Chinh Phục Word 2007 phần 1

Tham khảo tài liệu chinh phục word 2007 phần 1, công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chinh Phục Word 2007 phần 1 Chinh Phục Word 2007Cho dù bạn đã từng sử dụng qua bộ Microsoft Office 2003 hay các phiên bản trước đây thì khitiếp xúc với phiên bản Microsoft Office 2007 mới nhất này, bạn sẽ vẫn cứ “lúng ta lúng túng”như người mới bắt đầu.Thật vậy, bộ Office 2007 là một sự “lột xác” cả về hình thức lẫn nội dung mà chắc chắn bạn sẽphải tốn khá nhiều thời gian tìm hiểu về nó. Tuy nhiên khi đã làm chủ được bộ phần mềm này rồithì bạn sẽ cảm thấy công việc văn phòng của mình trở nên nhẹ nhàng hơn trước nhiều vì bố cụcchương trình được sắp xếp lại hợp lý, các công cụ hỗ trợ tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn, nhữngtính năng mới đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn...Làm quen với giao diện mớiTrong Word 2007, bạn sẽ không còn thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào đó làhệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Commandbutton). Các nút lệnh có liên quan đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọnfont, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân... được gom vào nhóm Font. Nhiều nhóm có chung mộttác vụ lại được gom vào trong một thẻ.Bạn hãy để ý, ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button.Nhấn nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, baogồm các lệnh: New, Open, Save, Print...Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cậpnhanh đến những nút lệnh thường dùng. Bạn có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh vàbổ sung thêm những nút lệnh bạn hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách đánh dấuchọn vào nó.Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnhNgoài phương pháp nhấn chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnhmột cách nhanh chóng. Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các chữcái trên các thẻ, bạn nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ được kích hoạt. Bâygiờ trên các nút lệnh lại xuất hiện một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với cách tương tự.Tạo một tài liệu mớiTương tự như Word 2003, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2007 là Ctrl+N. Cáchkhác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blankdocument.Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New. Nhấn InstalledTemplates, sau đó chọn một mẫu đã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online(yêu cầu có kết nối Internet để tải về). Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.Mở tài liệu có sẵn trên máyTương tự như Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào MicrosoftOffice Button , chọn Open.Lưu tài liệuPhím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2003). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button ,chọn Save.Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơilưu.Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn SaveAs (phím tắt F12, tương tự như Word 2003).Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trướcMặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạnđã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trướcnếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêmchương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Saveas type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document).Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mụcSave files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.Trong Word 2003 cũng có tính năng mặc định lưu theo một định dạng nào đó (dĩ nhiên không cóđịnh dạng của Word 2007). Để truy cập tính năng tương ứng trên Word 2003, bạn vào menuTools > Options > thẻ Save > chọn định dạng trong mục Save Word files as > OK.Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờĐể đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tựđộng theo chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấucheck vào Save AutoRecover information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô bêncạnh. Nhấn OK.Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPSMột tính năng mới có trong Word 2007 là khả năng lưu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS.Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với định dạng PDF. Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML PaperSpecification) là loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo khi file được xem trên mạng hayđem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần định dạng bạn cần, dữ liệu trong file không dễ thay đổi.Để lưu hoặc xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ MicrosoftSave as PDF or XPS cho hệ ...