Đề thi kết thúc học phần lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - Đề số 2

Tham khảo tài liệu đề thi kết thúc học phần lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - đề số 2, khoa học xã hội, thư viện thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Đề thi kết thúc học phần lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - Đề số 2 TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ƯƠNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ Đề số 2 ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Ngành Quản trị văn phòng, Khóa , Hệ: CĐCQ Học kỳ: Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 90 phút Câu 1. ( 4 điểm) 1. Nêu khái niệm: hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ. Câu 2. (6 điểm) Nêu yêu cầu lập hồ sơ và các đặc trưng lập hồ sơ? Cách vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ? TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ TS. Nguyễn Lệ Nhung TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT KÝ DUYỆT ĐỀTRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 09-CĐQTVP – đề số 2ƯƠNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ Đề số 1 ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Ngành Quản trị văn phòng, Khóa Hệ: CĐCQ Học kỳ: Năm 2009 – 2011 Thời gian làm bài: 90 phút Câu Ý Nội dung Điể m1. 1. 1. Nêu khái niệm hồ sơ: Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên 2 quan với nhau về một sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết sự việc, vấn đề đó. Ví dụ: Hồ sơ về một vụ án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất, hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội... Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian ban hành 2. 1. Nêu khái niệm lập hồ sơ: Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản 1 hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học 3 1. Nêu khái niệm danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bảng kê có 1 hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một CQ, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và THBQ của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.2. 1. Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ 3 1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. 2. Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ hoàn chỉnh, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc 3. Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản phải tương đối đồng đều 4. Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có đầy đủ thể thức văn bản 4. Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ theo yêu cầu nghiệp vụ, và 09-CĐQTVP – đề số 2 phải thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. 2. 1. Các đặc trưng lập hồ sơ? Cho ví dụ về cách vận dụng các đặc 3 trưng lập hồ sơ? * Đặc trưng tên gọi: Tên gọi là tên loại của tài liệu như: Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư,... Những tài liệu có cùng tên gọi, của một tác giả, trong một nhiệm kỳ hoặc một năm lập một hồ sơ. * Đặc trưng vấn đề: Những tài liệu có tên gọi khác nhau, tác giả khác nhau nhưng nói về một vấn đề, một sự việc, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ. * Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành tài liệu. Tài liệu có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau nhưng của một tác giả sản sinh ra trong một thời gian nhất định lập một hồ sơ. * Đặc trưng cơ quan giao dịch: Tài liệu trao đổi giữa cơ quan này với một cơ quan khác về một vấn đề, trong một thời gian nhất định, lập một hồ sơ. * Đặc trưng địa dư: Địa dư là các khu vực, đơn vị hành chính như: thành phố, huyện, xã... Những tài liệu có tên gọi giống nhau, ...