HIẾN CHƯƠNG DỰ ÁN

Kết quả của tiến trình khởi sự là xây dựng được Hiến chương dự án. Tài liệu này là sự ủng hộ chính thức để dự án được bắt đầu và cho phép nhà quản trị sử dụng các nguồn lực cho dự án. Đây là một mốc thời gian quan trọng vì hiến chương là tài liệu chính thức đầu tiên về dự án, và tất cả các công việc trong giai đoạn Khởi sự dự án cuối cùng cũng được đền đáp. Tùy theo từng tổ chức mà các cá nhân ký hiến chương dự án khác...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
HIẾN CHƯƠNG DỰ ÁN HIẾN CHƯƠNG DỰ ÁNKết quả của tiến trình khởi sự là xây dựng được Hiến chương dự án. Tài liệu này là sự ủng hộ chính thứcđể dự án được bắt đầu và cho phép nhà quản trị sử dụng các nguồn lực cho dự án. Đây là một mốc thờigian quan trọng vì hiến chương là tài liệu chính thức đầu tiên về dự án, và tất cả các công việc trong giaiđoạn Khởi sự dự án cuối cùng cũng được đền đáp.Tùy theo từng tổ chức mà các cá nhân ký hiến chương dự án khác nhau. Thông thường đây là một lãnhđạo cấp cao của tổ chức. Người ký hiến chương cũng có thể là người bảo trợ hoặc không. Nhiều tổ chứccó các tiêu chuNn khuuôn mẫu khác nhau cho hiến chương dự án cũng như các thông tin được trình bàytrong đó. Song nhìn chung, hiến chương thường bao gồm các bộ phận cơ bản sau:Tên dự ánNhận diện cơ hội, đe doạ:Lý do mà dự án ra đời, phần này sẽ giải thích tầm quan trọng của dự án đối với tổ chức. Thông thườngphần nhận diện cơ hội đe dọa thường đi kèm với một tài liệu giải thích chi tiết về tình huống kinh doanh(business case). Đây la một tài liệu chính thức trình bày các phần đánh giá dự án liên quan đến phần đánhgiá về tính hữu ích và khả thi của dự án, kết quả của quá trình lựa chọn dự án .Một phân tích tình huống kinh doanh thường là một tài liệu độc lập được xây dựng ở mức khái quát caovới nhiều vòng tương tác trong tiến trình thực hiện dự án. Các chi tiết của tài liệu này có thể được bổ sungtại nhiều thời điểm khác nhau trong tiến trình hoạch định dự án. N hiều tổ chức có các khuôn mẫu cho tàiliệu này. Một bản tóm tắt về phân tích tình huống kinh doanh được trình bày trong hiến chương có thểgồm mức ước lượng chi phí khái quát về nguyên liệu, thiết bị, nhân sự, các lợi ích (doanh thu, sự hài lòngcủa khách hàng), thời gian hoàn vốn.Mục tiêu của dự án: Mục đích của dự án, dự án sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành một số những mục đích nào. Hiến chươngdự án trình bày rõ các mục đích mục tiêu khái quát của dự án. Hiến chương chính là tài liệu truyền thôngđầu tiên để giải thích về nội dung chung của dự án. Hiến chương cần có phần phát biểu rõ ràng về kết quảcuối cùng mà dự án tạo ra và cách thức đo lường thành công. Các mục đích và mục tiêu cần phải rõ ràng vàđược phát biểu sao cho kết quả được đo lường trên các mục tiêu này. Ví dụ thay vì nói “ Lắp đặt hệ thốnglấy dữ liệu khách hàng nhanh chóng” thì một mục tiêu có thể được phát biểu như sau “ lắp đặt hệ thống cóthể lấy dữ liệu khách hàng trong thời gian trung bình là 5 giây”. N goài ra mục tiêu còn phải cụ thể, mangtính thực tiễn, có thể đạt được và gắn với mốc thời gian hòan thành (SMART).Mô tả khái quát về kết quả cuối cùng:Sản phNm, dịch vụ hay tiến trình hay kế hoạch nào cần phải được hoàn thành cho khách hàng của dự án.Mô tả dự án liệt kê các đặc điểm cơ bản của sản phNm hay dịch vụ mà dự án tạo ra cũng như các côngviệc cần thiết để tạo ra sản phNm đó. Mô tả trong hiến chương thông thường ở mức độ khái quát cao và sẽđược bổ sung thêm chi tiết khi dự án chuyển sang giai đoạn xây dựng báo cáo phạm vi. Phần mô tả khôngnên quá sơ sài mà phải cung cấp đủ chi tiết để làm nền tảng cho tiến trình hoạch định phạm vi.Khách hàng của dự án: N hóm đối tượng sẽ tiếp nhận kết quả cuối cùng từ tự ánYêu cầu của khách hàng: bao gồm các yêu cầu chức năng, yêu cầu kinh doanh và yêu cầu kỹ thuật và cácđặc tính cụ thể hay các chức năng của sản phNm cuối cùngNhu cầu của khách hàng: vấn đề của khách hàng mà sản phNm của dự án cần phải giải quyếtCác nhóm hữu quan 1Nhân sự Hiến chương dự án xác định chính thực nhà quản trị dự án và mức độ quyền hạn. Chi tiết hóa quyềnhạn của nhà quản trị bằng văn bản ngay từ sớm sẽ giúp ngăn ngừa được các hiểu nhầm hoặc các vấn đề phátsinh về sau. Các vấn đề quyền hạn của PM bao gồm các lĩnh vực quản lý nhân sự và ngân sách trong cácvấn đề như: PM có quyền hạn tuyển dụng và sa thải đối với các thành viên nhóm hay không? o Pm có ảnh hưởng gì đến việc đánh giá lương thưởng, thành tích của các thành viên nhóm hay o không? PM có được cho phép để chi tiêu ngân sách dự án ? o N ếu không cần có người bảo trợ và các nhà lãnh đạo cấp cao thì giới hạn số tiền được chi tiêu o là bao nhiêu ?N goài ra hiến chương dự án có thể liệt kê tất cả các thành viên nhóm đã biết . Thông thường các thànhviên nhóm không được liệt kê theo tên mà sẽ liệt kê theo loại nguồn lực với các chức danh công việc . Thời hạn hoàn thành: thời hạn đặt ra để hoàn tất sản phNm cuối cùng của dự án, lý do thiết đặt thờihạn này Giới hạn về nhân sự: Giới hạn về thời gian mà mối thành viên có thể dành cho dự án, các lý do củasự sắp xếp này Giới hạn về ngân sách: N gân sách tối đa dành cho dự án Các ràng buộc khác về mặt tổ chức Các giả định (Assumptions): Là các thông tin mà người lập dự ...