và chuẩn bị thật tốt các kỹ năng để giao tiếp với tất cả các bên liên quan ở các cấp trong dự án, có ý thức Nghe! và lắng nghe chi tiết! Jens Martensson 3 1.Tổng quan về truyền thông dự án • Báo cáo định kỳ về tiến độ và tình trạng của dự án là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. • Truyền đạt báo cáo này cho tất cả các bên liên quan một cách rõ ràng và chính xác là rất quan trọng, do đó trong các báo cáo, các công cụ giúp truyền đạt thông điệp một các rõ ràng bao gồm: Các sơ đồ, các biểu đồ, các đồ thị và các bảng. Jens Martensson 4 1.Tổng quan về truyền thông dự án Jens Martensson 5 1.Tổng quan về truyền thông dự án Quản lý truyền thông dự án là các quy trình nhằm đảm bảo thông tin dự án được truyền thông chính xác đến đúng người và đúng thời điểm, và đảm bảo lập kế hoạch, thu thập, phân phối, lưu trữ, truy xuất, quản lý, kiểm soát, giám sát và xử lý thông tin dự án kịp thời và phù hợp. Jens Martensson 6 1.Tổng quan về truyền thông dự án • 90% công việc của người quản lý dự án là giao tiếp: giao tiếp với các thành viên trong nhóm dự án, các bên liên quan, các thành viên ngoài dự án. • Các hình thức truyền đạt thông tin thông dụng: Điện thoại, Fax, Email, Phần mềm nhắn tin, Cuộc họp, Skype, Facebook, Twitter, Blogger, … Jens Martensson 7 1.Tổng quan về truyền thông dự án Jens Martensson 8 1.1Vai trò của quản lý truyền thông dự án • Nếu Truyền thông không hiệu quả sẽ gây ra sự hiểu lầm giữa các bên tham gia dự án và các thành viên trong nhóm dự án. Jens Martensson 9 1.1Vai trò của quản lý truyền thông dự án • Bất kỳ loại giao tiếp nào cũng có thể có nhiễu. • Tiếng ồn có thể cắt xén đường truyền điện thoại • Đường truyền internet không ổn định. • Ký tự rác trong tin nhắn, • Các quy trình Quản lý Truyền thông giúp tránh các loại lỗi phổ biến này, thông qua lập kế hoạch và theo dõi các thông tin liên quan của các bên liên quan trong dự án. Jens Martensson 10 1.1Vai trò của quản lý truyền thông dự án • Thành công của dự án phụ thuộc vào hiệu quả của truyền thông. Quản lý truyền thông góp phần làm tối đa hóa thành công và giảm thiểu rủi ro. • Đe dọa lớn nhất đến thành công của bất kỳ dự án nào chính là sự thất bại về mặt truyền thông, ở đó các thành viên dự án không giao tiếp được với nhau. Jens Martensson 11 2.Quy trình quản lý truyền thông • Xác định các bên liên quan • Lập kế hoạch truyền thông • Phân phối thông tin • Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan • Báo cáo hiệu suất Jens Martensson 12 2.1 Xác định các bên liên quan • Xác định các bên liên quan là quá trình xác định tất cả những người hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án. • Phân tích mức độ quan tâm, kỳ vọng, tầm quan trọng và ảnh hưởng của họ đối với thành công của dự án. Jens Martensson 13 2.1 Xác định các bên liên quan • Phân tích các bên liên quan • Cần phỏng vấn tất cả các bên liên quan tìm ra giá trị mà dự án mang lại cho họ. • Chia các bên liên quan thành các nhóm dựa trên mức độ tham gia và nhu cầu của họ. • Xác định động cơ thúc đẩy họ tham gia dự án, bạn có thể đưa ra một chiến lược để đảm bảo rằng họ đã nói về những điều mà họ thấy quan trọng. Jens Martensson 14 2.1 Xác định các bên liên quan Jens Martensson 15 2.1 Xác định các bên liên quan • Inputs • Project Charter: Điều lệ dự án cung cấp thông tin về nội bộ và bên ngoài bị ảnh hưởng bởi dự án: • Nhà tài trợ dự án • Khách hàng • Thành viên trong nhóm. • Các nhóm và các ban ngành tham gia dự án. • Tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án Jens Martensson 16 2.1 Xác định các bên liên quan • Inputs • Tài liệu về các hợp đồng mua sắm: Nếu một dự án là kết quả của một hoạt động mua sắm. • Các yếu tố môi trường: Biết cách thức hoạt động của công ty sẽ giúp nhóm dự án tìm ra những người sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án ...