Nghệ thuật quản lý từ xa

Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao.Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại không bị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc, là một điều không hề đơn giản.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghệ thuật quản lý từ xaNghệ thuật quản lý từ xaLà lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làmviệc chăm chỉ, đúng giờ và hiệu quả cao.Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên, nhất là khi họ lại khôngbị bó buộc và nhất thiết phải có mặt tại văn phòng làm việc, làmột điều không hề đơn giản.Hãy bắt đầu bằng việc phác thảo các chính sách cho các hoạtđộng từ xa.Hãy đặt ra các chính sách tập trung vào đội ngũ nhân viên làmviệc trong môi trường này, theo đó cần có các quy định cụ thể vềhoạt động đào tạo, các quy tắc truyền văn bản (file), gửi thư điệntử (email) và sàng lọc thông tin.Ví dụ như, các nhân viên lưu động của bạn có lưu giữ các dữ liệucạnh tranh của công ty trên máy tính của họ? Việc sao lưu dữ liệuđược thực hiện như thế nào? Bạn có quyền tiếp cận vào lúc mànhân viên của bạn rời máy tính không? Liệu có thoả thuận nàobằng văn bản chỉ định rõ các quyền của công ty được tiếp cậnlaptop hay thiết bị cầm tay khác của nhân viên làm việc từ xa?Có một điều rất quan trọng, đó là bạn cần phải có biện pháp hữuhiệu để giám sát mọi hoạt động kể trên.Hãy xem xét lại khả năng công nghệ của bạn. Nếu bạn vẫn chưasử dụng các máy chủ có độ tin cậy và có cấu hình thích hợp,chẳng hạn như Microsoft Windows Small Business Server 2003,để đảm bảo các giao tiếp mạng nhanh chóng nhất, việc tìm kiếmvà giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên lưu động sẽ trở nênkhó khăn hơn rất nhiều.Dưới đây là 7 nguyên tắc giúp bạn duy trì các mối quan tâm, bảovệ các lợi ích kinh doanh của công ty, đồng thời giúp động viênđội ngũ nhân viên lưu động làm việc hiệu quả nhất:Đổi mới phong cách quản lý. Các nhà quản lý thường thiếu sự tincậy hoặc không mấy hài lòng với các nhân viên làm việc từ xanhững người thường rất dễ bị bỏ qua và không được thông tinmột cách đầy đủ. Phong cách giám sát và mệnh lệnh như vậy giờđây không còn thích hợp với các nhân viên làm việc từ xa vốn rấtnăng động.Có một giải pháp được nêu ra, đó là hãy yêu cầu mọi nhân viêntrong công ty đều có một khoảng thời gian làm việc từ xa, kể cảbạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc làm này giúp nhanh chóngthay đổi thái độ của bạn ra sao.Hãy đặt mọi người trong cùng một khung chính sách. Hãy đảmbảo và tạo cho đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đều có cùngnhận thức và cách làm đáp ứng những mục tiêu kinh doanh củacông ty. Các giải pháp công nghệ ngày nay sẽ giúp bạn thực hiệnviệc này trở nên dễ dàng hơn.Ví dụ, phần mềm Microsoft Share Point Services có thể được sửdụng để xây dựng một trang web bảo mật dùng riêng cho cácnhân viên và nhà quản lý. Khi cần đối chiếu hoặc chia sẻ cácthông báo, những vấn đề cần quan tâm... mỗi thành viên có thểtruy cập từ bất cứ địa điểm nào để tìm kiếm thông tin, tìm hiểuquy trình và đánh giá tiến độ, lịch trình cùng các mục tiêu.Giới hạn quyền tiếp cận thông tin. Theo ông Harprit Singh, CEOcủa Intellicomm (Hãng dịch vụ viễn thông toàn cầu có trụ sở tạiPhiladelphia, Mỹ), quyền tiếp cận cần được thiết kế từ bối cảnhthực tế của công ty.Thường xuyên giữ mối liên lạc. Việc giao tiếp và theo sát cácnhân viên lưu động đòi hỏi ở bạn (nhà quản lý) một nỗ lực đặcbiệt. Đối với các nhân viên làm việc tại công sở, họ có thể trựctiếp nhìn vào mặt sếp và biết được bầu không khí trong công ty.Còn đối với các nhân viên làm việc từ xa, việc trông cậy vào cácemail, tin nhắn hay văn bản sẽ không thể giúp họ nhiều về vấn đềnày. Do vậy, bạn cần thường xuyên trò chuyện qua điện thoại vớicác nhân viên lưu động. Hãy mang lại cho các nhân viên nàynhững thông tin cập nhập định kỳ để duy trì mối quan hệ với cácnhân viên khác trong công ty.Tạo ra sự phối hợp giữa quản lý nhân sự (HR) với quản lý côngnghệ thông tin (IT). Chuyện gì xảy ra khi một nhân viên làm việctừ xa gọi điện báo ốm? Bạn có tin chuyện đó không? Và làm thếnào để các nhân viên này được hưởng tất cả các trợ cấp haynhững chương trình đào tạo?Có một cách thức để giải quyết vấn đề này đó là hãy yêu cầu cósự phối hợp hiệu quả giữa nhà quản lý nhân sự với nhà quản lýcông nghệ thông tin. Họ cần đưa ra các giải pháp, chính sách đãđược thống nhất thông qua trao đổi, thảo luận để tạo điều kiệnthuận lợi nhất cho công việc của các nhân viên lưu động.Luôn kết nối công nghệ. Một trong những thách thức thực sự đốivới việc quản lý đội ngũ nhân viên làm việc từ xa đó là khả năngkết nối với các thiết bị mà những nhân viên này sử dụng. Bạnthường xuyên cập nhập thông tin đến các nhân viên này ra sao?Bạn tích hợp các thiết bị công nghệ cầm tay cá nhân của họ nhưđiện thoại di động, mạng LAN, website cá nhân với các firewallcủa công ty ra sao? Thế còn về những giao tiếp nội bộ thì nhưthế nào?Theo một cách thức tự nhiên, khi đội ngũ nhân viên làm việc từxa tăng lên, những đòi hỏi về quản lý theo đó cũng tăng theo.Chủ tịch Doug Young của hãng Live Cargo, thành lập vào năm2003, đã áp dụng nhiều dạng công cụ trực tuyến theo yêu cầucủa khách hàng để kết nối hiệu quả giữa công ty và các nhânviên ở mọi nơi, mọi lúc.Các phần mềm này được thiết kế để truyền tải file dữ liệu, chẳnghạn như đính kèm file gửi qua email, thực hiện lưu trữ từ xa vàtăng cường năng lực cộng tác, qua đó đảm bảo dữ liệu của cácnhân viên luôn được đưa vào hệ thống dữ liệu chung của côngty.Các giải pháp của LiveCargo đồng nghĩa với việc bạn sẽ khôngphải tải (download) hàng chục bản copy các file dữ liệu từ đĩacứng của các nhân viên, thay vào đó tất cả đã được lưu trữ tạimột nguồn duy nhất.Đánh giá hiệu suất chứ không phải hoạt động. Bạn cần có chínhsách đánh giá chuẩn xác nhất hiệu quả công việc của các nhânviên làm việc từ xa, chứ không phải là họ chăm chỉ ra sao, chấphành đúng giớ giấc làm việc như thế nào... ...