Những phản hồi hiệu quả

Về cơ bản, ý kiến phản hồi là một tín hiệu tốt. Đối với những nhà quản lý, đó thực sự là một công cụ rất quan trọng để định hình thái độ và nuôi dưỡng kiến thức nhằm tạo ra một kết quả công việc tốt hơn. Đối với cấp trên, báo cáo trực tiếp, đó là một cơ hội để phát triển nghề nghiệp và thăng tiến.Vậy thì tại sao vấn đề này lại quá gây tranh cãi? Hầu hết các nhà quản lý cho rằng họ không thích đưa ra ý kiến phản hồi và nghĩ rằng...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những phản hồi hiệu quả Những phản hồi hiệu quảVề cơ bản, ý kiến phản hồi là một tín hiệu tốt. Đối với những nhà quản lý, đó thựcsự là một công cụ rất quan trọng để định hình thái độ và nuôi dưỡng kiến thứcnhằm tạo ra một kết quả công việc tốt hơn. Đối với cấp trên, báo cáo trực tiếp, đólà một cơ hội để phát triển nghề nghiệp và thăng tiến.Vậy thì tại sao vấn đề này lại quá gây tranh cãi? Hầu hết các nhà quản lý cho rằnghọ không thích đưa ra ý kiến phản hồi và nghĩ rằng nó là không thực sự hiệu quảnhư mong muốn. Những người thuộc phía nhận ý kiến phản hồi cho rằng họkhông nhận được những ý kiến phản hồi mà họ thực sự có thể sử dụng.Phải kể đến nhiều lý do cho sự rời rạc này. Trong bài viết có tựa đề “Academy ofManagement Executive” của tác giả Mark D. Cannon và Robert Witherspoon, thìnhững lý do đó là cảm xúc mãnh liệt từ hai phía, tâm điểm vào nhân vật hơn là vàohành vi, và sự thiếu rõ ràng về điều cần phải thay đổi và tại sao chỉ có một vài yếutố có thể ảnh hưởng lớn đến quá trình đưa ra ý kiến phản hồi. Một nhà quản lý cóthể làm gì để cải thiện ý kiến phản hồi?Tập trung vào kết quả kinh doanhKết quả kinh doanh nên là điểm xuất phát đầu tiên để đưa ra ý kiến phản hồi: Bạncần phát triển nhân tài, đẩy mạnh bán hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ. Khi ýkiến phản hồi được định hình như một phương tiện để đạt đến một đích kinhdoanh cụ thể, nó trở thành một cơ hội để giải quyết vấn đề hơn là để phê bình.Cơ hội này không chỉ nhằm phục vụ các nhà quản lý. Khi ý kiến phản hồi đượctập trung vào sự phát triển của nhân viên, “thì nó tỏ ra khá hữu dụng”, theoCannon, giáo sư về nghiên cứu môn học lãnh đạo và tổ chức tại Đại họcVanderbilt, Nashville. Ý kiến phản hồi trở thành một món quà đối với ai đó đangđầu tư vào sự nghiệp của người đón nhận.Hãy đưa ra ý kiến phản hồi một cách thường xuyênÝ kiến phản hồi có hiệu quả tốt nhất khi đó là một quá trình liên tục hơn là mộtquá trình xã giao một hoặc hai lần một năm. Thực tế, các chuyên gia cho rằng sựđánh giá hiệu quả công việc hàng năm là thời điểm tồi tệ nhất để làm cho mộtnhân viên bị ngạc nhiên khi nhận được ý kiến phản hồi không tích cực. Bạn cũngsẽ rất bối rối và cả nhân viên cũng vậy. Với nhịp tim tăng dần và luồng dồi dàochất adrenalin (chất kích thích tim đập nhanh), phản ứng tự nhiên là chiến đấuhoặc tháo chạy, khi đó không cần phải đắn đo xem liệu một quá trình đưa ra ý kiếnphản hồi có cần thiết.Hãy tập đưa ra ý kiến phản hồi thường xuyên, sớm biến nó trở thành một thóiquen. Hãy khen ngợi ngay lập tức khi hiệu quả công việc tốt. Còn khi ý kiến phảnhồi là không tích cực, thì hãy nói với nhân viên đó trong vòng 24 giờ.Nếu bạn đã quản lý những người báo cáo trực tiếp cho bạn trong một thời gian,bạn chắc hẳn đã rút ra những kết luận về họ. Điều đó là tốt, nhưng đừng để nhữngkết luận đó làm bạn sai lầm trong quá trình đưa ra ý kiến phản hồi, theo Cannon vàWitherspoon. Chẳng hạn, hãy nói câu tương tự như Anh làm việc chẳng chuyênnghiệp chút nào cả là cách nói mang đến tai hoạ. Một sự công kích không bìnhthường sẽ không cung cấp thêm thông tin và không đưa ra một ý tưởng hấp dẫnnào để thay đổi.Trước một quá trình đưa ra ý kiến phản hồi, hãy tìm kiếm dữ liệu chi tiết mà cóthể hoặc không thể hỗ trợ kết luận của bạn. Mục đích của bạn là thu thập bằngchứng cho phép bạn mô tả những điều sau:Hành vi cụ thể. Hãy rành mạch về điều mà người đó làm hoặc không làm, màkhông xem xét mục đích của cô ấy. Nên tránh những câu bắt đầu “Cô luôn…”hoặc “Cô không bao giờ…”Ảnh hưởng của hành vi đó. Hãy nói người đó rằng hành vi của cô ấy ảnh hưởngđến bạn, toàn nhóm, hoặc công việc kinh doanh ra sao.Những điều mà bạn muốn người đó làm một cách khác biệt. Nhân viên của bạnkhông thể đọc được ý nghĩ của bạn. Hãy nói dứt khoát những gì cần phải thay đổi.Đừng cho rằng bạn là người đúngThậm chí sau khi bạn đã thu thập được dữ liệu, bạn có thể không hình dung rađược một bức tranh hoàn hảo. Người khác không thể hiểu được hành vi cá nhânnày khi bạn thực hiện. Hơn nữa, nhân viên đó sẽ có cách hiểu riêng của mình.“Ý kiến phản hồi khó chịu hiếm khi làm cho sự thật trở nên đúng đắn”, theo ý kiếncủa Witherspoon, một nhà đào tạo cao cấp đồng thời là Chủ tịch của công tyPerformance & Leadership Development Ltd có trụ sở tại Washington, D.C. “Đóchỉ về những quan điểm, cảm xúc và giá trị trái ngược. Những người biết điềucũng vẫn bất đồng về tất cả những điều này.Tiếp cận quá trình đưa ra ý kiến phản hồi với một mục tiêu là nắm được một bứctranh toàn diện và chính xác về tình hình hiện tại. Như thể là bạn muốn nhân viêncủa mình lắng nghe một cách tự nguyện để rồi bị ảnh hưởng bởi những gì mà anhta nghe được, bạn cần phải tự nguyện bị ảnh hưởng bởi những điều mà bạn ngheđược.Hãy đặt câu hỏiĐể làm cho cuộc nói chuyện mang tính học hỏi giữa bạn và nhân viên của bạn,hãy đặt câu hỏi để hiểu rõ suy nghĩ của cô ấy hơn:Cô thấy tình hình thế nào?Trong thời gi ...