Chuyên đề 13 : Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong quản lý hành chính

Khái niệm thông tin Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chuyên đề 13 : Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong quản lý hành chính Chuyên đề 13 KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝHÀNH CHÍNH 1. Khái niệm thông tin Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phánđoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần choviệc ra quyết định. Bên cạnh các nhà quản lý có vô vàn dữ liệu, thông tin, nhưngchỉ khi nào họ cần đến cho những mục đích ban hành quyết định quản lý họ mớigọi đó là thông tin. Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xửlý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơntrong một môi trường cụ thể. 2. Phân loại thông tin trong quản lý hành chính a) Theo kênh tiếp nhận - Dựa vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận: thông tin từ cấp trêngửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến. - Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin bằng văn bản, bằng lời, thôngtin phi ngôn ngữ. - Dựa vào cách thức gửi - nhận: thông tin công khai (thông tin qua cácphương tiện thông tin đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật. - Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp và nguồn thứ cấp; nguồn bêntrong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồnít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin không chính thức… b) Theo tính chất và đặc điểm sử dụng thông tin - Thông tin phải biết - Thông tin cần biết - Thông tin nên biết c) Theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động Phân loại dựa trên các lĩnh vực ngành nghề khác nhau như: nông nghiệp,công nghiệp, thương mại, giáo dục, y tế, … 171 d) Theo tính chất thời điểm nội dung - Thông tin pháp lý (hay còn gọi là thông tin về chính sách) - Thông tin thực tế (tình hình triển khai, thực hiện các quyết định quản lýcủa các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức) - Thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến của cán bộ, công chức,công dân, khách hàng) - Thông tin kinh tế - xã hội 3. Vai trò và đặc điểm của thông tin trong quản lý hành chính a) Vai trò của thông tin - Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm củaquá trình quản lý: Về bản chất, hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thôngtin. Thông tin là công cụ để người quản lý thực hiện hoạt động quản lý. Sảnphẩm và cũng chính là phương tiện của quá trình tác động giữa người quản lý vàngười bị quản lý là thông tin. - Thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành các quyết định quản lý: Mộttrong những khâu quan trọng của quá trình ban hành quyết định quản lý là khâuthu thập thông tin và xử lý thông tin. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo choquyết định quản lý hợp pháp và hợp lý. Nó liên quan đến chất lượng và hiệu quảcủa quyết định hành chính. - Thông tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra, đánh giá và thực hiện các quyếtđịnh quản lý: ở đây, thông tin giúp nhà quản lý nhận thức chính xác công việccần tổ chức thực hiện; thông tin giúp cho nhà quản lý có cơ sở xây dựng phươngán thực hiện và phương án dự phòng; thông tin là cơ sở để giải quyết công việc;thông tin là căn cứ để kiểm tra, đánh giá công việc được thực hiện. - Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừavà ngăn chặn rủi ro trong hoạt động quản lý: Trong quản lý, việc sớm có đượccác thông tin liên quan rất quan trọng cho mỗi một công việc cụ thể. Trên cơ sởnhững thông tin được cung cấp nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá công việcở nhiều góc độ để đưa ra những dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro. b) Đặc điểm của thông tin trong quản lý hành chính Thông tin trong quản lý hành chính có các đặc điểm sau: 172 - Bên cạnh tính khách quan, thông tin trong quản lý hành chính còn mangtính chủ quan của người cung cấp thông tin. Thông tin bị bóp méo, sai sự thậtthường xuất hiện trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. - Mỗi loại thông tin chỉ có giá trị nhất định khi nó được sử dụng cho các mụcđích khác nhau của quản lý. Vì vậy, giá trị thông tin trong quản lý không thể lượnghóa theo giá cả. - Thông tin có thể mất giá trị rất nhanh khi được cung cấp. Điều đó đòihỏi nhà quản lý phải sử dụng nhanh nhất, tối đa nhất giá trị của thông tin đó. 4. Thu thập thông tin và yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập thông tin Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quảnlý hành chính. Công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin phụcvụ cho hoạt động quản lý hành chính cần quan tâm tới những yêu cầu sau đây: a) Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý Muốn thu thập và cung cấp thông tin hiệu quả, công chức, viên chức trướchết cần xác định được đối tượng có nhu cầu cần được cung cấp thông tin. Sau đóxác định nhu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. - Đối tượng cần cung cấp thông tin có thể là: bản thân các cán bộ, côngchức; lãnh đạo các cơ quan, tổ chức; các bộ phận quản lý khác trong cơ quan;các cơ quan bên ngoài, đối tác, khách hàng. - Nhu cầu thông tin của các đối tượng có thể khác nhau. Có thể là nhữngthông tin pháp lý (hay còn gọi là thông tin về chính sách); có thể là thông tinthực tế (tình hình triển khai, thực hiện các quyết định quản lý của các đơn vịthuộc cơ quan, tổ chức); cũng có thể là thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng,ý kiến của cán bộ, công chức, công dân, khách hàng);... b) Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý Bên cạnh số lượng thông tin thu thập được, người quản lý cần chất lượngvà giá ...