MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 3)

Tham khảo tài liệu mba trong tầm tay - quản lí dự án (phần 3), kinh doanh - tiếp thị, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 3) MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 3) Bình minh của thế kỷ 21 chính là sự thay đổi rộng khắp của nền kinh tếtoàn cầu. Khả năng nhanh chóng thích nghi được với sự thay đổi và quan trọnghơn, lèo lái sự thay đổi đó, đã trở thành yếu tố sống còn cho các công ty xuyênsuốt nền kinh tế. Chương này mô tả cách thức làm thế nào để nguyên tắc quản lýdự án phát triển và trở thành năng lực chiến lược trong các công ty ở mọi quy môkhi tất cả chúng ta thích nghi với tốc độ thay đổi ngày càng nhanh chóng. Nộidung của nó được tách ra thành hai phần: Phần thứ nhất cung cấp một cái nhìntổng thể về nguyên tắc quản lý dự án; Phần thư hai minh họa tại sao quản lý dựán là một tiềm năng chiến lược và các công ty đang làm gì để tận dụng các côngcụ kỹ thuật quản lý dự án. THÀNH CÔNG CỦA DỰ ÁN: BỘ BA RÀNG BUỘC Các chức năng của quản lý dự án cho phép nhận được sự đồng thuận vềnhững gì sẽ được thực hiện và xây dựng, về chi phí hay giá thành sản phẩm, vàthời gian khi nào thì sản phẩm được giao đến tay khách hàng. Trong biệt ngữ vềquản lý dự án, chúng ta gọi sự cân đối giữa chi phí-thời gian-chất lượng là bộ baràng buộc. Ba tham biến đó xác định các mục tiêu tổng thể của dự án, vì vậy bấtcứ một dự án nào được thực hiện đạt được các tiêu chí “đúng thời gian, đủ ngânsách với chất lượng cao” sẽ được xem là sự thành công. Tuy nhiên, có những khókhăn tồn tại trong mối liên hệ giữa các yếu tố đó và những yếu tố khác. Từ “cânđối” đặt ra một sự thách đố: Chất lượng một sản phẩm mà chúng ta phát triển phụthuộc vào thời gian và ngân sách mà chúng ta sẵn sàng bỏ ra. Khi mối quan hệ cânbằng giữa ba yếu tố bị tác động thì một sự thay đổi đối với yếu tố này sẽ ảnhhưởng đến các yếu tố còn lại. Đạt được sự cân đối giữa chi phí, chất lượng và thờigian nằm ngoài sự kiểm soát của riêng người quản lý dự án. Tất cả các bên thamgia, đặc biệt là những người liên quan đến chọn lựa dự án, sẽ ảnh hưởng đến cáclựa chọn và sự dung hòa hình thành nên quan hệ của bộ ba ràng buộc. NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẢI LÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO Nguyên tắc của quản lý dự án có thể khiến chúng ta lầm đường lạc lối. Vớitất các các phương pháp được cấu trúc và các báo cáo đặc thù, nó có thể tạo ra chobạn một ảo tưởng rằng nếu một người học các nguyên tắc thì chắc chắn ông ta sẽdẫn dắt thành công một dự án. Các dự án thông thường có rất nhiều sự xáo trộn,chúng không thể hoàn toàn tuân theo những quy định từ bộ tài liệu đã được chuẩnbị sẵn. Các phương pháp và cơ chế cho quản lý dự án là rất cần thiết nhưng chúngvẫn chưa đủ. Thiết lập một nhóm dự án để xây dựng một thứ gì đó từ con số không yêucầu các kỹ năng lãnh đạo và tính cách. Những nhà quản lý dự án hiệu quả làngười có khả năng: · Chuyển tải tầm nhìn: Các dự án bắt đầu với các vấn đề và kết thúc bằng những sản phẩm. Họ bắt đầu với các ý tưởng không rõ ràng, và kết quả là các các dịch vụ hay sản phẩm hữu hình. Việc dẫn dắt tất cả các bên tham gia trên con đường của dự án đòi hỏi năng lực truyền đạt về mục tiêu và con đường thực hiện để đạt được thành công của sự án đó. · Động viên và truyền cảm hứng cho nhóm: Mỗi dự án – từ buổi đầu tiên cho đến lúc kết thúc - đều thu được những ích lợi từ nhóm làm việc với một động cơ thúc đẩy. · Xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau trong nhóm: Một thành tố cơ bản cho một nhóm làm việc với hiệu suất cao là sự tin tưởng, cho phép các thành viên trong nhóm dựa vào các thành viên khác trong các vấn đề về hỗ trợ cũng như sự phê bình nhau một cách thích đáng. Người quản lý dự án xây dựng một tinh thần giao tiếp cởi mở và thật lòng, nhằm đẩy mạnh hơn nữa sự tin tưởng và các mối quan hệ tốt đẹp. · Tạo ảnh hưởng đến các bên tham gia bên ngoài nhóm dự án: Các khách hàng, các nhà cung cấp, các dự án khác, và các nhà quản lý cấp cao khác đều đóng góp vào dự án nhưng không trực tiếp báo cáo cho người quản lý dự án. Đạt được sự cộng tác ngoài thẩm quyền chính thức cũng là một điều cần thiết đối với các nhà quản lý dự án. · Cụ thể hóa những điều trừu tượng: Việc chuyển một khái niệm thành hiện thực đòi hỏi khả năng sàng lọc và diễn đạt thông qua các giả định và tổng quát hóa để thực hiện các hành động mang tính định hướng theo kết quả. · Thể hiện sự kiên trì bền bỉ và lòng quyết tâm: Không phải tất cả các dự án đều khó khăn, nhưng chỉ có một số ít là dễ. Chúng chứa đựng đầy các vấn đề không mong đợi, đòi hỏi một nhà lãnh đạo không dễ dàng từ bỏ. · Quản lý và giải quyết xung đột: Xung đột là bản chất tự nhiên của sự thay đổi. Khi con người đấu tranh để tạo ra sản phẩm mới hay các quy trình mới, nhóm dự án không nên trốn chạy các xung đột, mà là phải cùng giải quyết xung đột để đ ...