Công ty thu hồi nợ Cougar (phần A)

Melvin đặt ống nghe xuống với vẻ mặt kinh ngạc. Đồng nghiệp của anh, giáo sư Jim Thompson liền hỏi: " Có chuyện gì vậy?". Melvin đáp: "Một khách hàng tư vấn chẳng những từ chối tiếp tục thuê tôi mà còn không chịu trả lương cho tôi nữa. Vấn đề ở đây không phải ở chuyện tiền nong mà là xúc phạm đến danh dự nghề nghiệp của tôi". Jim Thompson liền hỏi: "Nhưng sự thể như thế nào? Tại sao lại như vậy?". Melvin đáp : "Chính tôi thật sự cũng không biết". ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công ty thu hồi nợ Cougar (phần A) 1 Công ty thu hồi nợ Cougar (phần A)Lời giới thiệu:Melvin đặt ống nghe xuống với vẻ mặt kinh ngạc. Đồng nghiệp của anh, giáo sư Jim Thompsonliền hỏi: Có chuyện gì vậy?. Melvin đáp: Một khách hàng tư vấn chẳng những từ chối tiếp tụcthuê tôi mà còn không chịu trả lương cho tôi nữa. Vấn đề ở đây không phải ở chuyện tiền nong màlà xúc phạm đến danh dự nghề nghiệp của tôi. Jim Thompson liền hỏi: Nhưng sự thể như thếnào? Tại sao lại như vậy?. Melvin đáp : Chính tôi thật sự cũng không biết.Vài nét về Melvin CooleyMelvin Cooley là một giảng viên tại một trường đại học nổi tiếng. Anh đã có vài năm kinh nghiệmtrong lĩnh vực thiết kế và thực hiện hệ thống BIS (Business Information Systems) cho những doanhnghiệp với qui mô lớn trước khi lấy được bằng Tiến Sĩ và tham gia giảng dạy Bô Môn Hệ ThốngThông Tin Kế Toán tại trường đại học hiện tại. Trong suốt học kỳ II tại trường, anh đã có dịp tiếpxúc và trao đổi với Jim Lake, giám đốc công ty thu hồi nợ Cougar tại Yakima, Washington, về việcphát triển một hệ thống thu hồi nợ tự động. Một người bạn chơi gôn, cũng là chủ nhiệm khoa củaMelvin, đã giới thiệu Melvin với Jim Lake. Không phải là vấn đề tiền bạc mà chủ yếu Melvinmuốn duy trì kiến thức thực tế. Vì thế, anh đồng ý phát triển hệ thống này mặc dù công việc đòi hỏiphải thường xuyên bay sang Yakima. Và đến nay cũng đã gần một năm nhưng dường như mọi nỗlực trong việc thiết kế hoàn toàn thất bại.Vài nét về công ty thu hồi nợ CougarCông ty thu hồi nợ Cougar trụ sở đặt tại Yakima, Washington. Công ty gồm 14 người: giám đốc(Jim Lake), đồng thời cũng là 1 nhân viên thu hồi nợ, 1 trợ lý giám đốc, đảm trách những vấn đề vềnhân sự, tài chính, và kế toán, 8 nhân viên thu hồi nợ, 1 thư ký, và 3 nhân viên văn phòng khác.Công ty được thông báo những khách hàng nợ quá hạn từ các doanh nghiệp bán lẻ tại Yakima (vídụ như các cửa hàng bách hoá). Công ty sẽ cố gắng thu hồi những khoản nợ quá hạn qua thư tín,điện thoại, và nếu cần thiết cũng có thể đưa đơn kiện. Thu nhập của công ty được tính từ 25 đến50% trên giá trị khoản nợ quá hạn thu hồi được. Hệ thống thu hồi nợ hiện thời của Cougar được ghichép thủ công, sử dụng các file hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự thời gian.Qui trình thu hồi nợ hiện tạiTrong chuyến công tác đầu tiên đến Yakima, Melvin Cooley đã tìm hiểu cách vận hành của hệthống hiện thời. Và anh tóm lược qui trình gồm toàn bộ 7 bước công việc nối tiếp nhau như sau: 1. Các doanh nghiệp bán lẻ sẽ gửi thông báo những khoản nợ quá hạn đến công ty thu hồi nợ Cougar bằng thư thoả thuận (được xem như là hợp đồng chuyển nhượng). 2. Những khách hàng nợ quá hạn của các doanh nghiệp bán lẻ này này được lưu vào file hồ sơ nợ quá hạn của Cougar (Xem bảng 1.1). Trong file hồ sơ này, mỗi một khoản nợ quá hạn được chỉ định theo dõi riêng. Nếu một người nợ quá hạn 2 công ty hoặc nhiều công ty thì sẽ có những hồ sơ theo dõi riêng cho từng khoản nợ. Hồ sơ này được lưu thủ công theo thứ tự ABC. 3. Mỗi hồ sơ được lưu vào hồ sơ khách hàng (Xem bảng 1.1) cho mỗi công ty bán lẻ chuyển nhượng khoản nợ quá hạn cho công ty Cougar thu hồi. Trong file hồ sơ khách hàng, mỗi mẫu tin ghi chép một hợp đồng chuyển nhượng. Vì vậy, nếu ABC Trucking có đến 30 hợp đồng cho 30 khoản nợ quá hạn khác nhau thì sẽ có đủ 30 mẫu tin lưu cho từng trường hợp. Hồ sơ khách hàng cũng được lưu theo thứ tự ABC. 4. Nhân viên thu hồi nợ được chỉ định theo dõi hồ sơ nợ quá hạn. Họ sẽ làm việc với người mắc nợ và cố gắng thuyết phục họ thanh toán một phần hoặc toàn bộ khoản nợ quá hạn. Mỗi lần tiếp xúc với người mắc nợ sẽ đựơc lưu vào hồ sơ để theo dõi. 5. Khi người mắc nợ chuyển trả tiền mặt hoặc sec, khoản thanh toán sẽ được cập nhật vào hồ sơ thanh toán. Khoản thanh toán này cũng đựơc ghi vào hồ sơ nợ quá hạn.1 Martin, Merle and Lam, Monica; Accounting Information Systems Cases; (Prentice Hall, 2003) 1 6. Mỗi tháng, trợ lý giám đốc sẽ kiểm tra sổ sách thanh toán. Mỗi với mỗi trường hợp, cô sẽ (1) xác định phần trăm trên khoản nợ đã thu hồi phải thanh toán cho khách hàng (doanh nghiệp chỉ định), (2) viết hoặc lập sec cho khoản tiền tương ứng, và (3) cập nhật khoản thanh toán vào hồ sơ khách hàng. 7. Giám đốc sẽ căn cứ trên báo cáo của nhân viên thu hồi nợ, xem xét các khoản nợ quá hạn trong hồ sơ và sẽ quyết định đưa đơn kiện hay không cho những khoản nợ quá hạn vượt mức qui định.Vào chuyến công tác thứ hai đến Yakima, Melvin đã có cuộc gặp gỡ và thảo luận với Jim Lake vàmột số nhân viên thu hồi nợ khác. Mục đích của Melvin là tìm ra những bất cập chính yếu của hệthống thu hồi n ...