Giao thức email: Cách áp dụng, hay thua lỗ kinh doanh

Những yếu tố nào có thể hủy hoại các mối quan hệ khách hàng của bạn, gây ảnh hưởng tới danh tiếng công ty, dẫn bạn tới những cuộc chiến pháp lý, hay tệ hại hơn là đẩy bạn ra khỏi thương trường? Giao thức email là một trong số đó.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giao thức email: Cách áp dụng, hay thua lỗ kinh doanh Giao thức email: Áp dụng,hay thua lỗ kinh doanhNhững yếu tố nào có thể hủy hoại các mối quan hệ khách hàngcủa bạn, gây ảnh hưởng tới danh tiếng công ty, dẫn bạn tớinhững cuộc chiến pháp lý, hay tệ hại hơn là đẩy bạn ra khỏithương trường? Giao thức email là một trong số đó.Email luôn là một công cụ mạnh mẽ. Để duy trì sự kiểm soát vớinó, bạn phải biết rõ các nguyên tắc của giao thức email.Mặc dù được xem là một phương thức giao tiếp bằng văn bản,email hành xử giống giao tiếp bằng lời nói nhiều hơn. Email cóthể được bày tỏ nhanh chóng và phản hồi có thể quay trở lạitrong một vài giây.Tuy nhiên, không như các giao tiếp bằng lời nói, email không cósự đối mặt trực tiếp nên không thể sử dụng những gợi ý bằng nétmặt, giọng nói để làm rõ hơn ý nghĩa của thông điệp.Điều này có ý nghĩa như thế nào? Các từ ngữ bạn sử dụngtrong email cần phải có chủ đích, ngắn gọn, rõ ràng và hoànchỉnh.Vào cùng thời điểm, email đang dần gia nhập vào gia đình nhữnggiao tiếp in ấn. Tốc độ và sự tương tác trực tiếp tạo nên sức hấpdẫn đặc biệt của email - song bạn cần nhớ rằng email cũng tồntại lâu dài. Những bản sao lưu có thể tìm kiếm sẽ được tạo ra. Đólà thực tế.Đặc tính kinh doanh điện tửLogo và văn phòng phẩm luôn được lựa chọn cẩn thận để đảmbảo hình ảnh nhãn hiệu và đặc tính công ty. Bạn hãy thử hìnhdung khi bạn gửi đi một lá thư kinh doanh mà không có đầu đề vàcác thông tin liên lạc.Kể từ khi email được sử dụng trong các tình huống kinh doanh,nó cần được duy trình những chuẩn mực trình bày và bố cục.Hãy đưa logo, chức danh và thông tin liên lạc của bạn vào trongcác email kinh doanh.Hầu hết các sai lầm trong giao thức email đều xảy ra khi sự vộivàng và cảm xúc lấn át những suy nghĩ lý trí.Trước tiên, bạn cần nhớ tới sự tôn trọng. Hãy viết từ tôn trọnglên mẩu giấy note và dán nó vào trước máy vi tính của bạn. Yếutố tôn trọng trong email bao gồm sự lưu tâm tới thời gian củangười đọc. Hãy đi thẳng vào luận điểm. Hãy sử dụng nút ReplyAll chỉ khi bạn cần Tất cả mọi người phản hồi lại với bạn. Hãyluôn kiểm tra địa chỉ trong phần gửi của bạn để đảm bảo nóchính xác nhất.Các giao thức email có khuynh hướng tập trung vào bốn khu vực:nội dung, phong cách, giọng điệu và ngữ pháp.Nội dung email hợp lýKhi soạn thảo một email, hãy suy nghĩ về một cầu thang gácngắn, và cánh cửa ở trên sẽ mở khi người nhận ấn vào nútReply.Bước 1Bước đầu tiên rất quan trọng đó là dòng tiêu đề thư của bạn. Nếubước này không được thực hiện đúng đắn, thông điệp của bạn sẽmất ý nghĩa và những nỗ lực truyền tải của bạn sẽ thất bại.Dòng tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và chính xác. Hãy viết dòngtiêu đề thư như thể đó là một phần email của bạn mà người nhậnsẽ đọc. Hãy thể hiện các ý tưởng của bạn một cách súc tích vàdễ hiểu. Hãy thật cụ thể.Ví dụ:· Một dòng tiêu đề không hiệu quả sẽ là: Thông điệp quantrọng, xin hãy đọc.