Luận văn Quản lý công văn - văn bản

Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại – nơi mà con người đang dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến đến tin học hóa trong tất cả các lĩnh vực để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Luận văn Quản lý công văn - văn bảnuyenlongthien.cntt@gmail.com Lời nói đầu Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quantrọng trong tất cả các lĩnh vực, có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thướcđo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại – nơi mà con người đang dầnthoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến đến tin h ọc hóa trong t ấtcả các lĩnh vực để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Trong bất kỳ lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùngquan trọng, trong đó có công tác quản lý văn bản. Chính vì l ẽ đó, ngay khi đ ượchọc môn phân tích và thiết kế hệ thống thong tin, nhận thức được vai trò quantrọng của việc tin học hóa trong công tác quản lý, nhóm chúng tôi đã b ắt tay vàothực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế h ệ thống thong tin qu ản lý văn b ản” v ớihy vọng nếu đề tài thành công và có thể đưa vào ứng dụng sẽ có th ể giúp chocông tác quản lý văn bản của các cơ quan, xí nghiệp đơn gi ản h ơn, nhanh chónghơn, hiệu quả hơn, thay thế cho cách quản lý truyền thống bằng hồ sơ, sổ sách. Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơnTS. Phạm Quanh Trình- Giảng viên môn PT và TKHTTT đã nhi ệt tình giúp đ ớchúng tôi trong suốt quá trình thực hiện. Đồng thời chúng tôi cũng mu ốn g ửi l ờicảm ơn tới thầy Nguyễn Văn Hiền – trưởng phòng hành chính t ổng h ợp tr ườngĐH SP Hà Nội I , thầy Lâm Hồng Mạnh - chuyên viên của phòng HC đã giúpchúng tôi trong quá trình tìm hiểu về hệ thống. Do thời gian thực hiện và kiến thức còn h ạn ch ế nên đ ề tài không th ểtránh khỏi những thiếu sót, rất mong các thầy cô và các b ạn đóng góp ý ki ến đ ểchúng tôi hoàn thiện hơn.uyenlongthien.cntt@gmail.com I. Tổng quan về đề tài I.1 Lý do chọn đề tài Đối với xã hội, quản lý là một hoạt động liên quan đến n ền kinh t ế góp phần xây dựng một xã hội tốt đẹp. Đối với các xí nghiệp, cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của bất cứ tổ chức nào vì nó đảm bảo thông tin dưới d ạng văn b ản được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp th ời và chính xác. Trước đây, công tác quản lý văn bản, công văn được thực hiện th ủ công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Việc làm th ủ công này đã g ặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt trong việc tìm kiếm, s ắp xếp. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào tất cả các lĩnh v ực của công nghệ thông tin, các xí nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng quản lý văn bản với các sản phẩm phần mềm ưu việt. Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản, chúng tôi nhận th ấy trường ĐHSP Hà Nội I là một trong những đơn vị sớm coi trọng và đầu tư chouyenlongthien.cntt@gmail.com công tác văn thư lưu trữ, tin học hóa công tác này. G ần đây nhà tr ường đã mạnh dạn đưa vào sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công vi ệc với mục đích khắc phục được những hạn chế của phương pháp quản lý thủ công. Chính vì lẽ đó chúng tôi chọn trường ĐHSP Hà Nội I là đơn vị khảo sát phục vụ cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thông tin “Quản lý văn bản”. I.2 Phương pháp thực hiện đề tài: Để thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc – bao gồm các hoạt đ ộng kh ảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, kiểm thử chất lượng… các hoạt động có th ể th ực hiện song song với nhau. Đặc biệt là hoạt động khảo sát, chúng tôi ti ến hành nhiều lần , song song với các hoạt động khác nhằm có nh ững thông tin chính xác nhất về hệ thống. Cụ thể: Chúng tôi đã tiến hành 3 lần khảo sát. Lần 1- Tìm hiểu về hệ thống hiện tại, các thức làm việc của hệ thống phục vụ cho giai đo ạn kh ảo sát sơ bộ. Ở lần khảo sát thứ 2- sau khi tìm hiểu thêm các tài liệu tham chiếu, chúng tôi tiến hành đánh giá về hệ thống hiện tại( phát hiện các ưu - nhược điểm). Trong quá trình phân tích hệ thống, chúng tôi tiến hành song song với việc khảo sát lần 3 để một lần nữa thấy rõ h ơn v ề h ệ th ống hiện tại, phân tích về hệ thống này để phục vụ cho giai đoạn thiết kế. Công tác phân tích được thực hiện song song với các bài giảng về phần phân tích, ngay sau mỗi bài học, chúng tôi lại tiến hành phân tích: Về chức năng, về dữ liệu… và được thực hiện song song cùng khảo sátuyenlongthien.cntt@gmail.com Do thời gian hạn chế nên chúng tôi chỉ dừng lại ở công tác thiết kế, chưa thể đưa hệ thống vào kiểm thử. II. Khảo sát hệ thống II.1 Cơ cấu tổ chức của trường ĐHSP Hà Nội I: Trường ĐHSP Hà Nội I là một ngôi trường có truyền thống lịch sử lâu đời. trường được thành lập ngày 11 tháng 10 năm 1951,đây là ngôi trường đầu ngành trong hệ thống của các trường sư ph ạm, là trung tâm lớn về đào tạo giáo viên và nghiên cứu khoa h ọc, là nơi tạo ra nhi ều nhân tài, nhà khoa học cho đất nước. Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường ĐHSP Hà Nội I:Sơ đồ tổ chứcuyenlongthien.cntt@gmail.com- Phòng Tổ chức- Nhà xuất bản ĐHSP- Toán - Tin- Viện nghiên cứu SưCánbộ - Trung tâm Đào tạo từ- Công nghệphạm- Phòng Đào tạoxa thông tin- Các Trung tâm nghiên- Phòng Sau đại- Trung tâm Thông tin- Vật lýcứu chuyên ngànhhọc thư viện- Hóa học- LABO công nghệ dạy- Phòng Hành chính- Trung tâm Nghiên cứu- Sinh họchọcTổng hợpTiểu sử- Sư phạm kỹ- Phòng Kế hoạch-- Trung tâm Nội trú sinhthuậtTài chínhviên ...