Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (Phần 1)

Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access có kết cấu gồm 6 chương. Phần 1 gồm các chương: Tổng quan về Microsoft Access, tạo bảng, truy vấn. Giáo trình được biên soạn dành cho sinh viên chuyên ngành Công nghệ thông tin trường Cao đẳng nghề Việt Đức Vĩnh Phúc. Đây cũng là tài liệu tham khảo hữu ích cho những ai quan tâm đến vấn đề trên.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (Phần 1)GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 1 LỜI NÓI ĐẦU Trong sự phát triển của kinh tế tri thức hiện nay, không thể phủ nhận vaitrò của công nghệ thông tin. Đặc biệt lĩnh vực cơ sở dữ liệu đã và đangđược nhiều người quan tâm. Rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã được ứngdụng như Foxpro, Access, SQL Server, Informix, Oracle,… Nhưng đơn giảnvà thân thiện hơn cả là hệ quản trị CSDL Access, mặc dù nó không có nhữngcông cụ hỗ trợ mạnh như Informix hay Oracle, nhưng nó cũng hỗ trợ tươngđối tốt về mặt quản lý dữ liệu vừa và nhỏ, đồng thời nó cũng cung cấp côngcụ cho phép chúng ta có thể lập trình được. Chính vì vậy mà nhiều khi tacòn gọi là ngôn ngữ Access. Microsoft Access cung cấp hệ thống chươngtrình ứng dụng rất mạnh, giúp người dùng mau chóng và dễ dàng tạo lập cáctrình ứng dụng từ bất kể nguồn dữ liệu nào thông qua Query, Form, Report kếthợp với việc sử dụng một số lệnh Access Basic hay còn gọi là lập trình VBA. Xuất phát từ thực tế nhu cầu học tập của họ c si n h , sinh viên chuyênn ghành CNTT của trường Cao đẳng nghề Việt Đức Vĩnh Phúc, chúng tôi viếtcuốn giáo trình này bám sát theo đề cương môn học của trường. Giáo trình này gồm 6 chương: Chương 1: Tổng quan về Microsoft Access Chương 2: Tạo bảng Chương 3: Truy vấn Chương 4: Biểu mẫu (From) Chương 5: Macro Chương 6: Báo biểu (Report) Trong quá trình biên soạn bài giảng này, mặc dù chúng tôi đã cố gắng hết sức nhưng không tránh khỏi những sai sót. Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của độc giả để cuốn sách hoàn thiện hơn.GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 2 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS1. GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office, là hệquản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụhữu hiệu và tiện lợi để dễ dàng xây dựng các chương trình cho một số cácbài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán… Microsoft Access là phương tiện để trao đổi thông tin trên mạngInternet và Intranet, giúp người dùng nhanh chóng tạo và sử dụng các chươngtrình ứng dụng trên mạng. Access không những dễ dàng liên kết các thông tinliên quan mà còn có thể làm việc với nhiều nguồn dữ liệu khác: dBASE,Paradox, SQL trên nhiều loại máy tính: máy tính văn phòng (PC), máy chủ(Server) máy mini và máy lớn (mainframe). Access đảm nhận hai vai trò:phần mềm trên máy khách (client) hoặc máy chủ và dễ dàng truy cập cácchương trình ứng dụng khác như Microsoft Word, Exel, PowerPoint. Mỗi một tệp chương trình thường có có một đuôi quy định, ví dụ các tệpcủa Microsoft Word có đuôi là .doc, tệp chương trình Pascal có đuôi là . pas …Một tệp chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB Một hệ chương trình do Access tạo ra gọi là một Database (cơ sở dữliệu). Trong các ngôn ngữ như C, Pascal, Foxpro,. .. một hệ chương trìnhgồm các tệp chương trình và các tệp dữ liệu được tổ chức một cách riêng biệt.Nhưng trong Access toàn bộ chương trình và dữ liệu được chứa trong một tệpduy nhất có đuôi. MDB. Như vậy thuật ngữ hệ chương trình hay cơ sở dữliệu được hiểu là tổ hợp bao gồm cả chương trình và dữ liệu. Để ngắn gọnnhiều khi ta gọi chương trình thay cho thuật ngữ hệ chương trình. Như vậy từđây khi nói đến chương trình hay hệ chương trình hay cơ sở dữ liệu thì cũng cónghĩa đó là một hệ phần mềm gồm cả chương trình và dữ liệu do Access tạo ra.GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 32. LÀM VIỆC VỚI MICROSOFT ACCESS2.1 Khởi động Access Để khởi động (chạy ) Microsoft Access bạn phải chắc chắn rằngMicrosoft Office ( trong đó có thành phần Microsoft Access ) đã được càiđặt đúng cách trên máy tính. Cách 1: Chọn Start, Program, Microsoft Access Cách 2: Chạy từ icon trên Desktop hoặc TaskBar Cách 3: Trong trường hợp không tìm thấy shortcut của chương trìnhtrên Desktop hoặc trong menu start ta có thể chạy trực tiếp tập tin Msaccesstrong thư mục đã cài đặt Office thông thường là “C:\Program Files\MicrosoftOffice\Office”. Kết quả nhận được ở hình 1.1: Tại hình này:- Nếu muốn mở một cơ sở dữ liệu đã có thì chọn trong danh sách ở mục Open.- Nếu muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới thì chọn Create a new file. Thanh menu Thanh công cụ (Standard Toolbar) Hình 1.1: Cửa sổ Microsoft AccessGIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 42.2 Tạo một cơ sở dữ liệu mới Trong Access tích hợp tất cả các đối tượng tạo thành file có đuôi là.MDB Để tạo 1 cơ sở dữ liệu mới ta làm như sau: Từ cửa sổ Microsoft Access: chọn menu File, chọn chức năng Create anew file ( hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ). Tại cửa sổ tiếptheo ta bấm chuột tại biểu tượng Blank Database để hiện ra cửa sổ hình 1.2: Hình 1.2 Chọn thư mục sẽ chứa tệp cơ sở dữ liệu cần tạo trong hộp Save in (ví dụthư mục My documents) sau đó đặt tên cơ sở dữ liệu trong hộp File name(chẳng hạn: Quanlyhanghoa). Cửa sổ tương ứng khi đó có dạng hình 1.3GIÁO TRÌNH HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS TRANG 5 Hình 1.3Kích chuột tại nút Create. Kết quả hiện ra cửa sổ tại hình 1.4: Hình 1.4: Cửa sổ chính Database Cửa sổ trên hình 1.4 được gọi là cửa sổ Database. Đây là một trongnhững cửa sổ rất quan trọng của Access. Cửa sổ bao gồm: Hệ menu với các menu: Open, Design, New … Tiêu đề Database: Quanlyhanghoa là tên của cơ sở dữ liệu Các đối tượng của một cơ sở dữ liệu trong Access gồm (các mục): + Table: Đây là các bảng của cơ sở dữ liệu ...