Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 - PGS.TS. Đoàn Phan Tân

Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 gồm nội dung chương 5 đến chương 7 của tài liệu. Nội dung phần này trình bày kiến thức về hệ thống tìm tin thủ công, hệ thống tìm tin tự động hóa, đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống tìm tin.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Hệ thống tìm tin: Phần 2 - PGS.TS. Đoàn Phan TânChưcỉng 5 H Ệ T H Ố N G T ÌM T IN T H Ủ C Ô N G Hệ thống tìm tin thủ công bao gồm các thành phần chính làhệ thống mục lục, các bộ phiếu thư mục và các bộ phiếu dữ kiện.5.1. Hệ thống mục lục 5.1.1. K h á i niêm Hệ thống mục lục thư viện (hay thường được gọi là mục lục)là một tập hợp có tổ chức các biểu ghi phản ánh vốn tài liệu củamột kho tài iiệu hay một bộ sưu tập nào đó. MỘI bộ sưu tập có thểbao gồm một hoặc nhiều loại hình tài liệu như sách, ấn phẩm địnhkỳ, bàn đồ, tranh ánh, băng hình... Thông thường, mục lục phảnánh vốn tài liệu của một thư viện hoặc cơ quan ihông tin. Tuynhiên, cũng có những mục lục phản ánh vốn tài liệu cùa nhiều ihưviện, cơ quan Ihông tin nhằm hỗ trợ cho việc chia sẻ nguồn lựcthông tin giữa các tồ chức nh ư mục lục liên hợp. Việc tổ chức mục lục Irở nên cần thiét đối với một thư việnkhi vốn lài liệu phát triển đến mức không thể kiểm soát được từngtài liệu trong kho. Một thư viện tư nhân nhò hoặc một thư viện củalớp học không nhất thiết phài tổ chức mục lục vì người sử dụng cóihề nhớ từng quyển sách, bâng ghi âm, bản đồ và các tài liệu kháctheo các dấu hiệu như tác giả, nhan đề, chủ đề, hình dáng, màu sắchay thậm chí vị trí của tài liệu trên một giá sách cụ thể. Nếu vốn tàiiiệu lớn hơn một chút thì thư viện có thể sắp xếp tài liệu theo một 107cách nào đó, chẳng hạn như phân nhóm tài liệu theo chủ đề và chophép người sử dụng tự chọn tài liệu trong kho. Khi vốn tài liệu quálớn đến mức không thể sử dụng cách sắp xếp và lìm tài liệu đơn giảnthì thư viện phải lập biểu ghi hay phiếu mô tả chính ihức cho từng tàiliệu để có thể dề dàng tìm kiếm, kiểm kê và quản lý tài liệu. 5.1.2. C hức năng của m ục lục Mục lục có các chức năng cơ bàn là nhận dạng, tập hợp, đánhgiá hay chọn lọc và xác định vị trí của lài liệu. Các chức năng nàycó sự phụ thuộc lẫn nhau. C hức nàng nhận dạng hay tìm kiếm tà i liệu. M ục lục đượcxây dựng rihẳm lạo điều kiện cho người sử d ụ n g có Ihể đấi chiếucác dừ liệu về tài liệu đã biết với các biểu ghi trong mục lục để xácđịnh ihư viện có tài liệu đó hay không. Nói cách khác, mục lục chophép người sử dựng nhận dạng hoặc tìm kiếm tài liệu dựa trên cácdừ liệu đã biết về tài liệu như tác giâ, nhan đề, chủ đ ề . .. C húc năn g tập ỉĩơ p tà i liệu. Chức năng này cho phép cácbiểu ghi của các tài liệu giống nhau hoặc có liên quan chặt chẽ vớinhau về một phương diện hoặc dấu hiệu nào đó được tập họp vàomội chồ trong mục lục. Chẳng hạn, các tài liệu về cùng một chù đềđược tập hợp lại với nhau trong mục lục chủ đề hay mục lục phânloại, các tài liệu của cùng một tác giả được xếp c ù n g nhau Irongmục lục chừ cái. N hờ đó, người sử dụng có thể biết được trong mộlthư viện, cơ quan thông tin có bao nhiêu tài liệu của một tác giảnào đó hoặc có bao nhiêu tài liệu về một chủ đề nào đó ... M ộtIrong những cách tốt nhất để thực hiện chức năng tập hợp tài liệu !àthông qua quá trình kiểm soát tiêu đề chuẩn, đặc biệt là xây dựnghệ thống tham chiếu (chỉ chồ) qua lại.108 Chức năn g đánh giá hay chọn lọc tà i liệu. Chức năng này chophép người sừ dụng lựa chọn từ nhiều biểu ghi những tài liệu thíchhợp nhất và tốt nhất chứa đựng kiến thức hoặc thông tin cần thiết.Chẳng hạn, người sử dụng có thế lựa chọn một lần xuất bản nào đóIrong nhiều lằn xuất bản khác nhau của cùng một tác phẩm hoặc lựachọn nhừng tài liệu có cùng một nội dung nhưng được viết bời các tácgiả khác nhau và được chứa trên các vật mang tin khác nhau... Chức n ă n g x á c định vị tr í tà i liệu. M ục lục phản ánh địa chỉluu trìr tài iiệu troiig kho cúd m5t hDặc rrột số thư V’ện, cơ quanthông tin. N h ờ đó, người sừ đụng có thể dề dàng xác định được vịtrí của tài liệu cần tìm. 5.1.3. C ác hình thức m ục lục thủ công 5. ĩ . 3.1. M ụ c lụ c sách t • Mục lục sách là mục lục được ghi chép hoặc in dưới dạng cáctập sách. M ục lục sách thường ià các danh mục tài liệu được sắpxếp theo vần c h ữ cái tên tác già, nhan đề hoặc theo chủ đề. So với mục lục phiếu, mục lục sách có ưu điểm là có độ néncao, cơ động, có thể đem theo để sử dụng ờ mọi nơi và có thể xemlướt nhanh. T u y nhiên, mục lục sách có hạn chế là chi phí cập nhậtcao nên mục lục sách không được cập nhật thường xuyên như mụclục phiếu. Hiện nay mục lục sách vẫn đ ư ợ c sử dụng cùng với các loạimục lục khác trong nhiều thư viện. Đ ặc biệt, mục lục sách vẫnđược sừ dụng n h ư phưưng tiện duy nhất để truy cập các tài liệu quíhiếm trong m ột số thư viện và cơ quan lưu trừ. 109 5.1.3.2. M ục lục p h iếu M ục lục phiếu là mục lục được tạo thành từ những phiêu môtà (biểu ghi) với kích thước khác nhau. Hiện nay, kích thước củaphiếu chuẩn ỉà 7,5 ...