“Sếp” và những kỹ năng giao tiếp

Thật khôi hài khi rất nhiều nhà quản trị kinh doanh ngày nay tin rằng cấp dưới của họ rời bỏ công ty là do bất mãn về các khoản lương thưởng. Điều này không hẳn bao giờ cũng đúng. Và vấn đề nhiều khi xuất phát từ chính bản thân các “sếp”.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
“Sếp” và những kỹ năng giao tiếp “Sếp” và kỹ năng giao tiếp Thật khôi hài khi rất nhiều nhà quản trị kinh doanh ngày nay tin rằng cấp dưới của họ rời bỏ công ty là do bất mãn về các khoản lương thưởng. Điều này không hẳnbao giờ cũng đúng. Và vấn đề nhiều khi xuất phát từ chính bản thâncác “sếp”.Một cuộc nghiên cứu gần đây đối với 20.000 nhân viên tại nhiều công tytrên toàn thế giới do Trường quản lý Vanderbilt, Mỹ, tiến hành cho thấynguyên nhân khiến số một nhân viên quyết định chấm dứt hợp đồng là“Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn”. Nói cách khác, chính là vìnhững ông chủ tồi. Còn một trong những yếu tố quan trọng nhất làm nên“Hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn” là kỹ năng giao tiếp yếu kém.Các chuyên gia nhân sự cho rằng nguyên nhân có thể do nhiều nhà quảntrị doanh nghiệp ngày nay được “cất nhắc” dựa trên bản thành tích trongcông việc, trong khi lãnh đạo đã vô tình bỏ qua việc đánh giá về các kỹnăng giao tiếp của họ.Những kỹ năng giao tiếp không phải là bẩm sinh, mà cùng với thời gianvà nỗ lực cá nhân, chúng có thể được trau dồi và hình thành. Sau đây làtổng kết của các nhà nghiên cứu về kỹ năng này.7 kỹ năng giao tiếp cơ bảnHãy là một người lắng nghe tốt. Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên củabạn. “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sótgiao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải”, - MaureenDolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill , - cho biết.Trong số những điều Maureen nhấn mạnh tại các hội thảo quản lý là:“Hãy học cách lắng nghe tốt hơn”. Bà cũng dẫn chứng một câu truyệnvề ông sếp của bà trước đây, người luôn đặt tay dưới cằm và im lặngnghe mọi người xung quanh nói chuyện tại các cuộc họp bàn, hội thảo.Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính, hai mắtông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc họp để chợp mắt trong chốc lát.Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nói chuyệntrực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi cácnhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại. Nếubạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong mộttháng. Và bạn đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có việc khẩncấp. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạnnên nói chuyện về con đường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dungthế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyên tiếp cậnđể tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới. Việc này cóthể khá khó khăn. Bạn sẽ rất dễ quên những việc cần phải nói với một aiđó về điều họ cần biết liên quan tới công việc của họ, nhưng bạn cần nhớrằng: Công việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là ngườiduy nhất biết những điều mà mọi người chưa biết.Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bảnthân. Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyếtđịnh tốt hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợphơn). Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên của bạn sẽrơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyếtđịnh sai lầm của họ.Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạcnhiên bất ngờ. Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mớiphải giật mình trước những đánh giá của bạn về công việc họ làm. Họnên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của “sếp” rằng có mộtvài điều họ cần phải cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn.Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng vớicác nhân viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới.Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Vấn đề ởđây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả năngtrò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạn không thể nóichuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánhmất vị thế của một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo vàđáng tin cậy. Hãy học cách để làm được điều này, học cách để tròchuyện tự tin và truyền cảm hơn. Bạn cũng cần lưu ý tới những điềutương tự khi viết e-mail đồng gửi cho nhiều nhân viên.Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giao tiếpquan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cánhân. Các xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cánhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại. Khi vấn đềliên quan đến các cảm xúc, tình cảm..., thì e-mail chính là một phươngtiện giao tiếp kém hiệu quả nhất. Và e-mail cũng chưa bao giờ là cáchthức phù hợp để nói với ai đó rằng họ đang làm việc không hiệu quả.Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thânLiệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc của bạntrên cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi điều đó sẽ gia tănglòng trung thành của nhân viên, và giúp bạn trở thành một ông chủ tốthơn.Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Những côngty lớn - chẳng hạn như Microsoft, Apple,... - có các mẫu góp ý về côngviệc của “sếp” tại công sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳvà điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quyết định của nhânviên).Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quảđể đánh giá những vấn đề khác. Bạn cần không ngừng nỗ lực thu thậpcác phản hồi cá nhân như là một phần trong các cuộc trò chuyện với cácnhân viên của bạn.Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuyện trựctiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp củahọ về phong cách quản lý và giao tiếp của bạn. Với đôi chút hài hước vàtế nhị, bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên về mình.Và bạn hãy tỏ ra quan tâm một cách c ...