Những nguyên tắc nên biết khi gửi thiệp mời cho khách

Là người làm sự kiện, hẳn chúng ta đều hiểu tầm quan trọng của khách mời trong bất cứ event nào. Một sự kiện diễn ra đều nhắm đến đối tượng là khách mời, vì thế sự có mặt của họ, thái độ hài lòng và cảm nhận tốt đẹp của họ về sự kiện chính là tiêu chí mà chúng ta hướng đến. Trong tất cả những hoạt động xung quanh khách mời, lời mời là quan trọng hàng đầu và việc để lại ấn tượng tốt đẹp hay phản cảm cho họ cũng bắt nguồn từ đây. Một...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những nguyên tắc nên biết khi gửi thiệp mời cho khách Những nguyên tắc nên biết khi gửi thiệp mời cho khách Là người làm sự kiện, hẳn chúng ta đều hiểu tầm quan trọng của khách mời trong bất cứ event nào. Một sự kiện diễn ra đều nhắm đến đối tượng là khách mời, vì thế sự có mặt của họ, thái độ hài lòng và cảm nhận tốt đẹp của họ về sự kiện chính là tiêu chí mà chúng ta hướng đến. Trong tất cả những hoạt động xung quanh khách mời, lời mời là quan trọng hàng đầu và việc để lại ấn tượng tốt đẹp hay phản cảm cho họ cũng bắt nguồn từ đây. Một số nguyên tắc về lời mời trong sự kiện dành cho khách. Về thư mời Thư mời hoặc thiệp mời dự buổi tiệc nhất định phải đưa sớm, thời gian lý tưởng là một tuần và tối thiểu là hai ngày, mời người đến dự tiệc trong thời gian quá gấp là không lịch sự, điều này rất dễ gây cho khách hàng cảm giác mình chỉ được mời để bổ sung vào chỗ khiếm khuyết mà người mời trước không thể đến. Trên thư mời cần ghi rõ thời gian, địa điểm (khi cần thiết có thể trưng cầu ý kiến của khách mời, sau đó mới phát thư mời), giới thiệu sơ lược về lý do mở tiệc, phạm vi khái quát nguời tham dự tiệc v.v… Nếu như muốn mời người thân của khách hàng đến cùng nhất định phải nói rõ. Nhiều khách mời muốn đi cùng vợ con hoặc bạn bè, nếu chúng ta không nói rõ sẽ khiến khách ngần ngại. Và nên nói rõ khách nên dắt theo bao nhiêu người. Ngôn từ của thiếp mời cần phải khẩn khoản nhưng không quá mãnh liệt. Điều này thể hiện thiện chí của chúng ta rất mong muốn sự có mặt của họ và tầm quan trọng của họ đối với chúng ta chứ không phải là trông đợi họ tham gia để mưu cầu lợi ích nào đó. Về sắp xếp vị trí khách mời Thứ tự sắp xếp người tham dự tiệc trong hoạt động tiệc mời luôn luôn phản ánh sự đối xử nồng hậu của “chủ nhà” đối với khách hàng, sự sắp xếp thứ tự khách hàng không thoả đáng sẽ dẫn đến sự phiền phức. Khi gửi thiệp, cần lưu ý các yếu tố như thời gian gửi, những yêu cầu đối với khách,... Trong một số sự kiện quan trọng, cần có các lưu ý mời xác nhận khách mời có thể tham dự hay không và qua đó “chủ nhà” mới có thể có thời gian sắp xếp chỗ ngồi. Thông thường, khi muốn nhận được trả lời thì phía tổ chức đều in trên góc thiếp mời chữ R? S? V? P, đây là từ viết tắt (xin trả lời) của tiếng Pháp Re’Pondezsil-vons Ptait, nhận được thiệp mời như vậy, khách sẽ hiểu và nhanh chóng trả lời. Trong trường hợp sợ khách không biết hoặc không để ý, có thể in một dòng chữ bằng tiếng Việt như 'Vui lòng phản hồi sau khi nhận được thiệp để BTC sắp xếp chu đáo hơn', hoặc các chữ như RegretsOnly, tức là nếu không thể tham dự tiệc cần nhanh chóng trả lời,...