Giao tiếp thời @ nơi công sở

tiếp công sở hiện nay không phải bằng lời, cũng chẳng phải bằng thông báo trên bảng tin hoặc alô khắp các phòng ban mà là bằng những phương tiện hiện đại nhất.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giao tiếp thời @ nơi công sởGiao tiếp thời @ nơi công sởGiao tiếp công sở hiện nay không phải bằng lời, cũng chẳng phải bằng thông báo trênbảng tin hoặc alô khắp các phòng ban mà là bằng những phương tiện hiện đại nhất.Chat va EmailĐến cả các sếp trước đây vốn vẫn cau mặt vì nhân viên chat chít suốt ngày bây giờ cũng phảicông nhận Yahoo Messenger (YM) là công cụ giao tiếp số một. Nó nhanh và tiện hơn email,điện thoại và quan trọng là ít nhất nó cũng tiết kiệm được chi phí. Lẽ dĩ nhiên, chat không phải làtán gẫu, và nó cũng cần có nguyên tắc riêng.Tạo nick dễ nhớCái nick đó đương nhiên không quá trẻ con giống như “Cobedoihon”, “tuoihong”, “banglangtim”...hay cợt nhả kiểu “nguoidanongdocthan”, “nguoitrongmong”, “gahohua”... cũng không thể đại kháikiểu “cho nó có tên thôi mà”. Một cái tên rất chuyên nghiệp chứng tỏ sự nghiêm túc của bạntrong công việc của bạn và làm sao để nick thật đơn giản, chẳng hạn như “Cuong _sales” nếu ởbộ phận bán hàng hay “Hoa secretary” nếu bạn là thư ký.Thay đổi statusThông báo tình trạng thực tại của bạn là việc nên làm nếu bạn không muốn đồng nghiệp hoặccác đối tác bực mình vì rõ ràng là bạn đang online mà đợi mãi không thấy câu trả lời. Ngoàinhững status mặc định trên máy khi sẵn sàng (available), tàu ngầm (invisible) hay rời bàn làmviệc (away) thì bạn có thể thông báo cả lịch làm việc của mình, chẳng hạn như “Tôi họp tới 2giờ chiều” lên status.Nghĩ trước, enter sauTạo thói quen kiểm tra lại nội dung trước khi nhấn gửi tin nhắn. Đừng để đối tác hiểu lầm rằngbạn đang cợt nhả hoặc xem thường họ chỉ vì một từ ngữ bất chợt nảy ra trong óc. Cũng nênkiểm tra lỗi chính tả và ngữ văn. Nếu trót nhấn phím gửi trước khi đọc lại thì ngay lập tức hãysửa lỗi bằng một tin tiếp theo để người đối thoại thấy bạn là người chu đáo, cẩn thận.Lịch sựTrong thế giới tin nhắn nhanh, đối tác sẽ không đánh giá bạn qua màu mắt, tuổi tác quần áothậm chí cả giọng nói mà phán xét con người bạn qua chính những gì bạn viết. Hãy học cáchlàm mềm giọng văn của bạn bằng những ngón tay. Hãy quen với những câu xã giao kiểu tạmbiệt, cảm ơn hay chúc một ngày hiệu quả. Và trước khi màn giao tiếp qua chat kết thúc, hãy chờtín hiệu đáp lại những câu chào này từ phía người đang đối thoại với bạn. Đừng chào người tarồi offline hoặc sign out ngay khiến phía bên kia cảm thấy hụt hẫng.Phông chữ rõ ràngDùng phông chữ in hoa được coi là thô lỗ vì điều này khiến người ta tưởng tượng đến việc bạnđang quát tháo và rất hung hăng. Hãy để tâm tới cỡ chữ và tốt nhất chỉ nên để cỡ từ 10 đến 12.Và dù bạn chọn phông chữ nào thì cũng nên để màu đen là hay nhất.Ngôn ngữ và cách diễn đạt dễ hiểuĐừng bắt người chat phải suy diễn hay “phiên dịch” những lời nhắn của bạn. Hãy diễn đạt bằngnhững câu từ dễ hiểu, thân thiện. Thay vì nói “Nếu anh hoàn thành bản báo cáo thì nộp ngaycho tôi” nghe đầy vẻ hung