· Hãy cải thiện dòng tiêu đề thành: Buổi họp uỷ ban sẽ bắtđầu vào 10h ngày maiBước 2Bước thứ hai đó là câu văn đầu tiên trong phần thân email củabạn. Hãy luôn đưa vào lời chào và kèm theo đó là tên của ngườinhận. Làm như thế là một giao thức email đúng đắn và thể hiệnsự tôn trọng; nó cũng luôn bảo đảm rằng email sẽ tới đúng ngườinhận.Ví dụ:· Câu chào không hợp lý: Hey.· Được cải thiện sẽ là: Chào Thomas!.Bước 3Bước thứ ba là khu vực thân email của bạn. Đây là nơi bạn cầnhết sức thận trọng. Như một quy tắc, đừng viết những gì trongemail nếu bạn cũng sẽ không nói nó qua điện thoại. Hãy thể hiệnsự tôn trọng thời gian của người đọc bằng những câu văn ngắngọn. Hãy đọc to email trước khi gửi đi. Hãy tự hỏi bản thân xemmình mong đợi phản hồi như thế nào? Nếu bạn muốn người đọcphản hồi, hãy viết rõ ra. Và nếu bạn cần phản hồi trong một thờihạn cụ thể, hay ghi rõ vào trong email. Đừng bao giờ giả định.Phong cách và Giọng điệu email chuẩn xácPhong cách viết email của bạn sẽ rất khác nhau tuỳ thuộc vàotừng hoàn cảnh cụ thể. Hãy hỏi bản thân bạn: Mình đang viếtemail với tư cách nào?. Bạn đang viết email dưới tư cách mộtnhân viên? Bạn đang viết dưới tư cách một khách hàng kinhdoanh? Hay dưới tư cách một ông chủ, một khách hàng, hoặc đốitác?Bạn cần nhớ rằng trong kinh doanh, tất cả email kinh doanh lànhững email kinh doanh. Hãy xác định cho mình từng hoàn cảnhcụ thể thích hợp trong mỗi lần bạn viết một email. Sẽ là tốt nhấtvới việc tránh xa sự chung chung.Phong cách của bạn chính là dáng điệu của bạn. Đó là một trongnhững điều đầu tiên mọi người chú ý. Hãy đảm bảo rằng bạnluôn đứng thẳng trong các email của mình.Nhưng tất cả ngôn ngữ cơ thể trong thế giới không thể xoa dịuđược giọng điệu của một email cáu giận. Đừng bao giờ gửi đimột thông điệp cáu giận. Những tình huống này cần được giảiquyết một cách cá nhân và trực tiếp.Như một quy tắc, email nên ngắn gọn. Nhưng nếu các câu văncủa bạn quá ngắn gọn, chúng có thể tạo ra cảm giác khiếm nhã.Tuy nhiên, nếu các câu văn của bạn quá dài, thông điệp có thểtrở nên tối mờ và đánh mất mức tác động.Hãy đọc to email của bạn trước khi gửi đi.Ngữ pháp email và cấu trúc câuHãy tôn trọng các quy tắc ngữ pháp và có được sự tôn trọngtrong cộng đồng kinh doanh của bạn. Sẽ rất cần thiết với chínhtả, chấm câu chuẩn xác và đừng quá lạm dụng dấu chấm, dấuphẩy.Theo cuốn Cẩm nang Giao thức (The Little Pink Book ofEtiquette) của tác giả Ruth Cullen, những sai lầm ngữ phápthường gặp bao gồm:· Khi chủ ngữ và động từ không thống nhất với nhau (chẳnghạn như một con mèo chơi với chú chuột đồ chơi).· Việc kết thúc câu với giới từ là không cần thiết· Sử dụng từ viết tắt hay từ lóngViết một email tương tự như viết tin tức. Hãy sử dụng cấu trúchình tháp ngược cho câu và cấu trúc đoạn ...