ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (Phần 3)

IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc. 1- Mục đích của phỏng vấn.Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm nghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của nhân viên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên.Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau. 1. Thoả mãn – thăng tiến.Việc thực hiện công việc của nhân viên thoả mãn, hay đáp ứng các nhu cầu tiêu chuẩn đặt ra thì nhân viên đó sẽ có...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (Phần 3) ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (Phần 3) IV- Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc. 1- Mục đích của phỏng vấn.Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằmnghiên cứu, phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong thực hiện công việc của nhânviên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc của nhân viên. Có ba hình thức phỏng vấn dựa trên ba mục tiêu khác nhau. 1. Thoả mãn – thăng tiến.Việc thực hiện công việc của nhân viên thoả mãn,hay đáp ứng các nhu cầu tiêu chuẩn đặt ra thì nhân viên đó sẽ có khả năng thựchiện thăng tiến. Mục đích của phỏng vấn là thảo luận với nhân viên về kế hoạchnghề nghiệp và các kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hoá,chuyên môn cho nhân viên, tạo cho họ có đủ khả năng để thực hiện những côngviệc, chức vụ và yêu cầu cao hơn. 2. Thoả mãn không thăng tiến: Nhằm duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiệncông việc của nhân viên.Hình thức phỏng vấn này áp dụng đối với các nhân viênđã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ ở cương vị hiện nay nhưng họ không có cơ hộithăng tiến do các nguyên nhân:- Nhân viên đã đạt được điểm hoặc mức cao nhấttrong các cuộc thi.- Không có chức vụ trống.- Do hạn chế về trình độ giáo dục đàotạo của nhân viên.- Bản thân nhân viên không có nguyện vọng thăng tiếnVì việcthực hiện công việc của nhân viên đã thoả mãn các yêu cầu tiêu chuẩn cho nênngười phỏng vấn phải tìm ra các biện pháp thích hợp để khuyến khích họ tiếp tụcduy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện công việc, thông qua các hình thức khenthưởng thích hợp. 3. Không thoả mãn – điều chỉnh:Loại phỏng vấn này áp dụng đối vớinhững nhân viên không đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn trong thực hiện công việc. Cóhai cách giải quyết:- Yêu cầu nhân viên điều chỉnh, sửa chữa những sai sót của họtrong thực hiện công việc.- Những nhân viên không có khả năng điều chỉnh lạihoạt động của mình, không thể đạt được yêu cầu tiêu chuẩn thì phải chuyển họsang thực hiện công việc khác, đơn giản nhất hoặc phải cho nghỉ việc. 2- Chuẩn bị phỏng vấn.Buổi chuẩn bị phỏng vấn giữ vai trò đặc biệt quantrọng đối với hiệu quả phỏng vấn. Chuẩn bị phỏng vấn phải chú ý đến các nộidung chủ yếu sau đây: 1. Thu thập dữ liệu thông tin cần thiết.Nghiên cứu bên mô tả công việccủa nhân viên với các tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên về các nhậnxét, đánh giá thực hiện công việc của nhân viên lần gần nhất. 2. Chuẩn bị cho nhân viên:Thông báo cho họ biết trước ít nhất là một tuầnthời gian phỏng vấn. Phân tích các vấn đề, thu thập các thắc mắc phàn nàn củanhân viên liên quan đến việc thực hiện công việc người bị phỏng vấn, nên chú ývào các công việc quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của người bị phỏngvấn.Khi kết thúc phỏng vấn cần cám ơn nhân viên và tóm tắt những nội dung chủyếu cho họ biết được những điểm chính của họ. 3- Khuyến khích nhân viên nói nhiều trong phỏng vấn. Cách duy nhất và rất đơn giản để cho nhân viên có thể thay đổi hoạt động,cách làm việc của họ là để cho họ nói nhiều, sao cho họ có thể nhận ra sự thiếu hụtvà chấp nhận sự cần thiết phải thay đổi trong hoạt động của họ. Những việc nênlàm để khuyến khích nhân viên nói nhiều.- Im lặng nghe họ nói một cách chămchú, không ngắt lời họ.- Sử dụng các câu hỏi thăm dò như: Ông (hay bà) ?- Đặtcâu hỏi vào dạng tình huống cần giải quyết : Giả sử ông là lãnh đạo phòng sảnxuất, ông có nghĩ là ở đây còn nhiều lãng phí không?- Sử dụng các câu khuyếnkhích: Ông cứ nói tiếp đi, rồi sao nữa…- Sử dụng các câu hỏi lựa chọn: Nhữngvấn đề mà ông không muốn làm cho công ty là gì ?- Nhắc lại câu trả lời cuối cùngcủa nhân viên và đặt thành câu hỏi. Ví dụ: Khi nhân viên nói:”Tôi không nghĩ làtôi làm xong công việc “. Phỏng vấn viên có thể hỏi: ” Ông không nghĩ là ông cóthể làm xong công việc, tại sao thế ?- Chú ý nhận ra tình cảm, suy nghĩ thật củanhân viên thông qua những điều mà nhân viên nói. Ví dụ khi nhân viên tỏ ra ngạingần với khả năng tăng tiến, phỏng vấn viên cần suy nghĩ, đặt vấn đề : Phải chănghọ cho rằng việc đánh giá thực hiện không công bằng.Những điều cần tránh:- Nóiquá nhiều- Hỏi các câu hỏi chỉ để nhân viên trả lời “có”, “không” – Khuyên bảonhân viên ; ví dụ: Ông nên làm… Nếu tôi là ông tôi sẽ.- Không nên nói ra nhữngcâu thô bạo.- Không nên nhạo báng, bông đùa nhân viên.- Không nên đi quá xachủ đề. 4 – Đối xử với tính phòng ngự của nhân viên.Thường thường ai cũngdựng lên cho mình sự phòng ngự, hay tự bênh vực cho những yếu kém của mình.Khi bị phê bình là làm việc kém, nhân viên sẽ phản ứng lại bằng cách:- Phủ nhậnkhuyết điểm, tránh trả lời các câu hỏi liên quan.- Tức giận, phản bác lại một cáchquyết liệt.Vì vậy vấn đề hiểu biết, biết cách tiếp xúc và xử lý với tính phòng ngựcủa nhân viên là một kỹ năng quan trong trong việc đánh giá thực hiện côngviệc.Sau đây là m ...