Giao tiếp không ngừng

Giao tiếp là công cụ thực hiện chiến lược quan trọng nhất của cấp quản lý nhằm xác định rõ: + Chiến lược là gì + Tại sao chiến lược này lại quan trọng + Việc thực hiện chiến lược hiệu quả sẽ có lợi cho công ty và nhân viên như thế nào + Mỗi người sẽ đóng vai trò gì trong việc thực hiện chiến lược
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giao tiếp không ngừng Giao tiếp không ngừngGiao tiếp là công cụ thực hiện chiến lược quan trọng nhất của cấp quảnlý nhằm xác định rõ:+ Chiến lược là gì+ Tại sao chiến lược này lại quan trọng+ Việc thực hiện chiến lược hiệu quả sẽ có lợi cho công ty và nhân viênnhư thế nào+ Mỗi người sẽ đóng vai trò gì trong việc thực hiện chiến lượcBốn điểm này tạo thành nền tảng chính cho mọi cuộc giao tiếp của cấpquản lý với cấp dưới và những người báo cáo trực tiếp cho họ.Giao tiếp là một công cụ hiệu quả để thúc đẩy nhân viên, vượt qua sựchống đối, chuẩn bị tinh thần cho nhân viên về các khoản thưởng phạt,và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện chiến lược. Giao tiếp hiệuquả có thể tạo tiếng nói chung cho công việc khó khăn phía trước và cóý nghĩa quan trọng đối với việc thực hiện chiến lược ngay từ lúc bắt đầu.Thêm vào đó, giao tiếp phải có tính liên tục. Sau đây là các bí quyết đểgiao tiếp trong quá trình nỗ lực thay đổi:1. Xác định bản chất của chiến lược mới và những kết quả mongmuốn. Các khẩu hiệu, chủ đề và cách truyền đạt không xác định đượcmục đích của chiến lược. Hãy truyền đạt thông tin cụ thể về việc chiếnlược mới sẽ ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của khách hàng, chất lượng, thịphần, doanh số hay năng suất như thế nào.2. Giải thích lý do. Nhân viên thường không nắm được các lý do kinhdoanh đằng sau sự thay đổi chiến lược. Bạn có thể dành nhiều thời gianđể nghiên cứu vấn đề và khám phá dữ kiện, nhưng các đồng nghiệp củabạn lại không chia sẻ bí mật về các thông tin đó. Bạn hãy chia sẻ vớinhân viên các phương án lựa chọn khác nhau và lý do tại sao một hoặcmột số phương án lại hiệu quả hơn những phương án khác.3. Giải thích phạm vi thay đổi chiến lược, ngay cả khi có nhữngthông tin xấu. Mức độ chịu ảnh hưởng của mọi người không giốngnhau, điều này sẽ dẫn đến những suy đoán làm nảy sinh nỗi sợ hãi. Nỗilo sợ và sự không chắc chắn có thể làm tê liệt một công ty. Bạn có thểtránh điều này bằng cách tìm các dữ kiện thực tế. Nhưng đừng tô vẽchúng. Nếu nhân viên phải thôi việc, hãy thông báo trước. Ngoài ra,cũng nên giải thích những việc sẽ không thay đổi. Điều này giúp nhânviên có thêm điểm tựa.4. Minh họa kế hoạch hành động thực hiện chiến lược bằng đồ thị đểnhân viên có thể hiểu và ghi nhớ. Đây có thể là biểu đồ diễn tiếnnhững gì phải xảy ra, hoặc hình ảnh minh họa viễn cảnh công ty khi đãđược thay đổi. Cho dù bạn trình bày bằng hình thức nào đi nữa thì điềucần thiết là phải rõ ràng, đơn giản và dễ nhớ.5. Dự đoán những yếu tố tiêu cực trong quá trình thực hiện. Nhữngyếu tố tiêu cực này bao gồm phải làm việc quá mức, thay đổi về nhiệmvụ và những khó khăn dễ gây nản lòng. Nếu chuẩn bị trước cho nhânviên những tình huống có thể xảy ra này, họ sẽ dễ dàng vượt qua chướngngại.6. Giải