Giáo trình Quản trị học (Nghề: Quản trị kinh doanh - Cao đẳng): Phần 2 - Trường CĐ Cộng đồng Đồng Tháp

Giáo trình Quản trị học được biên soạn thành 8 chương, cụ thể như sau: Tổng quan về Quản trị học; Sự phát triển các lý thuyết quản trị; Môi trường hoạt động của tổ chức; Ra quyết định trong quản trị; Chức năng hoạch định;... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản trị học (Nghề: Quản trị kinh doanh - Cao đẳng): Phần 2 - Trường CĐ Cộng đồng Đồng Tháp CHƢƠNG 5: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Mã chƣơng: MH09 - 05 Giới thiệu: Nhà quản trị luôn luôn phải quan tâm đến hai vấn đề tổng quát: những gì cần phải hoàn thành và hoàn thành như thế nào. Để giải quyết được hai vấn đề đó đòi hỏi nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứ mạng của tổ chức, phân tích và đánh giá các tình huống có thể xảy ra, dự báo sự biến động của môi trường hoạt động; xem xét và đánh giá các nguồn lực và cân nhắc các giải pháp có thể lựa chọn; xác định được mục tiêu và con đường đạt được mục tiêu đó. Tất cả các công việc trên được thể hiện trong một chức năng quan trọng của quản trị, đó là chức năng hoạch định. Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định những phương hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện Mục tiêu: Đọc xong chương này người học có thể: Kiến thức: xác định được mục tiêu, tầm quan trọng của hoạch định đối với tổ chức, phân biệt được hoạch định chiến lược và hoạch định chiến thuật, hiểu và trình bày được ma trận SWOT. Kỹ năng: Vận dụng được các kỹ năng tổng hợp và phân tích thông tin để lập kế hoạch và hình thành chiến lược. Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành kỹ năng làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm với xã hội, cộng đồng. Có ý thức kỷ luật và chấp hành chính sách, quy định của pháp luật. Nội dung chính: 1. Khái niệm và tác dụng của hoạch định 1.1. Khái niệm Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu và đề ra các chiến lược, kế hoạch, biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Nói cách khác, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó”. Hoạch định ở đây là một thuật ngữ để chỉ hoạch định chính thức, nó được xây dựng trên những kỹ thuật rõ ràng, thủ tục chính xác và hướng tới tương lai, nó vạch rõ con đường để đi đến mục tiêu đã định. 93 Hoạch định có liên quan tới mục tiêu cần phải đạt được, cũng như phương tiện để đạt được mục tiêu như thế nào. Nó bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất quán với những mục tiêu đó, và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động. Như vậy hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước. Tuy nhiên khi tình huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch. Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện các kế hoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự may rủi. 1.2. Vai trò của hoạch định Tại sao những nhà quản trị phải hoạch định? Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghi được với những thay đổi, biến động của môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiết lập được các tiêu chuẩn cho việc kiểm tra. - Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, và trong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức. Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả. - Nhờ có hoạch định, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai. Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này. - Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợi cuối cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ý vào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau. - Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. 94 - Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài, do đó có thể định hướng được số phận của nó. Các tổ chức thành công thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra. Thông thường tổ chức nào không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ. Ngày nay, sự thích nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trường kinh doanh thế giới đang xảy ra nhanh hơn. - Hoạch định giúp các nhà quản trị kiểm tra tình hình thực hiện các mục tiêu thuận lợi và dễ dàng. 1.3. Phân loại hoạch định Có nhiều căn cứ để phân loại hoạch định. Căn cứ thường được sử dụng là thời gian, theo đó hoạch định được phân làm hai loại: - Hoạch định chiến lược: trong loại hoạch định này nhà quản trị thiết lập mục tiêu dài hạn và các biện pháp tổng thể để đạt được mục tiêu trên cơ sở những nguồn lực hiện có và những nguồn lực có thể huy động. - Hoạch định tác nghiệp: là hoạch định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ở các đơn vị cơ sở, mang tính chi tiết và ngắn hạn, thường ở các lĩnh vực cụ thể. 1.4. Tiến trình cơ bản của hoạch định Thực hiện một tiến trình hoạch định chặt chẽ là một yếu tố quan trọng làm cho hoạch định hữu hiệu. Có nhiều cách sắp xếp và trình bày các bước của tiến trình hoạch định, nhưng nhìn chung có 8 bước cơ bản như sau: - Bước 1: Nhận thức những vấn đề chung Để tiến hành việc hoạch định, điều đầu tiên mà chúng ta cần quan tâm là phải nhận thức được những vấn đề chun ...