Chương III: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 97

Theo nghĩa thông thường ta hiểu văn bản là các giấy tờ có liên quan đến công việc trong văn phòng, chẳng hạn như đơn từ, báo cáo, chỉ thị, v.v. Chúng ta hiểu văn bản ở đây theo một nghĩa rộng hơn: văn bản có thể có nhiều dạng nội dung phong phú (như chứa cả các hình ảnh minh họa) và dung lượng của chúng có thể thay đổi từ một trang duy nhất đến vài trăm trang, thậm chí hàng nghìn trang.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương III: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 97 Chương III Soạn thảo văn bản với Microsoft Word 971. Các khái niệm cơ bản1.1. Hệ soạn thảo văn bản là gì?Theo nghĩa thông thường ta hiểu văn bản là các giấy t ờ có liên quan đến công vi ệc trong vănphòng, chẳng hạn như đơn từ, báo cáo, chỉ thị, v.v. Chúng ta hiểu văn b ản ở đây theo m ộtnghĩa rộng hơn: văn bản có thể có nhiều dạng n ội dung phong phú (nh ư ch ứa cả các hình ảnhminh họa) và dung lượng của chúng có thể thay đổi từ một trang duy nh ất đ ến vài trăm trang,thậm chí hàng nghìn trang.Thay cho cách thức soạn thảo văn bản cổ điển bằng bút và giấy, v ới sự phát tri ển c ủa côngnghệ thông tin, chúng ta đã có thể sử dụng máy tính cá nhân đ ể so ạn các văn b ản m ột cáchnhanh chóng và đẹp. Chúng ta nhập nội dung của văn bản từ bàn phím, lưu n ội dung này trongmột tệp tin được gọi là tệp văn bản. Tệp văn bản là một tệp chứa các từ (các chữ cái a, b, c...)và các ký hiệu thông dụng (các dấu chấm câu, dấu +, d ấu −, v.v.) thường được sử dụng trongngôn ngữ của con người. Khác với các tệp tin thực thi, các tệp văn bản chỉ làm nhiệm vụ lưugiữ những gì có trong chúng.Người ta tạo ra các tệp văn bản bằng các chương trình biên tập. Chương trình biên tập làphần mềm được thiết kế để thu nhận các ký tự gõ vào từ bàn phím và lưu giữ chúng trong cáctệp văn bản. Để cung cấp các thao tác xử lý nhanh, các trình biên t ập th ường có các tính năngsao, cắt, dán và tìm kiếm các phần văn bản.Nhu cầu của các công việc văn phòng đã kích thích sự phát triển của các chương trình địnhdạng văn bản. Ví dụ như tạo ra các chữ đậm, nghiêng, thụt lề đoạn văn, v.v. Trước đây cácchương trình định dạng và các trình biên t ập văn b ản là các ch ương trình riêng r ẽ. Đ ể in vănbản, người ta phải sử dụng trình biên tập văn bản để tạo ra tệp văn bản, dùng trình đ ịnh d ạngđể định dạng văn bản và hướng dẫn máy in cách in ra văn bản đã được định d ạng.Để có thể thấy được các kết quả của việc định dạng một cách trực tiếp trên màn hình tr ướckhi in văn bản, trong vòng 20 năm trở lại đây, các trình biên t ập và các trình đ ịnh d ạng đ ượckết hợp vào trong một chương trình. Kết quả là phần mềm “thấy gì được nấy” (WYSIWYG),nó hiển thị kết quả của hầu hết các lệnh định dạng trên màn hình. WordStar là m ột phần mềmđầu tiên thuộc loại này cho máy tính cá nhân và đã được sử dụng rất ph ổ biến. Vào năm 1981,WordPerfect, một chương trình loại WYSIWYG khác, đã xu ất hi ện và đ ược chú ý đ ặc bi ệt.Người ta gọi các chương trình kết hợp như thế là các hệ soạn thảo văn bản. Như vậy, hệ soạn thảo văn bản là một chương trình ứng dụng nhằm để biến máy tính thành một công cụ tạo, xử lý (biên tập, duyệt sửa, định dạng) và in ra các văn bản.Việc sử dụng một hệ soạn thảo văn bản tương đương như việc sử dụng giấy, bút, máy ch ữ,tẩy, v.v., thậm chí cả từ điển, bằng các công cụ điện t ử (máy tính, bàn phím, chu ột…). Cácchương trình soạn thảo văn bản thường là các chương trình ph ổ bi ến nh ất và đ ược s ử d ụngnhiều nhất vì hầu như mọi nơi, mọi người đều cần tới: trong các văn phòng để t ạo công vănhay tài liệu, người lập trình cũng có thể dùng để viết các chương trình. 71Tùy theo chương trình và các thiết bị được sử dụng, hệ soạn thảo văn bản có th ể hi ển th ị cácvăn bản trong chế độ ký tự (làm sáng, gạch dưới hay dùng các màu s ắc khác nhau đ ể mô t ảtrên màn hình các chữ đậm, nghiêng hay các định dạng khác) ho ặc trong ch ế đ ộ đ ồ h ọa (hi ểnthị trên màn hình giống như khi được in ra trên giấy). Mọi h ệ so ạn th ảo văn b ản đ ều có kh ảnăng định dạng nhiều hay ít, ví dụ như thay đổi phông chữ, ch ừa lề, b ố trí trang. H ầu h ết cáchệ soạn thảo văn bản ngày nay còn cung cấp các khả năng kiểm tra l ỗi chính t ả và ng ữ pháp,tìm các từ đồng nghĩa, kết hợp các hình ảnh đồ họa được t ạo ra t ừ các ph ần m ềm khác, s ắpđặt các công thức toán học cũng như thực hiện một số tính toán đơn giản.Cho tới nay nhiều sự hoàn thiện như các trình kiểm tra chính t ả, các b ộ t ừ đi ển đi ện t ử và cáckhả năng phông chữ đã được bổ sung thêm. Với sự phát triển của hệ th ống giao di ện đ ồ h ọa(GUI) như Macintosh và các máy PC chạy hệ điều hành Microsoft Windows, các ch ương trìnhđã đạt được khả năng hiển thị đúng các phông chữ trên màn hình. Ph ần m ềm so ạn th ảo vănbản hiện nay đã có thể thực hiện các công việc ấn loát văn phòng đ ơn gi ản, đ ồng th ời v ẫncung cấp cho người viết tất cả các công cụ cần thiết để t ạo lập, biên t ập, duyệt s ửa, đ ịnhdạng và in văn bản.Các hệ soạn thảo văn bản thông dụng nhất hiện nay là WordPerfect và Microsoft Word.Chương này sẽ trình bày các kiến thức cơ bản và cần thiết đ ể s ử dụng Microsoft Word 97trong việc soạn thảo văn bản.1.2. Khởi động và kết thúc WordTa có thể khởi động hệ soạ ...