thích tiêu chí thành công và cách thức đánh giá thành công.Hãy xác định sự thành công một cách rõ ràng và đưa ra những cách thứcđể đánh giá sự thành công đó. Đây là một phần trong kế hoạch hànhđộng của bạn. Nếu bạn không lập được những tiêu chuẩn đánh giá rõràng về mục tiêu cần phải đạt được, mọi người sẽ không biết được liệuhọ có đang đi đúng hướng không? Hãy đánh giá mỗi tiến bộ đạt được vàthông báo tiến bộ đó với mọi người.7. Giải thích chế độ khen thưởng cho sự thành công. Nhân viên cầncó động cơ cho công việc họ đang làm. Hãy thật rõ ràng về việc các cánhân sẽ được khen thưởng như thế nào cho việc xúc tiến các mục tiêuthực hiện chiến lược.8. Lặp đi lặp lại mục đích thay đổi và các hành động đã lên kếhoạch. Nếu thông báo đầu tiên không làm phát sinh câu hỏi nào cả,đừng cho rằng nhân viên đã chấp nhận hoàn toàn sự cần thiết phải thayđổi. Có thể là do họ ngạc nhiên, lúng túng hoặc bất ngờ. Vì vậy hãy tổchức một cuộc họp khác ngay sau cuộc họp thông báo đầu tiên. Cuộchọp tiếp theo này sẽ truyền đạt những khía cạnh cá nhân trong dự ánthay đổi.9. Sử dụng các phong cách giao tiếp đa dạng phù hợp với ngườinghe. Một số người có khả năng lĩnh hội cao nhất với những tài liệu inấn hoặc với sơ đồ. Một số khác lại dễ tiếp thu qua các bài thuyết trình.Vì mọi đối tượng khán giả đều có những phong cách lĩnh hội khác nhau,nên hãy cung cấp nhiều phương tiện giao tiếp – bản tin chuyên đề, cácsự kiện, e-mail, và các bài thuyết trình – để mọi người được cung cấpđầy đủ thông tin, cảm thấy mình có phần trong đó và được khích lệ. Cáccuộc giao tiếp này nên thể hiện trung thực những thành công hay thấtbại. Nếu mọi người mất lòng tin vào những gì họ nghe được thì họ sẽkhông hành động ăn khớp với bạn.10. Giao tiếp phải có tính hai chiều. Việc thực hiện chiến lược lànhiệm vụ chung của tổ chức, vì vậy bạn nên dành nhiều thời gian đểlắng nghe. Sự tập trung của bạn sẽ giúp người khác cảm thấy mình hữuích và có tinh thần làm việc. Người lãnh đạo cần có phản hồi, và nhữngngười thực hiện cần có cơ hội chia sẻ hiểu biết và mối quan tâm của họvới những người lãnh đạo biết lắng nghe.11. Hãy nhất quán. Nhân viên sẽ lắng nghe từng lời nói của bạn, đồngthời cũng để ý những điểm trái ngược giữa lời nói và những cử chỉ cùngcách cư xử của bạn. Bạn có nói và hành động với một lòng nhiệt tìnhthật sự không? Phong thái của bạn có thể hiện sự tự tin không? Hãy đặtmình vào vị trí của người khác khi nhìn nhận bản thân để cư xử đúngmực.Tóm lại, khía cạnh con người trong việc thực hiện chiến lược nên là mốiquan tâm quan trọng nhất của các nhà quản lý. Thiếu sự tận tâm và làmviệc tích cực của nhân viên, các kế hoạch hành động sẽ trở nên vô nghĩa.Tóm tắt+ Hãy thu hút sự tham gia thực hiện chiến lược của những người phùhợp. Những người này nên bao gồm các cá nhân có năng lực chuyênmôn, những người có khả năng tiếp cận các nguồn lực quan trọng, vànhững nhà lãnh đạo không chính thức mà mọi người thường hỏi xin lờikhuyên và tư vấn khi gặp khó khăn.+ Đừng để những người có cái tôi quá lớn, có quá ít thời gian, khôngnhiệt tình, cũng như những người thường gây rắc rối vào nhóm thựchiện chiến lược.+ Hãy nhất quán tron ...