HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001: 2000 TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

ISO 9001:2000 bắt buộc tổ chức phải có một hệ thống quản lý chất lượng được lập thành văn bản. Tuy nhiên, số lượng các văn bản bắt buộc phải xây dựng đã được cắt giảm đáng kể so với yêu cầu trong phiên bản 1994. Các tài liệu bắt buộc này phải tồn tại, nhưng không phụ thuộc vào loại hình và quy mô tổ chức cũng như đặc thù sản phẩm dịch vụ, bao gồm:
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I. HỆ THỐNG TÀI LIỆU THEO TCVN ISO 9001:2000 1.1 Cấu trúc của hệ thống tài liệu theo TCVN ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 bắt buộc tổ chức phải có một hệ thống quản lý chất lượng được lập thành văn bản. Tuy nhiên, số lượng các văn bản bắt buộc phải xây dựng đã được cắt giảm đáng kể so với yêu cầu trong phiên bản 1994. Các tài liệu bắt buộc này phải tồn tại, nhưng không phụ thuộc vào loại hình và quy mô tổ chức cũng như đặc thù sản phẩm dịch vụ, bao gồm: a) Sổ tay chất lượng; b) Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng; c) Các thủ tục bằng văn bản quy định cách thức: - Kiểm soát tài liệu; - Kiểm soát hồ sơ ; - Đánh giá nội bộ; - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp; - Hành động khắc phục; - Hành động phòng ngừa. Việc tồn tại các tài liệu khác trong hệ thống là hoàn toàn do tổ chức quyết định căn cứ vào nhu cầu hoạch định, vận hành và kiểm soát một cách hiệu lực các quá trình. Nhìn chung, mức độ văn bản hoá hệ thống quản lý chất lượng của mỗi tổ chức tuỳ thuộc vào: a) Quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động; b) Sự phức tạp và tương tác giữa các quá trình; c) Năng lực của cán bộ nhân viên thực hiện; d) Các đặc điểm đặc thù khác của tổ chức. Tiêu chuẩn cũng cho phép tổ chức linh hoạt lựa chọn cách thức xây dựng hệ thống tài liệu để hỗ trợ cho việc thực hiện HTQLCL của mình. Tài liệu có thể dưới dạng một biểu đồ tiến trình, sơ đồ quá trình, các bước tuần tự được kiểm soát bằng máy tính, danh mục kiểm tra, biểu đồ và hình ảnh hay đoạn phim... Tài liệu có thể là bản cứng hoặc các file dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống máy tính, mạng intranet hay dựa trên cơ sở của website. Thông thường một hệ thống tài liệu theo ISO 9001:2000 đ ược lập theo một cơ cấu hình tháp gồm 3 mức, bao gồm:  Mức 1: Sổ tay chất lượng - Chính sách, trách nhiệm quyền hạn, mô tả phương thức tiếp cận chung của tổ chức nhằm tuân thủ theo từng yêu cầu của HTQLCL.  Mức 2: Các thủ tục - Quy định cách thức thực hiện các quá trình tác nghiệp trong HTQLCL.  Mức 3: Các hướng dẫn - Các tài liệu tác nghiệp kỹ thuật chi tiết bao gồm các quy định kỹ thuật, tiêu chuẩn hay bản vẽ... Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2000 hồ sơ được xem như một dạng tài liệu đặc biệt được thiết lập với mục đích l ưu trữ các dữ liệu về việc HTQLCL vận hạnh và thực hiện và cung cấp các bằng chứng chứng tỏ sự phù hợp so với các yêu cầu. Các hồ sơ tối thiểu cần phải lưu giữ bao gồm: Phần Loại hồ sơ Xem xét của lãnh đạo. 5.6.1 6.2.2 (e) Giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm. 7.1 (d) Bằng chứng của việc các quá trình tạo thành sản phẩm/dịch vụ và sản phẩm/dịch vụ phù hợp với các yêu cầu. 7.2.2 Kết quả xem xét các yêu cầu của khách hàng liên quan đến sản phẩm/dịch vụ và các hành động nảy sinh từ việc xem xét. Đầu vào cho thiết kế và phát triển. 7.3.2 Kết quả xem xét thiết kế và phát triển và các hành động cần thiết. 7.3.4 Kết quả thẩm tra xác nhận thiết kế và các hành động cần thiết. 7.3.5 7.3.6 Kết quả xác nhận giá trị sử dụng thiết kế và phát triển và các hành động nảy sinh. Kết quả xem xét các thay đổi thiết kế và các hành động nảy sinh. 7.3.7 7.4.1 Kết quả đánh giá người cung ứng và các hành động nảy sinh từ kết quả đánh giá. 7.5.2 (d) Khi có yêu cầu chứng minh cho giá trị sử dụng của quá trình trong trường hợp không kiểm tra xác nhận được các kết quả đầu ra bằng các biện pháp giám sát hay đo lường tiếp theo. Nhận biết duy nhất sản phẩm khi truy xét nguồn gốc là yêu cầu bắt buộc 7.5.3 Tài sản của khách hàng bị mất mát, hư hỏng hay không phù hợp. 7.5.4 7.6 (a) Tiêu chuẩn được sử dụng để hiệu chuẩn hay kiểm định các thiết bị đo trong trường hợp không tồn tại chuẩn đo lường quốc gia hay quốc tế. 7.6 Hiệu lực của các kết quả trước đó trong trường hợp thiết bi đo được phát hiện là không phù hợp với yêu cầu. Kết quả hiệu chuẩn và kiểm định thiết bị đo. 7.6 Kết quả đánh giá nội bộ. 8.2.2 8.2.4 Bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm/dịch vụ với chuẩn mực chấp nhận và chỉ rõ cấp có thẩm quyền thông qua sản phẩm/dịch vụ. 8.3 Bản chất của sự không phù hợp trong sản phẩm/dịch vụ và các hành động tiếp theo, bao gồm cả các quyết định cho phép nhân nh ượng. 8.5.2 (e) Kết quả hành động khắc phục. 8.5.3 (d) Kết quả hành động phòng ngừa. 1. 2 Lợi ích của việc văn bản hoá hệ thống quản lý chất lượng Văn bản hoá hệ thống quản lý chất lượng có tác dụng: a) Quản lý tốt các điểm tương giao, các hoạt động cần phối hợp trong tổ chức; b) Đảm bảo sự nhất quán trong hành động và hiểu biết chung về các quá trình, nhiệm vụ, phương pháp làm việc; c) Xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn, tránh lạm dụng; d) Có cơ sở để kiểm tra, giám sát các hoạt động, tiến hành đánh giá; e) Cung cấp bằng chứng khách quan về việc hoạch định và thực hiện HTQLCL; Dễ dàng đào tạo cho các nhân viên và duy trì kết quả công việc khi có f) thay đổi về nhân sự. 1.3 Sổ tay chất lượng Theo yêu cầu tại Mục 4.2.2 của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tổ chức phải lập và duy trì sổ tay chất lượng. Sổ tay chất lượng phải bao gồm: a) phạm vi áp dụng của HTQLCL trong đó ...