Kỹ thuật trình bày văn bản chuẩn

1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bảna) Khổ giấyVăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đ ợc trình bày trên giấy khổA4 (210 mm x 297 mm).Các loại văn bản nh giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển có thể đ ợc trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trêngiấy mẫu in sẵn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ thuật trình bày văn bản chuẩnkỹ thuật trình bày1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bảna) Khổ giấyVăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đ ợc trình bày trên giấy khổA4 (210 mm x 297 mm).Các loại văn bản nh giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển có thể đ ợc trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trêngiấy mẫu in sẵn.b) Kiểu trình bàyVăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đ ợc trình bày theo chiềudài của trang giấy khổ A4 (định h ớng bản in theo chiều dài).Tr ờng hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nh ng không đ ợc làm thành cácphụ lục riêng thì văn bản có thể đ ợc trình bày theo chiều rộng của trang giấy(định h ớng bản in theo chiều rộng).c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)- Trang mặt tr ớc:Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;Lề d ới: cách mép d ới từ 20-25 mm;Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.- Trang mặt sau:Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;Lề dưới: cách mép d ới từ 20-25 mm;Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bảnVị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 đ ợcthực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tnày (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một tranggiấy khổ A5 đ ợc áp dụng t ơng tự theo Sơ đồ trên.Các thành phần thể thức văn bản đ ợc trình bày nh sau:a) Quốc hiệuQuốc hiệu đ ợc trình bày tại ô số 1.Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” đ ợc trình bày bằng chữin hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.Dòng chữ d ới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” đ ợc trình bày bằng chữ in th ờng,cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ đ ợc viếthoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía d ới có đ ờng kẻ ngang, nét liền,có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bảnTên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đ ợc trình bày tại ô số 2.Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp đ ợc trình bày bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đ ợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữtừ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía d ới có đ ờng kẻ ngang, nét liền, có độdài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.c) Số, ký hiệu của văn bảnSố, ký hiệu của văn bản đ ợc trình bày tại ô số 3.Từ “số” đ ợc trình bày bằng chữ in th ờng, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệuvăn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bảncó dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP.d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bảnĐịa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản đ ợc trình bày tại ô số 4, bằngchữ in th ờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấuphẩy.Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bảnTên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại đ ợc trình bàytại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trìnhvà các loại văn bản khác) đ ợc đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ inhoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản đ ợcđặt canh giữa, ngay d ới tên loại văn bản, bằng chữ in th ờng, cỡ chữ 14, kiểuchữ đứng, đậm; bên d ới trích yếu có đ ờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằngtừ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.Trích yếu nội dung công văn đ ợc trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (vềviệc) bằng chữ in th ờng, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.e) Nội dung văn bảnNội dung văn bản đ ợc trình bày tại ô số 6.Phần nội dung (bản văn) đ ợc trình bày bằng chữ in th ờng, cỡ chữ từ 13 đến14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 defaulttab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảngcách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòngđơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căncứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấuchấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.Tr ờng hợp nội dung văn bản đ ợc bố cục theo phần, ch ơng, mục, điều, khoản,điểm thì trình bày nh sau:- Phần, ch ơng: từ “phần”, “ch ơng” và số thứ tự của phần, ch ơng đ ợc trình bàytrên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,đậm. Số thứ tự của phần, ch ơng dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần,ch ơng đ ợc đặt ngay d ới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, đậm;- Mục: từ “mục” và số thứ tự của mục đ ợc trình bày trên một dòng ri ...