Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG HOA GIẢ

Tham khảo luận văn - đề án đồ án tốt nghiệp - phân tích thiết kế hệ thống - chương trình quản lý cửa hàng hoa giả, luận văn - báo cáo, công nghệ thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Đồ án tốt nghiệp - Phân tích thiết kế hệ thống - CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG HOA GIẢ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG HOA GIẢI.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN 1. Khảo sát hiện trạng Cửa hàng hoa Anh Phong là một doanh nghiệp mới thành lập . Các mặt hàng kinhdoanh chủ yếu của cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cây cảnh và các vật dụng phục vụ trang trínội thất và nhu cầu giải trí . Là một doanh nghiệp mới thành lập nên hoạt động chủ yếu vẫnmang tính thủ công, dựa vào kinh nghiệm của hệ thống nhân viên . Do đặc điểm lượng hànghoá nhập xuất ngày càng lớn nên công tác quản lí , mua bán rất mất nhiều thời gian , côngsức mà độ chính xác không cao , điều này nhiều khi gây thiệt hại cho công ty. Ngày nay cửahàng đang từng bước hiện đại hoá hệ thống các máy tính và đưa hệ thống phần mềm vào sửdụng để dần thay thế công tác quản lí thủ công trong công ty. Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công nênbộc lộ những hạn chế sau : - Tra cứu thông tin về hàng hoá , khách hàng , lượng hàng tồn ... nhiều khi rất mất nhiều thời gian , thiếu chính xác . - Việc lưu trữ các thông tin về hàng hoá , khách hàng , nhà cung cấp, tài chính … phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ . - Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê. - Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương lai. Trước tình hình đó , vấn đề đặt ra cần phải có một hệ thống mới đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau : - Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ và cập nhật kịp thời , thuận tiên. - Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , chính xác . 2 - Có thể thống kê được từng loại hàng , mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ trong kho một cách nhanh chóng và chính xác . - Tự động in các hóa đơn , phiếu nhập xuất kho và khách hàng. - Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài .II.MÔ TẢ HỆ THỐNG Hoạt động kinh doanh của cửa hàng hoa chủ yếu diễn ra 2 quá trình : 1) Quá trình nhập hàng Cửa hàng được cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với các mặt hàng , chủngloại hàng khác nhau: hoa lụa, cây cảnh ,….Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng thì cửahàng sẽ liên hệ với NCC và yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết về các mặt hàng : Báo giá……Sau khi thoả thuận cửa hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC . Quá trìnhgiao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian đã thoả thuận giữa cửa hàng và NCC . Khi nhận hàng, bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng,nếu khớp với hợp đồng mua hàng thìlập hoá đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán viết phiếu chi để thanh toán tiền vớiNCC, ngược lại thì sẽ có thông tin phản hồi với NCC. Sau khi nhận hàng bộ phận quản lý kho sẽ kiểm hàng và nhận hàng đồng thời lậpchứng từ nhập kho và cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho. 2) Quá trình bán hàng Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng, nhân viên sẽ gửibáo giá các mặt hàng cho khách hàng .Sau khi thống nhất , nếu đồng ý khách hàng sẽ gửiyêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng ,Fax, telephole…. Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhậnđơn đặt hàng, xác nhận và cập nhật vào sổ khách hàng sau đó chuyển cho bộ phận quản líkho , đồng thời cập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng . Dựa trên các thông tintrong đơn đặt hàng, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho, nếu đáp ứng đủ yêu cầucủa khách hàng thi lập chứng từ xuất kho và cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho , 3sau đó chuyển hàng cho bộ phận bán hàng để tiến hành giao hàng cho khách . Ngược lại thìtrình lãnh đạo để có kế hoạch nhập hàng về . Bộ phận bán hàng, khi nhận được hàng từ kho sẽ kiểm tra hàng và lập hoá đơn bán hàngđồng thời thực hiện giao hàng đến tận nơi cho khách hàng nếu khách hàng có yêu cầu . Bộ phận kế toán khi nhận được yêu cầu thanh toán sẽ lập phiếu thu để thực hiện thanhtoán với khách hàng . 3) Giải quyết sự cốIII. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ1. Biểu đồ ngữ cảnh 4 LÃNH ĐẠO Yêu Thông cầu tin báo báo cáo, cáo, tra tra cứu cứu Thông tin hàng hoá Y/c thông tin hàng hoá Đơn giá 0 Báo giá Mua hàng ...