Hành vi thông tin trong tổ chức

Ngày nay các sinh viên ngành thông tin thư viện tốt nghiệp được sống trong một thế giới thông tin đang trở nên ngày càng phức tạp và rất khó có thể kiểm soát và tìm kiếm thông tin. Do áp lực của công nghệ và các cấu trúc quản lý thay đổi, những người đang làm việc trong các tổ chức buộc phải quản lý thông tin tốt hơn. Một vài thông tin cơ bản Truy cập vào thông tin của một cơ quan tổ chức có thể được coi là một nghiệm vụ khá dễ dàng ở...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hành vi thông tin trong tổ chứcHành vi thông tin trong tổ chứcNgày nay các sinh viên ngành thông tin thư viện tốt nghiệp được sống trongmột thế giới thông tin đang trở nên ngày càng phức tạp và rất khó có thể kiểmsoát và tìm kiếm thông tin. Do áp lực của công nghệ và các cấu trúc quản lýthay đổi, những người đang làm việc trong các tổ chức buộc phải quản lýthông tin tốt hơn.Một vài thông tin cơ bảnTruy cập vào thông tin của một cơ quan tổ chức có thể được coi là mộtnghiệm vụ khá dễ dàng ở các nước phương Tây. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ranếu chúng ta muốn truy cập “tri thức” của cơ quan đó? Yếu tố quan trọng khixem xét đánh giá tri thức của một tổ chức là khái niệm “tri thức ẩn” và “trithức công khai”.Tri thức ẩn (tacit knowledge): tri thức hiện được lưu giữ trong đầu của nhữngngười làm tại cơ quan đó.Tri thức công khai (explicit knowledge): tri thức được lưu hành công khai,được ghi lại để có thể chuyển giao hoặc chia sẻ.Các tri thức ẩn có thể được chia làm 2 khái niệm nhỏ nữa: đó là các tri thứcmang tính kỹ thuật, chuyên môn – gồm các kỹ năng có thể có được sau nhiềunăm công tác; hiểu biết và nhận thức – gồm các giản đồ, các mô hình trí tuệ,niềm tin, nhận thức đã ăn sâu vào tâm trí mỗi người.Các tri thức công khai có thể dễ dàng được máy tính xử lý và truyền đi hoặclưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Chúng có thể được xác định một cách dễ dàng.Thế còn tri thức ẩn thì sao? Làm thế nào để chúng ta xác định được nó?Phần trình bày sau đây về bối cảnh của một tổ chức sẽ đem đến cho các bạnmột vài trong số nhiều vấn đề cần xem xét khi chúng ta làm việc cho một tổchức.Hành vi tổ chức (organisational behaviour)Có rất nhiều ví dụ về cách mà con người ứng xử tại nơi làm việc. Hành vi tổchức bao quát cả phong cách lãnh đạo và văn hóa công sở.Phong cách lãnh đạo được áp dụng trong một tổ chức có thể tác động đến cấutrúc và qui trình hoạt động của doanh nghiệp. Theo Orna (1992), có 3 phongcách lãnh đạo trong các tổ chức:Kiểu truyền thống: dựa trên sự độc lập về mặt hoạt động. Các bộ phận hoạtđộng một cách độc lập và thường được phân chia thành các bộ phận, phòngban khác nhau. Mỗi phòng ban có nhiều chuyên gia và họ sẽ liên lạc vớinhững người là ở các bộ phận khác. + Điểm mạnh của cấu trúc này là giảm chi phí do có một qui trình hoạt động tập trung hóa, khả năng phân tích, kiểm soát và tương tác với các nguồn, các nhà cung cấp là khá dễ dàng. + Điểm yếu là có thể tạo ra những hố ngăn cách giữa các bộ phận và điều nguy hiểm là tất cả có thể coi mình là trung tâm chứ không phải khách hàng.Cấu trúc truyền thống này vẫn còn khá phổ biến trong các tổ chức lớn, nơi córất nhiều cấp bậc quản lý. Thông tin thường được truyền đi theo chiều dọc,trong đó những người làm quản lý nhận được những thông tin đã được tinhlọc và các nhân viên thường nhận được thông tin từ lãnh đạo dưới dạng cácthông báo, v.v. Trong loại hình tổ chức này, các mạng lưới thông tin phichính thức có thể bị lấn át bởi các mạng lưới thông tin chính thức, trong đócác cá nhân sẽ được xác định là những người gác cổng và truyền tin.Phong cách lãnh đạo dựa trên chức năng: được tổ chức dựa chủ yếu vào cácchức năng công việc khác nhau với một ít khả năng tự trị và báo cáo chotrưởng bộ phận đó. Cấu trúc lãnh đạo này “phẳng” hơn kiểu truyền thống vàphố biến trong các tổ chức có qui mô nhân lực vừa phải và nó cho phép nhânviên liên lạc nhiều hơn với cấp quản lý, vì vậy việc truy cập đến nguồn tin sẽdễ dàng hơn cho cả hai phía. Việc chuyển giao thông tin theo kênh chính thứcvẫn cần có trong cơ cấu tổ chức dựa trên chức năng.Phong cách lãnh đạo kiểu cùng tham gia (quản lý theo nhóm): kiểu quản lýnày có thể áp dụng ở bất kỳ tổ chức nào, tuy nhiên nó thường xuất hiện trongcác tổ chức có số lượng nhân viên nhỏ và vừa, thường thấy nhất ở các tổ chứclàm dịch vụ. Phong cách quản lý này cho phép số lượng lớn thông tin đượctrao đổi một cách phi chính thức, tuy nhiên nhiều vấn đề có thể nảy sinh nêncơ chế trao đổi thông tin chính thức bị lờ đi hoàn toàn.Cấu trúc của tổ chức và nhu cầu thông tinNhu cầu thông tin của các thành viên trong một tổ chức rất khác nhau tùythuộc vào vai trò của cá nhân đó, cấp bậc và nhiệm vụ của họ. Nhu cầu thôngtin của bất kỳ tổ chức nào đều bị ảnh hưởng bởi nhiệm vụ của tổ chức đó, sảnphẩm và dịch vụ mà nó cung cấp, các yếu tố khác như tuổi đời của tổ chức,qui mô và địa điểm. Tất cả các tổ chức đều có một nhu cầu thông tin giốngnhau, đó là thông tin môi trường mà nó đang hoạt động: nhận thức về các xuhướng công nghệ, xã hội và kinh tế đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu vànhững yếu tố này có thể ảnh hưởng thế nào đến sự tồn vong của tổ chức đó.Một tài liệu xuất bản năm 1979 của Mintzberg cho rằng tất cả các tổ chức,bất kể nhiệm vụ của chúng là gì, đều có thể được qui định bởi 5 yếu tố cơ cấusau đây, và nhu cầu thông tin có thể phụ thuộc vào vị trí của mỗi cá nhântrong các bộ phận khác nhau. - Cấp chiến lược – cấp quản lý ca ...