Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin (chương 2-bài 2)

BÀI 2. KHẢO SÁT SƠ BỘ VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Tiến hành tìm hiểu sơ bộ về hệ thống cũ và: - đưa ra cho được các điểm yếu của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở đó, nêu lên các phương pháp cải tiến cho hệ thống.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin (chương 2-bài 2) BÀI 2. KHẢO SÁT SƠ BỘ VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN Tiến hành tìm hiểu sơ bộ về hệ thống cũ và: - đưa ra cho được các điểm yếu của hệ thống hiện tại. Trên cơ sở đó, nêu lên các phương pháp cải tiến cho hệ thống. - đánh giá hiện trạng. - xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án. I. Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện hành: - Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành. - Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến. 1. Phương pháp khảo sát: Khảo sát hệ thống ở cả bốn mức: - Mức thao tác thừa hành: tiếp cận các người thừa hành trực tiếp để xem họ làm việc. - Mức điều phối quản lý. - Mức quyết định lãnh đạo. - Mức chuyên gia cố vấn. Hình thức tiến hành: - Quan sát và theo dõi: + một cách chính thức: cùng làm việc với họ. + một cách không chính thức: tìm hiểu cách làm việc qua các hồ sơ, sổ sách, v.v... - Cố vấn: bằng nhiều cách: + Đặt câu hỏi trực tiếp: Yes / No + Đặt câu hỏi chọn lựa: a, b, c, d …, đánh  để thống kê. + Đặt câu hỏi gián tiếp có tính gợi mở cho câu trả lời + Bảng câu hỏi, phiếu điều tra. 2. Thu thập và phân loại: - Thông tin về hiện tại hay tương lai. - Thông tin về trạng thái tĩnh, động hay biến đổi. + Tĩnh: thông tin về tổ chức hồ sơ và sổ sách. + Động: thông tin về sự tăng hay giảm l ưu chuyển của các chứng từ, giấy tờ, v.v… + Biến đổi: thông tin được biến đổi ra sao, sử dụng những công thức tính toán nào? tuổi = ngày hiện tại - ngày sinh Ví dụ: Phụ cấp dựa trên những tiêu chuẩn nào, v.v… - Thông tin thuộc nội bộ hay môi trường của hệ thống, thông thường thì người ta tổ chức sắp xếp, tổ hợp những vấn đề thông tin trên lại như sau: Các thông tin - Các thông tin sơ đẳng về môi trường, - Các thông tin có cấu trúc hoàn cảnh. Tĩnh (sổ sách, file…). Các thông tin - Hình thức tổ chức của cơ về hệ thống quan (phòng, ban). hiện tại. Các thông tin có ích cho hệ thống đang - Trong không gian: con nghiên cứu. đường lưu trữ tài liệu, chứng từ. Động - Trong thời gian: th.gian xử lý hạn định thực hiện (tính lương, v.v…). - Các quy tắc quản lý. - Các công thức tính toán. Biến đổi - Thứ tự xử lý trước / sau. - Được phát biểu (ý muốn, dự định cải tiến trong tương lai) Các thông tin cho tương lai (nguyện - Có ý thức không phát biểu: cần gợi ý (do ngại mà vọng, yêu cầu) không phát biểu) - Không ý thức: dự đoán 3. Phát hiện các yếu kém của hiện trạng và yêu cầu cho tương lai: a. Yếu kém: - Thiếu sót: + Thiếu người xử lý thông tin. + Bỏ sót công việc xử lý thông tin. - Kém hiệu lực, quá tải: + Phương pháp xử lý không chặt chẽ. + Cơ cấu tổ chức không hợp lý. + Con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý. Ví dụ: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý, v.v… - Tổn phí cao, gây lãng phí. b. Yêu cầu mới: Trong tương lai: - Thỏa đáng các thông tin chưa được đáp ứng. - Đáp ứng các nguyện vọng của nhân viên. - Dự kiến kế hoạch phát triển. II. Xác định khả năng, mục tiêu dự án của hệ thống mới: - Phạm vi của hệ thống mới giải quyết vấn đề gì? - Nhân lực sử dụng. Ví dụ: đội ngũ nhân viên điều khiển hệ thống cần bao nhiêu? - Tài chính (Chi phí bao nhiêu cho dự án. Ví dụ: Phí viết ch ương trình, phí bảo trì, v.v…) - Khắc phục các điểm yếu kém của hệ thống hiện tại. - Thể hiện chiến lược lâu dài. Dự án phải có hướng mở, ví dụ: trong tương lai dự án có thể được phát triển thêm, giải quyết thêm những vấn đề gì? III. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi: Đưa ra giải pháp để thuyết phục người dùng (ở mức sơ bộ). Từ đó, định hướng cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Ta nên đưa ra nhiều giải pháp: - Giải pháp cho máy đơn. - Giải pháp máy mạng. -… Với từng giải pháp phải mang tính khả thi: - Khả thi về mặt nghiệp vụ: phải đáp ứng được các yêu cầu của công việc. - Khả thi về mặt kỹ thuật: sử dụng phù hợp với hệ thống máy hiện có, tương lai, v.v… - Khả thi về mặt kinh tế: chi phí viết chương trình có thể chấp nhận được, chi phí bảo trì không quá cao, v.v… IV. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án: 1. Lập hồ sơ khảo sát: a. Lập dự trù về thiết bị: * Dự kiến: - Khối lượng dữ liệu lưu trữ. - Các dạng làm việc với máy tính (máy đơn, máy mạng), xử lý trực tuyến (Online), v.v… - Số lượng người dùng tối thiểu và tối đa của hệ thống. - Khối lượng thông tin cần thu thập. - Khối lượng thông tin cần kết xuất, cần in ra giấy, v.v… - Thiết bị ngoại vi đặc biệt như: Scanner, máy vẽ, máy cắt, v.v… * Điều kiện mua và lắp đặt: - Nên chọn nhà cung cấp nào, chi phí vận chuyển. - Mua nguyên bộ, mua rời, v.v… - Sơ đồ lắp đặt mức sơ ...