Giáo trình Tin học văn phòng - Soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan,xí nghiệp cũng như nhu cầu của bất kì cá nhân nào hiện nay. Từ thuở xa xưa con người đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản(máy gõ chữ).Gõ đến đâu ,văn bản được in ra ngay đến đó trên giấy .Các côngviệc dịch chuyển trên văn bản ,cũng như các kĩ năng soạn thảo văn bản còn rấtthô sơ , đơn giản ....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Tin học văn phòng - Soạn thảo văn bản - - -   - - - Giáo trìnhTin học văn phòng Trang 2 BÀI MỞ ĐẦU1.Giới thiệu phần mềm microsoft windordS oạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan,xí nghiệp cũng như nhu cầu của bất kì cá nhân nào hiện nay.Từ thuở xa xưa con người đã biết sử dụng máy móc vào việc soạn thảo văn bản(máy gõ chữ).Gõ đến đâu ,văn bản được in ra ngay đến đó trên giấy .Các côngviệc dịch chuyển trên văn bản ,cũng như các kĩ năng soạn thảo văn bản còn rấtthô sơ , đơn giản . Để tạo ra được một văn bản, đòi hỏi người soạn thảo phải cónhững kĩ năng sử dụng máy gõ rất tốt (không như máy tính bây giờ ,hầu như aicũng có thể học và soạn thảo được một cách rõ ràng).Soạn thảo là như vậy ,cònvề in ấn cũng có vô cùng khó khăn . Đó là ngày xưa ,khi mà công nghệ thông tincòn chưa phát triển . Ngày nay,khi mà công nghệ thông tin đang phát triển rầm rộ,công nghệ thayđổi từng ngày ,nhữngbài toán,những khó khăn của con người đang dần dần đượcmáy tính hoá ,thì việc soạn thảo những văn bản bằng máy tính đã trở thànhnhững công việc rất bình thường cho bất kì ai biết sử dụng máy tính .Một trongnhững phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là microsoftword của hãng microsoft hay còn gọi là phần mềm winword .Ra đời từ cuối những năm 1980 , đến nay phần mềm winword đã đạt được tới sựhoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòngcủa bộ phần mềm microsoft office nói chung .Có thể liệt kê các đặc điểm nổibật của phần mềm này như sau:− Cung cấp đầy đủ nhất các kĩ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng,dễ sử dụng ;− Khả năng đồ hoạ đã mạnhdần lên ,kết hợp với công nghệ ole (object linkingand embeding)bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âmthanh lên tài liệu Word như :biểu đồ ,bảng tính ,.v.v.− Có thể kết xuất ,nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau . Đặcbiệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộMicrosoft Office đã làm cho cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơngiản và hiệu quả hơn. − Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chiasẻ dữ liệu trên mạng nội bộ ,cũng như mạng Internet.2.Cách khởi động Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Word.Tuỳ vào mục đích làm việc ,sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động : Cách 1:Chọn lệnh Start của Windows:Start | Programs | Microsoft Word Cách 2:Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word nếu như nhìnthấy nó bất kì ở chổ nào :trên thanh tác vụ (task bar) ,trên màn hình nền củaWindows, vv.. Trang 33.MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆCSau khi khởi động xong ,màn hình làm việc của Word thường có dạng như sau:Thường thì môi trường làm việc trên Word gồm 4 thành phần chính :− Cửa sổ soạn thảo tài liệu : Là nơi để chế bản tài liệu.Bạn có thể gõ vănbản , định dạng ,chèn các hình ảnh lên đây .Nội dung trên cửa sổ này sẽ được inra máy in khi sử dụng lệnh in− Hệ thống bảng chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng củaWord trong khi làm việc .Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này , đôi khicũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn .− Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ ,mỗi thanh côngcụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó .Ví dụ:khi soạnthảo văn bản ,bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanhcông cụ định dạng Formating ;hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawingđể làm việc .− Thước kẻ : gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước nàybạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiếc lập các điểm dịnh(tab) một cách đơn giản và trực quan.− Thanh trạng thái : giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làmviệc. Ví dụ :bạn đang làm việc ở trang mấy ,dòng bao nhiêu,.v.v..4.TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI:Làm việc với word là làm việc trên các tài liệu (Document). Mỗi tài liệu phải cấtlên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .DOC. Thường thì các tệp tài liệu sẽđược sẽ được cất vào thư mục C:My Document trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn cóthể thay đổi lại thông số này khi làm việc word.Thông thường sau khi khởi động word một màn hình trắng xuất hiện. Đó cũng là Trang 4Tài liệu mới mà word tự động tạo ra.Tuy nhên để tạo một tài liệu mới ,bạn có thể sử dụngmột trong các cách sau: - Mở mục chọn FILE|NEW...; hoặc - Nhấn nút new trên thanh công cụ standrard hoặc - Nhấn tổ hợp phím cắt Ctrl+N 5.GHI TÀI LIỆU TRÊN ĐĨA Để ghi tài liệu đang làm việc trên đĩa ,bạn có thể chọn một trong các cách sau: -Mở mục chọn FILE| SAVE hoặc -Nhấn nút save trên thanh công cụ standard hoặc -Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Sẽ có hai khả năng xảy ra: Nếu đây là tài liệu mới ,hộp thoại save As xuất hiện ...