Những điều cần biết khi viết 1 lá thư điện tử

Thư điện tử (Email) không còn xa lạ gì với chúng ta bởi sự hữu dụng và nhanh chóng, tiện lợi củanó về mặt thông tin liên lạc. Viết một bức thư điện tử dễ hiểu là công việc của người viết chứkhông phải của người nhận. Nhưng thỉnh thoảng người nhận phải mất thời gian dài và rất khókhăn để hiểu được bức thư.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những điều cần biết khi viết 1 lá thư điện tử Những điều cần biết khi viết một lá thư điện tửThưđiệntử(Email)khôngcònxalạgìvớichúngtabởisựhữudụngvànhanhchóng,tiệnlợicủanóvềmặtthôngtinliênlạc.Viếtmộtbứcthưđiệntửdễhiểulàcôngviệccủangườiviếtchứkhôngphảicủangườinhận.Nhưngthỉnhthoảngngườinhậnphảimấtthờigiandàivàrấtkhókhănđểhiểuđượcbứcthư.Dướiđâylànhữngđiềubạncầnbiếtđểviếtmộtbứcemail:1.Subject,Cc:vàBcc:Subject(tiêuđề)chongườinhậnbiếtbứcthưcủabạnnóivềcáigìtrướckhihọđọcthư.NógiúpchongườinhậncóthểsắpxếpđượcEmail(theotừngloại).BaogiờSubjectcũngphảimangýchínhcủabứcthư.TránhviếtnhữngSubjectkhôngcónghĩa,hoặcmơhồvìnhưvậykhôngcóthôngtinnào.Ngoàira,nếubạngửiđimộtbứcthưvớiSubjectnàođókhingườinhậnđọcvànhấnvàonútReply,thìnósẽđượctựđộngthêmvàobứcthưtrảlời(vớitừRenghĩalàVề).Vàbạnđượcnhậnlạichínhtiêuđềcủamình.Nếubạnlàngườigửinhiềuthưthìbạncóthểnhớđượcnộidungbứcthưmàmìnhđãgửikhông?HaicáihộpnữalàCc:(CarbonCopy)vàBcc:(Blindcarbondcopy).BấtcứmộtđịachỉEmailnàobạngõvàoCc:đềunhậnđượcmộtbảnsaocủabứcthư,vàngườinhậntronghộpTo:sẽthấyđịachỉCc:màbạnđãchobảnsao.CònvớiBccthìkhôngnhưvậyngườinhậntrongTo:sẽkhôngbiếtlàbứcthưnàycònđượcsaogửichoBcc.2.Chỉsửdụngfileđínhkèmkhicầnthiết.Emailcóthểcóhaidạngkhácnhau:InlineplaintextAttachmentInlinetextlànhữngvănbảnbìnhthườngmàbạnviếttrongthư.Mộtattachmentlàmộtfiletrongmáytínhcủabạn(vídụnhưmộtfiletàiliệu.Dochaybứcảnh.Gif)màbạnđínhkèmhaythêmvàobứcEmail.KhimộtngườinàođónhậnđượcmộtbứcEmailvớivănbảnbìnhthường(Inlinetext),họcóthểđọcnótrựctiếp.Khihọnhậnđượcmộtfileđínhkèm(attachment)họbuộcphảimởfileđínhkèmbằngchươngtrìnhthíchhợp(vídụnhưWordhayPaintshop).Córấtnhiềuvấnđềvớifileđínhkèm:a.Ngườinhậnkhôngcóchươngtrìnhthíchhợpđểmởfileđínhkèm.b.FileđínhkèmcóthểmangtheoVirus(!!)c.MộtsốfileđínhkèmcókíchthướclớncóthểphảimấtrấtnhiềuthờigianDownload.Nhiềungườikhônghềthíchnhậnfileđínhkèm.Thườngthườngtốthơnlànêngửiinlinetext.Chỉgửifileđínhkèmkhikhôngthểgửithôngtinbằnginlinetextđượcvàbạnphảichắcchắnngườinhậnđồngý.3.Dùngvănbản(Plaintext)thaychoHTML(vănbảnsiêuliênkết).Vănbảnbìnhthườngtrôngnhưlàchữđánhmáy(nếuởFontCourierNew.Courier).NhữngchươngtrìnhđọcEmailchophépđổicácFontnàythànhVNITimeshoặc.Vntime.GửithưbằngHTMLcóthểlàmộtýkiếntồi,vìmộtsốtrìnhđọcEmailkhônghiểuđượcvàchorằngtoànbộbứcthưđólàmộtFileđínhkèm.Dovậykhingườinhậnkhôngthểđọcđượcthưnếukhôngmởfileđínhkèm.NếubạnmuốnbứcthưcủamìnhtrởnêndễchịuhãydùngPlaintext.4.Mộtdòngkhôngnênquádài.MộtchươngtrìnhđọcEmailnàođócóthểkhôngxửlýmộtdòngvănbảntheocùngmộtcáchvớichươngtrìnhcủabạn.Vàdođómộtdòngvănbảnkhingườinhậnđọcsẽkhônggiốngnhưbạnviết.Vậyđâulàgiảipháp?Hãyviếttừngdòngngắnthôi.Tốtnhấtlà64kítựhoặcngắnhơn(kểcảdấutrống).Ðiềuđócónghĩalàsaukhigõđợc64kítựthìbạnnênnhấnEnter.Và,giữanhữngdòngvớinhau,bạnnêncáchkhoảngbằngmộtlầnenternữavìkhiđọctrênmáytính,nếuviếtdínhliềnthìrấtkhóđọc.5.Ðừnglahét?(YELL!)Ðừngviếttấtcảmọithứbằngchữviếthoa.Nóichungthậtlàkhônglịchsự(đặcbiệtlàtrongTiếngAnh)khiviếtquánhiềuchữviếthoa.Trướchết,vănbảnviếtbằngchữhoathậtlàkhóđọc.Bạncũngchưabaogiờthấymộtcuốnsáchnàotoànlàchữhoađúngkhông?Toànbộbứcthưmàđượcviếtbằngchữhoagọilàlahét(YELLING)(Vìngườiđọchiểulàngườigửicầnnóitonhữngchỗviếthoa).Tạisaolạikhóđọcchữviếthoa?Hãynhìnvàonhữngtừsauđây:1.ENGLISH(chữviếthoa)2.English(chữđầuviếthoavàchữviếtthường)Chữthứnhấtkhôngcókiểudáng,nóchỉlàmộthìnhchữnhậtđơnđiệubạnthấykhông?cònchữthứhaicómộtkiếudángđẹp.Khichúngtađọcđặcbiệtlàkhiđọcnhanh,chúngtađọckiểudángcủatoànbộtừ.Chúngtakhôngđọctừngkítựmột.KiểudángcủatừENGLISHtrônggiốngnhưSPANISH.NhưngkiểudángcủaEnglishthìkhácvớiSpanish.ÐốivớiSubjectthỉnhthoảngcóthểsửdụngchữhoa.Nhưngnếubạnmuốnlàmnổibậtmộttừnàođóquantrọngđừngsửdụngchữhoa.Hãysửdụngdấuhoathịnhưthếnày*.6.Hãycẩnthậnvớinhữngchữviếttắt.Viếttắtlàmộtcáchtốtđểtiếtkiệmthờigianvàcôngsứcnếunhưcảhaingười(gửivànhận)đềuhiểu.Nhưngnếungườinhậnkhônghiểu,bạnđãkhôngthànhcôngtronggiaotiếp.Vìvậynênhạnchếviếttắttrongcácláthưđiệntử,đặcbiệtlàvớinhữngthưquantrọng.7.HãykýtêntrongEmailcủabạnViếttênmìnhdướibứcthưlàmộtđiềutốtvàlàhànhđộngbiểuhiệnlịchsự.Bạncóthểghithêmcácthôngtinkhácnữanhưđịachỉ,sốđiệnthoại...Bạncóthểtạomộtkhuônmẫuchữkýmàbạnsẽthêmvàocuốibứcthư.MộtsốdịchvụEmailcóthểcókhảnăngtựthêmchữkýcủabạnvàocuốithưnhưYahoo,Gmail,Outlook.Hyvọngvớinhữnglờikhuyênnàybạncóthểthànhcônghơnvớinhữngbứcthưđiệntửcủamình.(Soạn theo Tin Học và Đời Sống). ...