Quy định quản lý hồ sơ

Văn bản Quy định quản lý hồ sơ quy định cụ thể công tác lập, kiểm soát, lưu trữ hồ sơ của công ty để đảm bảo các hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng và thuận tiện trong khai thác sử dụng. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quy định quản lý hồ sơ CÔNGTYCỔPHẦNABCD QUIĐỊNHQUẢNLÝHỒSƠ Mãtàiliệu:HC14 HàNội, Mã tài liệu: HC-14 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: Bảngtheodõisửađổihồsơ Ngàysửađổi Vịtrí Nộidungsửađổi Lầnsửa Ghichú Ngườibiênsoạn PhóbanISO Giámđốc________________________________________________________________________________________________Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toànbộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 2 / 8 Mã tài liệu: HC-14 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: Họvàtên Chữký I/MỤCĐÍCH Vănbảnnàyquyđịnhcụ thể côngtáclập,kiểmsoát,lưutrữ hồ sơ củacôngtyđể đảmbảocáchồsơdễnhậnbiết,rõràngvàthuậntiệntrongkhaithácsửdụng.II/PHẠMVI Khôngcó.III/ĐỊNHNGHĨA Hồsơ:tàiliệucôngbốcáckếtquảđạtđượchaycungcấpbằngchứngvềcáchoạt độngđượcthựchiệntạiCôngty.Vídụ:hồsơxửlýsựcốmáy…;hồsơtuyểndụng đợt1năm2006;hồ sơ tainạnlao động…,hồ sơ giảiquyết đơnthư củakhách hàng… Danhmụchồsơ:tậphợpcácloạihồsơdựkiếnlậptạicácban/phòng. Lậphồsơ:baogồmcácquátrìnhlậpdanhmục,mởhồsơ,thuthậpvănbản,tàiliệu cóliênquantrongquátrìnhtheodõi,giảiquyếtcôngviệccủacácban/phòng,kết thúchồsơ.IV/NỘIDUNG:1. Lậpdanhmụchồsơ: Hồ sơcủacácban/phòngphảiđượcphânloạivàlậpthànhDanhmụchồ sơ (biểu HC14BM01).Căncứ vàocáchồ sơ hiệncó,cácban/phòngtổ chứclậpDanh mụchồsơcôngviệccủađơnvịmình. Khicóhồ sơ mớiphátsinhtrongquátrìnhhoạtđộng,Trưởngđơnvị phâncôngcán bộcậpnhậtvàoDanhmụchồsơ.________________________________________________________________________________________________Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP ABCD do Ban ISO biên soạn và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toànbộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 3 / 8 Mã tài liệu: HC-14 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ HỒ SƠ Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: NếutrongthờigiancôngtáccóphátsinhhaythayđổinộidungtrongDanhmụchồ sơ,đơnvịcóthayđổiphảicậpnhậtkịpthời,ngườigiữdanhmụchồsơcũphảihuỷ antoàn,tránhsửdụngnhầmlẫn.2. Hệthốngnhậnbiếthồsơ Saukhikếtthúccôngviệc,hồ sơ trướckhiđưavàotậplưutrữ,ngườiđượcphân côngquảnlýhồsơphảicậpnhậtđầyđủvàodanhmụchồsơ,kiểmtracácdữ liệu trongtừnghồsơ;nếuthiếuphảibổsung,thừahoặckhôngcógiátrịthìloạibỏ. Hồsơtrongmỗibộphảiđượcsắpxếpsaochođảmbảorằng: +Theotuầntựthờigianthựchiệnvàcậpnhậtcôngviệchoặcmốiquanhệliên đớilẫnnhau. Vídụ:Nhậnhồsơthầu1/2005,tháng5/2005,tháng12/2005,…. +Cósựphânbiệtrõrànggiữacácbộhồsơbằngcáchđóngriêngtừngtậphoặc dùngnhãn/giấyngăncách. Mỗitậphồsơđượcsắpxếptheomộttrongnhữngcáchthứcsau: +Tậphợpcácvănbảncócùngtênloại(vídụ:Quyếtđịnh...) +Sắpxếptheochủđề:Cácloạivănbản,giấytờgồmnhiềutêngọi,nhiềutác giả…nhưngcónộidungvềmộtvấnđề,mộtsựviệc. +Sắpxếptheođơnvị giaodịch:Tấtcả văn ...