Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 2 - TS. Trương Thị Thu Hiền

Nối tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: Xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc; lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và xây dựng, phát huy vai trò; tổ chức, điều hành cuộc họp và kiểm tra, kiểm soát công việc trong công sở. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 2 - TS. Trương Thị Thu Hiền Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở Chương 4. XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ Cũng như các hoạt động phân tích, thiết kế, phân công công việc và tổ chức điều hành công việc trong công sở, xây dựng quy chế và xây dựng kế hoạch làm việc trong công sở là hai hoạt động cơ bản không thể thiếu trong tổ chức hoạt động công sở. Chương này trình bày về kỹ thuật xây dựng quy chế làm việc và kế hoạch làm việc trong công sở. Sau khi học xong chương 4, người học sẽ: (i) Vận dụng kiến thức của kỹ thuật xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc trong công sở vào phân tích, đánh giá, đóng vai các tình huống thực tiễn liên quan. (ii) Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả năng thích ứng, kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian. (iii) Tuân thủ các chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp và thực thi trách nhiệm với xã hội. 4.1. XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ 4.1.1. Khái niệm Quy chế là “những điều đã được quy định thành chế độ để mọi người theo đó mà thực hiện trong những hoạt động nhất định nào đó”30. Quy chế làm việc trong công sở là văn bản nội bộ do công sở hoặc người đứng đầu công sở ban hành theo thẩm quyền quy 30 Theo Từ điển Tiếng Việt, http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/Quy_ch%E1%BA%BF 101 Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở định về nguyên tắc làm việc, chế độ trách nhiệm, quan hệ công tác; phạm vi, cách thức, quy trình giải quyết công việc; chương trình công tác; các hoạt động và chế độ thông tin, báo cáo của công sở. Từ cách hiểu này, có thể thấy Quy chế làm việc trong công sở có các đặc điểm cơ bản sau đây: (i) Là văn bản hành chính cá biệt, được xây dựng và ban hành kèm theo một văn bản quy phạm đúng thẩm quyền; (ii) Phạm vi tác động chủ yếu trong nội bộ công sở; (iii) Về nội dung: Quy chế làm việc trong công sở không quy định thêm nhiệm vụ, quyền hạn cho công sở, bao gồm các quy phạm pháp luật về quy định chung và các quy định cụ thể liên quan đến trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của các đơn vị, bộ phận, công chức trong công sở; quan hệ công tác của công sở; chương trình công tác, chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, tiếp khách, đi công tác, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; quản lý, ban hành văn bản trong công sở…); (iv) Về hình thức: Quy chế làm việc trong công sở thường được xây dựng thành các điều khoản. 4.1.2. Phân loại Có nhiều cách phân loại quy chế làm việc trong công sở: Cách thứ nhất, dựa vào phạm vi hành chính của công sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành 3 loại: Quy chế làm việc của các công sở trung ương; Quy chế làm việc của các công sở trung ương đóng tại địa phương và Quy chế làm việc của các công sở do địa phương quản lý. Cách thứ hai, dựa vào tính chất và nội dung hoạt động của công sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành: Quy chế làm việc của các công sở hành chính và Quy chế làm việc của các công sở sự nghiệp. Ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào vai trò, chức năng của 102 Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở công sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành bốn loại cơ bản: Một là, Quy chế làm việc của công sở lãnh đạo: Là quy chế làm việc của các cơ quan thuộc bộ máy của Đảng Cộng sản Việt Nam. Các công sở này đảm nhiệm vai trò lãnh đạo; Hai là, Quy chế làm việc của công sở quản lý: Là quy chế làm việc của các cơ quan thuộc bộ máy của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Các công sở này thực hiện chức năng quản lý nhà nước; Ba là, Quy chế làm việc của công sở sự nghiệp: Là quy chế làm việc của các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng cung ứng dịch vụ công; Bốn là, Quy chế làm việc của công sở khác: Là quy chế làm việc của các cơ quan, tổ chức còn lại. 4.1.3. Vai trò Trong quá trình hoạt động, các công sở đều phát sinh mối quan hệ công tác trong nội bộ công sở mình và với các công sở khác. Để các công sở hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, cần thiết phải có quy chế làm việc góp phần bảo đảm thực thi nguyên tắc công khai, dân chủ và minh bạch trong hoạt động của công sở. Bên cạnh đó, nhờ quy chế làm việc của công sở, thẩm quyền được pháp luật quy định gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở được cụ thể hóa. Từ đó, tạo điều kiện để hoạt động của công sở mang tính chuyên nghiệp, nhất quán dựa trên sự tuân thủ, thống nhất giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân trực thuộc theo nội dung quy chế làm việc. Thực tế cho thấy, ở những nơi quy chế được xây dựng tốt, nghĩa là có các quy định cụ thể, phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi. Trái 103 Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở lại, ở các công sở không có quy chế hoặc quy chế xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn, kém hiệu quả. Khi đã có quy chế tốt, mỗi công chức trong công sở sẽ xác định rõ nội dung công việc mình phải làm, trách nhiệm và yêu cầu đối với công việc và đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. Từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn. 4.1.4. Yêu cầu Một là, tuân thủ chặt chẽ các bước cơ bản của quy trình xây dựng quy chế: Bước 1. Xây dựng Kế hoạch ban hành Quy chế làm việc trong công sở: Trên cơ sở tập hợp và nghiên cứu các văn bản hiện hành về xây dựng quy chế làm việc mà công sở phải tuân thủ; tiến hành xác định phạm vi điều chỉnh, thẩm quyền ban hành quy chế (Trả lời các câu hỏi: Cá nhân, đơn vị, bộ phận nào chịu sự ...