Khai thác lợi ích của ERP

Triển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp (DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không ít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của ERP sau khi triển khai. Triển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp (DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Khai thác lợi ích của ERP Khai thác lợi ích của ERPVũ Thế CươngPcworldTriển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp(DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại khôngít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của ERPsau khi triển khai.Triển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp(DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không ítnỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của ERPsau khi triển khai.Gần đây, khi tư vấn cho một DN trong nước (DN này đã sử dụng ERP được 10 năm)nhằm làm giảm lượng hàng tồn kho trung bình khi sử dụng ERP, chúng tôi đã thực hiệnmột khảo sát và có những kết quả thú vị. Vòng quay hàng tồn kho của DN này kém vòngquay trung bình của DN cùng ngành trên thế giới đến 2,5 lần, kém DN cùng ngành tốtnhất trong khu vực 10 lần và trên thế giới gần 20 lần. Một điểm thú vị là DN cùng ngànhcó vòng quay hàng tồn kho hơn DN của chúng ta 20 lần cũng dùng hệ thống ERP củaOracle như DN này. Cũng qua thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các DN chưa có mụctiêu và kế hoạch để cải tiến quy trình quản lý (QL) sau khi triển khai ERP. Điều này đãvà đang khiến DN không khai thác được hết lợi ích của ERP.Qua nghiên cứu về QL và kinh nghiệm triển khai ERP tại Việt Nam và quốc tế, tôi chorằng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, DN cần phải từng bước nâng cấp, kiện toàn hệthống tổ chức và QL theo 4 bước (xem hình).QL hướng chức năngPhần lớn các quy trình quan trọng của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòngban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán...) bằng các thủ tụcgiấy tờ. Đây là giai đoạn mà các DN trước khi triển khai ERP cần phải có. Nhưng đángbuồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. NếuDN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP nhưng DNchỉ khai thác được những lợi ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ. Tuy nhiên việc tốiưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động củatoàn bộ hệ thống của DN. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phảiđảm bảo an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng chi phí lưu kho của DN.Trong giai đoạn này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sanghướng tổ chức và QL trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban(Management Through Functional Integration). Qua một thời gian sử dụng hệ thốngERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằngnếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đếncác phòng ban khác. Một ví dụ trong thực tế sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hiện saiquy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kếtoán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL liên kết cácphòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khai thác thêm được các lợi ích sau:• Giảm chi phí thông qua việc giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiềuphòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: Phê duyệt tự độngcác yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng, tự động kiểm tra hạn mức kinh phí vàtự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ...• Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạchbán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tiến tới chiếnlược Just in Time (JIM) - Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúngthời điểm cần thiết..Đây là giai đoạn DN triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình. QL hướng quy trình là kếtnối tầm nhìn, chiến lược của DN với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện để tạolập giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế thưởng phạt cho việcthực hiện quy trình.Trong giai đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời gian thực hiện quytrình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quảcạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty. Để vượt qua nhữngthách thức này ngoài hệ thống ERP, DN cần có thêm các công cụ tích hợp với nền tảngERP sẵn có như CRM (Customer Relationship Management - Hệ thống QL quan hệkhách hàng), ABM (Activity Based Management - Hệ thống xác định và đánh giá mứcđộ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong DN), và hệ thống BSC (Balance Score Card- Hệ thống chỉ số quân bình, là công cụ giúp DN xác định hiệu quả hoạt động dựa trên sựkết hợp các nhóm chỉ số: tài chính, quan hệ khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển trìnhđộ nhân sự), để từ đó cắt giảm các hoạt động không tạo ra giá trị và tập trung nguồn lựclàm tốt hơn các hoạt động mang lại giá trị.Trong giai đoạn này DN phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của m ...