Bài giảng Quản trị học đại cương: Phần 2 - Trường ĐH Thăng Long

Bài giảng Quản trị học đại cương cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về về quản trị học; sự phát triển của các tư tưởng quản trị; hoạch định và ra quyết định; cơ cấu tổ chức; lãnh đạo; kiểm tra;...Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 sau đây.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị học đại cương: Phần 2 - Trường ĐH Thăng Long CHƯƠNG 5. CƠ CẤU TỔ CHỨC (5 giờ lý thuyết, 2 giờ thực hành) Mục tiêu của chương Sau khi học xong chương 5, người học giải thích được: - Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức được phân tích trong chương này là gì? - Nắm được thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức. - Biết được những kiểu chuyên môn hóa bộ phận cơ bản trong doanh nghiệp - Giải thích được mối liên hệ lôgic của chức năng tổ chức trong quan hệ với các chức năng khác của quản trị. Tài liệu tham khảo - Chủ biên Vương Thị Thanh Trì (2017), Giáo trình Quản trị học, NXB Đại học quốc gia Hà Nội, chương 5. - Chủ biên Lê Thế Giới (2007), Quản trị học, NXB Tài chính, chương 6. - Lưu Đan Thọ (2014), Quản trị học trong xu thế hội nhập (Những vấn đề cốt yếu của quản lý), NXB Tài chính, chương 7. - Ricky W. Griffin (2018), Fundamentals of Management, 9 th edition, Cengage Learning, chương 6. 5.1. KHÁI NIỆM CƠ CẤU TỔ CHỨC 5.1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức và những thành phần của cơ cấu tổ chức a. Khái niệm Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về chức năng tổ chức. “Tổ chức” theo tiếng Hy Lạp cổ là “organon” nghĩa là công cụ, phương tiện. Theo Chester I. Banard, một nhà khoa học về quản lý của Mỹ đầu thế kỷ XX thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức nhằm hoàn thành mục tiêu chung. Hay theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, “tổ chức” có các nghĩa sau đây: Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định; hoặc làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất; đơn giản chỉ là làm công tác tổ chức cán bộ. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong doanh nghiệp, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong doanh nghiệp như thế nào nhằm tạo ra một sự 85 hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, bằng cách: - Phân chia con người và các nguồn lực khác cho hoạt động - Làm rõ ràng trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức, và quyền hành trực tuyến. - Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kỳ vọng ở họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc. - Thiết kế các tiến trình để thu nhập và đánh giá thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề. b. Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức Để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bao gồm bốn thành phần cơ bản: chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa, phối hợp và quyền hành. - Chuyên môn hóa: Là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho các cá nhân hoặc nhóm để thực hiện những nhiệm vụ đó. - Tiêu chuẩn hóa: Liên quan đến các thủ tục ổn định và đồng nhất mà các nhân viên phải làm để hoàn thành công việc. - Phối hợp: Là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động do các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp đảm nhiệm. - Quyền hành: Là quyền ra quyết định và hành động. Phân chia quyền hành có sự khác nhau trong các doanh nghiệp khác nhau. Trong các doanh nghiệp phi tập trung, quyền ra quyết định thường được ủy thác cho cấp dưới. Ngược lại, trong các doanh nghiệp phi tập trung, quyền ra quyết định tập trung ở nhà quản trị cấp cao. Các khía cạnh cơ bản của cơ cấu tổ chức Trong cơ cấu tổ chức, ba khía cạnh cơ bản được xem xét là chính thức hóa, tập trung hóa và tính chất phức tạp. Chính thức hóa chỉ mức độ mà các biện pháp và kết quả làm việc được xác định cụ thể, được viết thành văn bản và bắt buộc phải thực hiện. Một cơ cấu tổ chức được mô tả là chính thức hóa cao là một cơ cấu tổ chức có những bản quy tắc và thủ tục quy định những gì mà mỗi cá nhân phải thực hiện. Những doanh nghiệp như vậy đều có sẵn những thủ tục hoạt động và chính sách rõ ràng được soạn thảo thành văn bản chi tiết những công việc mà công nhân viên của họ phải làm trong những tình huống cụ thể. Tập trung hóa chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của doanh nghiệp, cụ thể là trao quyền hạn đối với các công việc trong doanh nghiệp. 86 Những nhà quản trị cấp trên trong một doanh nghiệp đưa ra tất cả các quyết định quan trọng. Tính chất phức tạp chỉ số tên công việc khác nhau, số đơn vị hay bộ phận khác biệt trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có nhiều kiểu, loại công việc và đơn vị khác nhau sẽ có nhiều vấn đề quản trị và doanh nghiệp đó phức tạp hơn so với những doanh nghiệp có ít kiểu công việc và bộ phận hơn. Một doanh nghiệp có 8 cấp quản trị từ giám đốc điều hành xuống đến công nhân viên thường sẽ phức tạp hơn so với một doanh nghiệp chỉ có 5 cấp quản trị. Một doanh nghiệp có 50 đầu công việc sẽ phức tạp hơn so với một doanh nghiệp chỉ có 20 đầu công việc. Nhà quản trị có thể ảnh hưởng đến mức độ chính thức hóa, tập trung hóa và tính chất phức tạp các hoạt động trong doanh nghiệp của mình thông qua việc xác định các nhiệm vụ và quyết định phân chia lao động. Nội dung này sẽ được chỉ rõ trong phần kế tiếp của sơ đồ tổ chức. 5.1.2. Sơ đồ tổ chức Sơ đồ tổ chức là một biểu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận, các vị trí cá nhân trong một doanh nghiệp. Nhìn chung, sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin về 4 nội dung quan trọng của cơ cấu tổ chức: - Các nhiệm vụ: Sơ đồ tổ chức xếp loại những nhiệm vụ khác nhau trong doanh nghiệp. - Sự phân chia: Mỗi bộ phận hay vị trí sẽ chịu trách nhiệm về một vài nhiệm vụ c ...