Giới thiệu phần mềm Microsoft Project

Quản lý dự án bằng Microsoft Project Microsoft Project giúp lập kế hoạch, quản lý và trao đổi thông tin về dự án của bạn một cách hiệu quả bằng cách sự dụng sức mạnh của cách lập lịch theo phương pháp đường găng một các dễ dàng trong môi trường đồ hoạ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giới thiệu phần mềm Microsoft Project Giới thiệu phần mềm Microsoft Project 1 Quản lý dự án bằng Microsoft Project Microsoft Project giúp lập kế hoạch, quản lý và trao đổi thông tin về dự án của bạn một cách hiệu quả bằng cách sự dụng sức mạnh của cách lập lịch theo phương pháp đường găng một các dễ dàng trong môi trường đồ hoạ. Với Microsoft Project, bạn có được sự mềm doẻ và sự kiểm soát cần thiết để tạo lập và tổ chức các dự án của họ. Bạn có thể dùng đặc tính đặt thông số riêng của Microsoft Project để đáp ứng các yêu cầu đặc trưng của mình và theo dõi chính xác các thông tin bạn muốn Với các khả năng lập báo cáo được đổi mới của Microsoft Project, bạn có thể trao đổi thông tin một cách dễ dàng bằng cách tạo, sửa đổi và in ấn cáo báo cáo chất lượng cao. Thêm vào đó, bạn có thể truyền dữ liệu dễ dàng giữa Microsoft Project và các chương trình ứng dụng khác, bao gồm cả Microsoft Excel và Microsoft Word Tài liệu này nhằm phục vụ cho các cán bộ tham gia công tác quản lý dự án muốn tăng hiệu quả của công việc bằng cách sử dụng các thành quả của CNTT, cụ thể là phần mềm Microsoft Project 2000 hoặc 2003. Tài liệu này chỉ đề cập đến các chức năng chính của MP. Các chức năng nâng cao có thể tìm thấy trong các tài liệu về MP phiên bản tiếng Anh,, ví dụ như user’guide for Microsoft Project for Windows 2000 và Windows 2003 Yêu cầu cơ bản đồi hỏi là người dùng có thể sử dụng thành thạo các chức năng cơ bản của Windows 2000 hay windows 2003. Cụ thể là các thao tác sử dụng bàn phím và chuột, các thao tác thực hiện lệnh chương trình trong Windows, các thao tác chọn Font, Size và các chức năng in ấn, .. Cách học tốt nhất này là người sử dụng ngồi trước màn hình và thực hiện các thao tác trên MP theo hướng dẫn trong tài liệu. Trước hết chúng ta phải biết cách khởi động hệ MP: Khởi động MP Khởi động MP từ windows 2000 Bấm chuột vào phím Start sau đó trỏ vào MP Khởi động MP từ Windows 2003 Bấm đúp chuột vào MP icon Khi đó biểu tượng ban đầu của MP hiện ra trên màn hình khoảng vài giây, sau đó là màn hình thứ nhất của MP. Bây giờ bạn có thể bắt đầu làm việc với MP. 2 Tạo lập và tổ chức một lịch biểu Một lịch biểu dự án bao gồm danh sách các nhiệm vụ hay các hoạt động bạn cần làm, khoảng thời gian thực hiện các nhiệm vụ. MP sử dụng các nhiệm vụ, thời gian tiếp diễn, và các thông tin khác như ngày tháng và các hạn định để lập nên một lịch biểu và cho bạn một mô hình thực tế về dự án mà bạn đang quản lý. Tạo một lịch biểu mới Bước đầu tiên trong việc tạo một lịch biểu mới là mở tệp mới và gán ngày bắt đầu, ngày kết thúc của dự án. Hiệu quả nhất là lập lịch một dự án từ ngày đầu tiên là để cho MP xác định ngày cuối dựa trên các thông tin được đưa vào. Nếu không có ngày đầu tiên, ngày hiện tại được tự động coi như là ngày đầu tiên của dự án. Cách đưa vào ngày đầu tiên và ngày cuối của dự án Chọn new từ thực đơn File Gõ vào máy ngày đầu tiên và ngày cuối của dự án Chọn phím OK Nhập các nhiệm vụ Một dự án thông thường bao gồm một dãy nhiệm vụ có liên quan, các khối tạo thành lịch biểu của bạn. Người quản lý dự án phải thực hiện Phân rã cấu trúc công việc để xác định các nhiệm vụ của dự án cần được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu của dự án. Một nhiệm vụ sẽ có các thông tin liên quan như độ dài thời gian thực hiện, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tài nguyên, chi phí Khi thêm một nhiệm vụ vào lịch biểu, MP gán độ dài ngầm định là (1d) Cách đưa một nhiệm vụ vào sơ đồ Grantt 1 Chuyển một nhiệm vụ thành một cột mốc Cột mốc là một nhiệm vụ với độ dài không được sử dụng để xác định các sự kiện đặc biệt trong lịch biểu của bạn. Khi đưa độ dài không cho một nhiệm vụ. MP hiện ký hiệu cột mốc lên sơ đồ cột Grantt bắt đầu từ ngày đó. Từ thực đơn Wiew, chọn sơ đồ Grantt Trong trường hợp Duration của nhiệm vụ ta muốn thay đổi, gõ vào 0d Bấm vào phím nhập hay gõ Enter Đưa vào một nhiệm vụ lặp lại Một nhiệm vụ có thể được lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm. Bạn có thể đặt thời gian lặp lại hay số lần lặp lại Từ thực đơn Wiew, chọn sơ đồ Gantt Chọn dòng trên đó bạn muốn chèn vào nhiệm vụ lặp lại Từ thực đơn Insert chọn Insert Recurring task Từ hộp name gõ vào tên của nhiệm vụ Trong hộp Duration gõ vào độ dài của một làn xuất hiện đơn của nhiệm vụ này Tại This Occur, chọn khoảng thời gian mà nhiệm vụ sẽ xuất hiện Tại Daily, Weekly .. xác định tần số của nhiệm vụ Tại length, gõ vào ngày bắt đầu tại hộp From và gõ vào ngày kết thúc tại hộp To hay số lần nhiệm vụ sẽ lặp lại tại hộp For Occurences Chọn phím OK Thay đổi độ dài của một nhiệm vụ Bạn có thể thay đổi thời gian thực hiện một nhiệm vụ sao cho đúng với thực tế. Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Trong trường hợp Duration của nhiệm vụ ta muốn thay đổi đọ dài, gõ vào độ dài bạn muốn Bấm vào phím nhập hay gõ Enter. Xoá bỏ một nhiệm vụ Có thể xoá bỏ một hay một số nhiệm ...