Hệ thống thông tin kế toán - Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin

Mục tiêu của chương: Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ. Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu.Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hệ thống thông tin kế toán - Chương 4 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán1Mục tiêu của chương• Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ• Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu• Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống• Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu• Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thốngTình huống: Quá trình thu tiền bán chịu• KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả n ợ của cty. NVBH nh ận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phi ếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. NVBH chuyển phiếu thu và ti ền cho th ủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán Pthu. Th ủ qu ỹ nh ận ti ền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nh ận. Sau đó chuy ển 1 phiếu thu cho kế toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào s ổ qu ỹ và lưu theo số thứ tự• Kế toán Pthu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuy ển đến. L ưu l ại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ th ủ quỹ, k ế toán ki ểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình qu ản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn ch ưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp v ụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đ ơn. Đ ịnh kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuy ển cho k ế toán tổng hợp.• Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuy ển ti ền Vấn đề đặt ra• Những ai tham gia vào quá trình trên• Các chứng từ luân chuyển như thế nào• Phần mềm xử lý ra sao• Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên• ……. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD)• DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin• DFD có nhiều cấp • DFD khái quát (cấp 0) • DFD cấp 1 • DFD cấp 2 • …. SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU• Các kí hiệu: – Có 4 kí hiệu biễu diễn Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu Đối tượng bên Lưu trữ dữ liệu ngoài hệ thống (điểm đầu, kết thúc) SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU• Phân cấp DFD – Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp – Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …) – Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn – Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU• Phân cấp DFDĐiểm đầu Điểm đầu 2.0 A C A 1.0 Lưu trữ Hệ thống D 3.0 B Điểm cuối B Điểm cuối Cấp 0 Cấp 1 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU• Phân cấp DFD Lưu trữ D I 1.2 D E A 3.1.1 1.1 3.1 G J H I F 1.3 3.1.2 1.4 3.2 C H D B Cấp 2 Cấp 3 DFD cấp 0 (khái quát)• Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống.• Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động• Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu)  Có vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống DFD cấp 0 (khái quát) Nộp tiền NH Thanh toán Khách hàng Hệ thống thu tiền bán chịu ...