Lý thuyết quản lý dự án

Trước khi nói tới quản lý dự án và tại sao phải quản lý dự án, chúng ta cần phải hiểu thế nào là dự án. Nhiều chuyên gia và tổ chức đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về dự án. đây Ởc hỉ trích hai định nghĩa được sử dụng phổ biến nhất do Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh (BSI) và Viện Quản lý dự án Mỹ (PMI) đưa ra. Theo Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh, “một dự án là là một tập hợp các hoạt động được liên kết và tổ chức chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lý thuyết quản lý dự án 1.2.1. DỰ án là gì? Trước khi nói tới quản lý dự án và tại sao phải quản lý dự án, chúng ta cần phải hiểu thế nào là dự án. Nhiều chuyên gia và tổ chức đã đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau về dự án. Ở đây chỉ trích hai định nghĩa được sử dụng phổ biến nhất do Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh (BSI) và Viện Quản lý dự án Mỹ (PMI) đưa ra. Theo Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh, “một dự án là là một tập hợp các hoạt động được liên kết và tổ chức chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, nhằm đạt được những mục đích cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả hoạt động” (BS 6079 ‘Guide to Project Management’ 2000). Định nghĩa này nhấn mạnh ba (British Standards Institution, 2002) yếu tố của một dự án: (1) thời điểm bắt đầu và kết thúc, (2) mục đích cụ thể của dự án và (3) những điều kiện ràng buộc dự án- còn gọi là các tham số của một dự án. Viện quản lý dự án Mỹ (PMI) định nghĩa “dự án là một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất” (PMBOK 2004). Từ định nghĩa này có thể thấy hai điểm nhấn. Thứ nhất, dự án chỉ là “tạm thời” tức là nó không kéo dài mãi. Thứ hai, kết quả của dự án phải là duy nhất. Định nghĩa này thể hiện mong đợi từ một dự án. Theo đó một dự án nên được hoàn thành trong thời gian xác định và tạo ra sản phẩm mong đợi có giá trị khác biệt so với các dự án khác. Gọi là mong đợi do trên thực tế, dự án còn gặp rất nhiều cản trở trong quá trình thực hiện vì vậy không phải lúc nào mục tiêu đề ra ban đầu cũng được thỏa mãn hoàn toàn. Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản nhất, dự án là tập hợp các công việc được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí và chất lượng kết quả. 1.2.2. Các tính chất của một dự án Các hoạt động dự án khác với các nghiệp vụ lặp lại thông thường của các doanh nghiệp, tổ chức. Điều này thể hiện rõ ở các tính chất cơ bản sau của một dự án: Dự án có tính duy nhất: Bản chất của một dự án là duy nhất. Các hoạt động lặp đi lặp lại không phải là dự án. Đây cũng là đặc tính cơ bản phân biệt hoạt động dự án với các nghiệp vụ thường xuyên của một doanh nghiệp hay tổ chức. Dự án thường hướng tới một sự thay đổi để cải thiện hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, tổ chức. Ví dụ dự án phát triển một sản phẩm mới thêm vào các dòng sản phẩm hiện tại của doanh nghiệp, dự án xây dựng thêm cơ sở vật chất, lắp đặt hệ thống mạng thông tin hỗ trợ hoạt động của tổ chức… Dự án có mục đích rõ ràng: Tất cả các dự án thành công đều phải có kết quả được xác định rõ ràng như một tòa nhà làm việc, một hệ thống mạng cơ quan, một thiết kế mới cho sản phẩm... Một dự án có thể gồm nhiều hợp phần (giai đoạn) khác nhau. Tập hợp kết quả của các hợp phần tạo thành kết quả chung của dự án. Dự án có thời gian tồn tại hữu hạn: Một dự án có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao, đưa vào khai thác, sử dụng, tổ dự án giải tán. Dự án bị giới hạn bởi các nguồn lực hạn chế: Thông thường ngay từ ban đầu dự án đã được phân bổ các nguồn lực về kinh phí, lao động, các thiết bị… để thực hiện nhằm đạt được mục đích đã đề ra. Dự án mang tính rủi ro: Tính chất này một phần liên quan tới tính duy nhất của dự án, tức là dự án chưa có tiền lệ. Một phần khác do các nguồn lực được phân bổ từ đầu, trong khi đó điều kiện môi trường hoạt động của dự án thay đổi theo thời gian. 1.2.1. Quản lý dự án là gì? Theo định nghĩa của Viện Quản lý dự án Mỹ, quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để đạt được các mục tiêu đề ra (PMBOK 2004). Do dự án luôn có mục tiêu rõ ràng và bị giới hạn bởi ràng buộc nên việc quản lý dự án phải nhìn chung phải hướng tới ba tiêu chuẩn: - Dự án hoàn thành đúng thời gian - Dự án hoàn thành với các nguồn lực được phân bổ - Dự án đạt được các yêu cầu về chất lượng kết quả Những tiêu chuẩn này, còn gọi là các tham số của QUảN LÝ Dự ÁN, hình thành nên tam giác quản lý dự án trong hình 1.1. Thứ tự ưu tiên của các tiêu chuẩn có thể khác nhau trong các dự án khác nhau. Ví dụ dự án nghiên cứu sản phẩm mới cạnh tranh đòi hỏi thời gian hoàn thành gấp rút và thiết kế riêng biệt trong khi chi phí có thể lớn. Trong khi đó dự án xây dựng tòa nhà chung cư lại đặt yêu cầu về chất lượng và sự an toàn lên trên nhất. Việc quản lý dự án phải đảm bảo cân đối được các tiêu chuẩn/ tham số của dự án một cách có hiệu quả nhất. Từ đó có thể nói bản chất của quản lý dự án là quá trình khai thác, cân đối một cách hiệu quả nhất các tham số của một dự án để đạt được kết quả tổng thể tối ưu. 1.2.6. Nhóm quy trình Khởi sư (Initiation) Nhóm quy trình Khởi sự gồm những quy trình được thực hiện để xác định và thông qua dự án. Cụ thể, các thông tin về dự án như quy mô ban đầu, các nguồn tài chính ban đầu, những chủ thể liên quan trực tiếp và gián tiếp tới dự án sẽ được làm rõ. Nếu dự án chưa có giám đốc, thì trong giai đoạn này, giám đốc dự án cũng sẽ được bổ nhiệm. Tất cả các thông tin này được tập hợp trong Bản điều lệ dự án và Danh sách các chủ thể liên quan đến dự án. Khi Bản điều lệ được thông qua thì dự án chính thức được cấp phép. Đối với những dự án lớn và phức tạp, gồm nhiều giai đoạn, nhóm quy trình Khởi sự được tiến hành ở mỗi giai đoạn của dự án chứ không chỉ ở thời điểm ban đầu khi bắt đầu dự án. Việc lặp lại nhóm quy trình Khởi sự ở mỗi giai đoạn sẽ giúp cho dự án không bị chệch khỏi mục tiêu ban đầu. Nhóm quy trình Lập kế hoạch bao gồm những quy trình nhằm xác định quy mô của dự án, sàng lọc lại các mục tiêu dự án, lựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt tới các mục tiêu ấy. Đầu vào của nhóm quy trình Lập kế hoạch gồm tôn chỉ, điều lệ dự án, các yêu cầu và kỳ vọng của các chủ thể liên quan, các yếu tố môi trường doanh nghiệp. Đầu ra của nhóm quy trình Lập kế hoạch là Bản kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu dự án hướng dẫn việc thực thi dự án. Trong Bản kế hoạch và các tài liệu này sẽ chỉ rõ các ...