Bài giảng Soạn thảo văn bản pháp luật: Chương 3 - ThS Nguyễn Hữu Lạc

Chương 3 giúp người học hiểu về Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, nội dung trình bày cụ thể gồm có: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, tổ chức và giải quyết văn bản đến. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Soạn thảo văn bản pháp luật: Chương 3 - ThS Nguyễn Hữu LạcCHƯƠNG 3
I. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐIQUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU121 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 20171. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC2 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017* NGUYÊN TẮC CHUNGVăn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm vănbản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và vănbản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưuchuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chứcphát hành được gọi chung là văn bản đi.- Chính xác- Thống nhất- Kịp thời- Tiết kiệm343 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 20172. QUY TRÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂNBẢN ĐI4 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 20172. 1.1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản- Là công việc bắt buộc, do bộ phận văn thư thực hiện.2.1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản; trình ký; ghi số và ngày tháng củavăn bản- Nhiệm vụ:+ Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản.+ Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung.+ Kiểm tra hình thức trình bày văn bản.55 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 201766 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 20172.1.2. Trình ký2.1.3. Ghi số và ngày tháng- Do văn thư thực hiện.- Yêu cầu:- Đem theo giấy tờ liên quan đến vấn đề trình ký.+ Không được đánh máy sẵn phần số và ngày tháng vănbản.- Văn bản để trong hồ sơ hoặc bìa trình ký.+ Văn thư viết bằng tay khi thực hiện thủ tục đăng kývăn bản.- Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùngmực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai..- Ký 2 văn bản trở lên.787 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017- Ghi số văn bản:8 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017- Ghi số văn bản:+ Văn bản được đánh số theo hệ thống số chung của cơquan do văn thư thống nhất quản lý.+ Dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng kýchung cho tất cả các loại văn bản hành chính;+ Từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọnphương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từngloại văn bản hành chính; vừa theo các nhóm văn bản nhấtđịnh (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kếhoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);+ Trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng kýriêng, theo từng loại văn bản hành chính.+ Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.9109 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 201710 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017- Ghi ngày tháng văn bản+ Số được đăng ký từ số thứ tự đầu tiên vào đầu nămlàm việc và được chốt số thứ tự cuối cùng vào ngày 31tháng 12 của năm.+ Cách đánh số: đánh bằng chữ Arap và ghi theonguyên tắc số văn thư (Từ số 1 – 9 phải thêm số 0 ởtrước).1111 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017+ Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chínhthức hoặc có hiệu lực.+ Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy. Đối vớinhững ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phíatrước.1212 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 20172.3. Đóng dấu2.2. Nhân bản- Văn bản được nhân theo đúng số lượng và thời gian quyđịnh để cơ quan ban hành kịp thời và chính xác.- Theo nguyên tắc văn thư: số lượng bản ban hành là n + 2(n: là số văn bản gửi đi; 1 bản lưu cơ quan là bản gốc, 1 bảnlưu bộ phân chuyên môn là bản chính).- Con dấu là phần thể thức khẳng định giá trị pháp lý củavăn bản.- Dấu được đóng vào văn bản khi có chữ ký hợp lệ, khôngđược đóng dấu khống.- Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy địnhchung của Nhà nước.- Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần ba chữ ký về phíabên trái.131413 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 201714 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 20172.4. Đăng ký văn bản- Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việcbắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bảnđến các đối tượng có liên quan.- Hình thức: Đăng ký bằng sổ và bằng máy tính.+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 vănbản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);· Sổ đăng ký văn bản mật đi.+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) vàquyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác vàcông văn (loại thường);· Sổ đăng ký văn bản mật đi.151615 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 201716 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017……….… …(1) …………….…….….….. (2) ……………+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 vănbản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) vàquyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác(loại thường);· Sổ đăng ký công văn (loại thường);· Sổ đăng ký văn bản mật đi.SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐINăm: 20..(3)..Từ ngày ..….... đến ngày ........(4).…...Từ số ...…...... đến số ..........(5).…....Quyển số: ..(6)..1717 CHƯƠNG 3 quan ly van ban di van ban den.key - Ngày 20 tháng 03 năm 2017Ghi chú:(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủquản cấp trên trực tiếp(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặcđơn vị (đối với sổ của đơn vị);(3): Năm mở sổ đăng ký văn bảnđi;(4): Ngày, tháng bắt đầu và kếtthúc đăng ký văn bản trong quyểnsổ;(5): Số thứ tự đăng ký văn bảnđến đầu tiên và cuối cùng trongquyển sổ;(6): Số thứ tự của quyển sổ.1818 CHƯƠNG 3 quan l ...