hăng, câu “Khi nào hoàn thành bản báo cáo, phiền anh gửi ngay chotôi nhé” nghe rõ ràng mềm mại và dễ chịu hơn nhiều.Dù chat có là công nghệ giao tiếp ngắn gọn thì bạn cũng đừng quên những quy tắc ngữ pháp cơbản nhất: viết hoa đầu câu, dùng chữ hoa cho các danh từ thích hợp và không nên quên dấuchấm, dấu phẩy. Lỗi chính tả và xuống dòng tùy tiện cũng là cách khiến người đọc đánh giáthấp bạn và rất khó chịu đấy.Tiếng lóng hoặc viết tắt là điều tối kỵ khi chat công việc, nó khiến người khác nghĩ bạn là kẻ bấtlịch sự hoặc thô lỗ. Từ và thuật ngữ chuyên môn cũng chỉ nên dùng nếu bạn chat với đồngnghiệp cùng ngành nghề. Đừng đem chúng ra đánh đố những người chẳng biết tý nào vềchuyên ngành của bạn.Chú ý “lắng nghe”Những từ vâng, đúng, chính xác hoặc tôi hiểu, anh cứ tiếp tục đi đan xen khi đang “tiếpchuyện” sẽ giúp người cùng chat hiểu rằng bạn đang “lắng nghe” họ, và giúp cho cuộc giao tiếpthông suốt liên tục. Sẽ chẳng lịch sự chút nào nếu người ta chat mà bạn thì cứ uh, um, cho qua.Nếu không thể trả lời ngay một câu hỏi khó, hãy đề nghị đối tác đợi vài phút trong khi bạn tìm racâu trả lời thích hợp.Cẩn thận với tính hài hướcVới những người đã hiểu bạn, cách bông đùa đó có thể chấp nhận được. Nhưng bạn nên biếtrằng không thể hài hước với tất cả mọi người ở bất cứ lúc nào, trong bất cứ tình huống nào. Cẩnthận kẻo câu đùa của bạn có thể trở thành điều xúc phạm với người khác. Tốt nhất hãy tránh xanhững lời bông đùa nếu người chat với bạn không phải là một người thân thiện.Tìm bạn mà chatKhông phủ nhận rằng chat trong công việc là rất hiệu quả, nhanh chóng nhưng chẳng phải aicũng quen và đánh giá đúng mức hình thức liên lạc “mới” này. Do đó, hãy tìm hiểu ý của đối tác,khách hàng hoặc sếp trước khi đề nghị họ add nickname của mình vào danh sách messengercủa họ. Còn nếu họ thích liên lạc bằng phương thức cổ truyền là điện thoại thì tốt nhất hãy cầmmáy lên và bấm số số.Nào cùng emailThư điện tử (email) là cách thức liên lạc lịch sự và phổ biến hơn lối chat chit vốn vẫn bị cho làlãng phí thời gian công sở. Và vì thế, hãy tận dụng nó một cách hiệu quả nhất.Tiêu đề thư (Subject) rõ ràngĐừng bao giờ gửi một bức thư điện tử mà không có tiêu đề. Điều này cũng giống như việc ởngoài đời bạn bịt mặt đi đến nhà ai đó. Một bức thư không có tiêu đề, nếu gửi cho người khôngquen, có rất nhiều nguy cơ bị ném vào sọt rác. Khi viết tiêu đề, bạn nên đưa những thông điệpcụ thể, thâu tóm được nội dung chính của thư thay vì những câu chung chung. Ví dụ thư mờihọp.Không gửi cùng một thư tới quá nhiều người (CC)Một số người rất hay có thói quen cc nội dung thư cho mọi bộ phận trong công ty với suy nghĩ“một công trăm việc”, cập nhật thông tin cho nhiều người cùng lúc. Họ không biết rằng cái kiểu“cha chung không ai khóc” ấy sẽ khiến người nhận cho rằng trách nhiệm đọc bức thư đó khôngphải của họ và đương nhiên thẳng tay nhấp chuột xoá nó.Trường hợp cần gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc, bạn nên đề rõ trên tiêu đề thư để phòngtránh chuyện “thất lạc”. Đừng quên đưa ra một số điểm chính có liên quan tới người nhận ...