Giáo trình nghiệp vụ văn thư - LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình nghiệp vụ văn thư - LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Chương V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. LẬP HỒ SƠ.I. Khái niệm về hồ sơ. Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản docơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửitới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụngtrong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứukhác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công táchành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích nhưsau: Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về mộtsự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết sựviệc, vấn đề đó. Ví dụ: Hồ sơ về một vụ án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất,hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội ... Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có nhữngđiểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả,cùng thời gian ban hành… Ví dụ: - Tập thông báo của Chính phủ và các Bộ (Các văn bản trong hồsơ này là đều cùng một loại: Thông báo). - Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân Huyện X (Các văn bảntrong hồ sơ có cùng tên gọi: Quyết định). - Tập Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. (các văn bảntrong hồ sơ này là đều của cùng một tác giả: Thủ tướng Chính phủ). - Kế hoạch, báo cáo của Sở Thương mại và Sở Tài chính năm1994.(Các văn bản trong hồ sơ trên đều được ban hành trong năm 1994). Hồ sơ là một khái niệm về phân loại, dùng để phân loại các văn bảnhình thành trong hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc các phông lưu trữtheo các vấn đề, sự việc ... Từ khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ nhưsau: Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giảiquyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo mộtphương pháp khoa học. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, đượcthực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyếtđến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp cácvăn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ. Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biếntrong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thưcơ quan làm chưa tốt.II. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ. Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với cácvăn bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc vănthư cơ quan lập. Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốtsẽ có tác dụng sau đây: 1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhânviên. Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết vàsau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theotừng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơnvị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìmkiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh,đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó,góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộnói riêng, của cơ quan nói chung. 2. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi chothủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắmchắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình,biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, pháthiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượntuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước. 3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đãbước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cánbộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịchsử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ởvăn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lývà các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạptrong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó mà nâng caođược hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ. Theo quy định, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làmcông tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc tráchnhiệm giải quyết của người nào thì trong qúa trình giải quyết, người đó phảilập hồ sơ.III. Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ. 1. Nội dung của lập hồ sơ. Điều 21, N ...