sổ tay PR – “in house” viết thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí là phương tiện chính mà qua đó bạn phổ biến được thông tin về công ty bạn. Những thay đổi, những dự án mới và những giải thưởng công ty bạn giành được đều là những đề tài mang tính tư liệu tốt cho các thông cáo báo chí.Các tổng biên tập và các nhà báo mà bạn đang muốn hướng tới phải sàng lọc rất nhiều thông cáo báo chí từ rất nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau gửi đến. Bạn muốn đảm bảo rằng thông cáo của bạn sẽ được đọc và không...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
sổ tay PR – “in house” viết thông cáo báo chí sổ tay PR – “in house” viết thông cáo báo chíNguồn: marketingvietnam.netThông cáo báo chí là phương tiện chính mà qua đó bạn phổ biến được thông tin vềcông ty bạn. Những thay đổi, những dự án mới và những giải thưởng công ty bạngiành được đều là những đề tài mang tính tư liệu tốt cho các thông cáo báo chí.Các tổng biên tập và các nhà báo mà bạn đang muốn hướng tới phải sàng lọc rất nhiềuthông cáo báo chí từ rất nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau gửi đến. Bạn muốn đảm bảorằng thông cáo của bạn sẽ được đọc và không bị ném vào sọt rác? Thông cáo báo chí củabạn nên được được viết và format càng chuyên nghiệp càng tốt. Dưới đây là một sốhướng dẫn cơ bản:Công ty bạn nên có một mẫu tiêu đề thư (letterhead) bao gồm những từ Thông cáo báochí (“News Release” hoặc “Press Release”) trên cùng. Tiêu đề thư này cũng nên bao gồmcả tên của người liên hệ chính của bạn, số điện thoại, số fax và địa chỉ e-mail.Câu mở đầu (“lead” sentence) nên đưa ra một góc nhìn mới để gây sự chú ý của ngườibiên tập. Lý tưởng nhất là nó nên chứa đựng tên công ty bạn và hành động xảy ra vàongày bạn gửi thông cáo hoặc một ngày xác định nào đó.Tránh cách nói văn hoa và lạm dụng quá nhiều tính từ - các tổng biên tập và các phóngviên khi đọc thông cáo của bạn không có thời gian hoặc để tâm tới việc tìm ra quan điểmcủa bạn nếu như quan điểm của bạn không được trình bày rõ ràng, và họ sẽ ít tin vàonhững thông tin được trình bày không rõ ràng. Để dành những quan điểm quan trọng đưavào trong những câu trích dẫn lời của người phát ngôn của công ty bạn.Hãy trích dẫn thật nhiều, vì những câu trích dẫn sẽ được các nhà báo lấy ra từ các thôngcáo báo chí. Lời trích dẫn của người phát ngôn của bạn chính là nơi để bạn đưa bất kỳthông tin nào mang tính quan điểm của công ty bạn hơn là đưa những thông tin thôngthường.Luôn chuẩn bị sẵn sàng để bảo vệ quan điểm của bạn và phải luôn nắm rõ các thông tinbạn đưa ra. Nếu có điều gì đó chưa chắc chắn thì tốt nhất là không nên đưa vào.Không được quên phần thông tin liên lạc để các tổng biên tập/nhà báo có thể gọi cho bạnnếu họ có thêm bất kỳ câu hỏi nào.Các nhà báo đánh giá cao việc bạn cung cấp thông tin cho họ. Họ cần bạn cũng nhiều nhưbạn cần họ. Nhưng nên nhớ: những quan hệ báo chí tốt luôn được xây dựng trên các mốiquan hệ và sự tin cậy. Nếu bạn gửi đi một thông cáo báo chí với những thông tin sai, bạnsẽ đánh mất sự tín nhiệm của người bạn muốn gửi thông điệp truyền thông và thông quahọ tới công chúng mục tiêu (target audience) của bạn.Nội dung chính của một thông cáo báo chíThông cáo báo chí là phương tiện cơ bản nhất để tiếp cận giới truyền thông. Thông tintrong thông cáo này được trình bày theo cách cho phép các nhà báo chỉ cần đọc lướt màvẫn nắm được thông tin quan trọng mang giá trị tin tức nhất.Thông cáo báo chí của bạn nên được viết theo giọng tin tức báo chí. Nếu như thông cáobáo chí chỉ là một bản thông báo đơn giản hay chỉ là một phần thông tin để gợi mởi ramột bài báo trong tương lai thì tốt nhất bạn nên viết theo một mẫu cơ bản gọi là hình thápngược. Mô hình này đơn giản có nghĩa là những thông tin quan trọng nhất và có khả năngtác động rộng rãi nhất được đặt vào phần mở đầu, và trong phần dẫn dắt câu chuyện,những thông tin ít tập trung, ít quan trọng hơn sẽ được đưa ra theo mức độ giảm dần.Các phóng viên cũng viết bài theo cách này để cho người đọc có thể nắm được nhữngthông tin quan trọng nhất ở ngay phần đầu và tiếp tục đọc nếu họ muốn biết nhiều thôngtin hơn. Cũng như vậy, lối viết này cũng cho phép những người biên tập dễ dàng hơntrong việc cắt ngắn những bài quá nhiều chữ. Họ đơn giản chỉ cần cắt bớt phần cuối củabài báo cho vừa với diện tích trang báo. Nếu bạn viết thông cáo theo cách này, bạn sẽgiúp cho các phóng viên quyết định thông tin nào là cần thiết để đưa vào bài báo.Nguyên tắc của năm chữ “W”. Bởi vì theo phương pháp hình tháp ngược này, đoạn đầutiên, được gọi là đoạn dẫn, là phần quan trọng nhất của bài báo. Mọi sinh viên báo chíđều được học bài vỡ lòng là đoạn mở đầu cần phải bao gồm 5 “W” (who, what, where,when và why (hoặc how). Những yếu tố thông tin cần thiết này phải được viết ở đoạn mởđầu một cách càng ngắn gọn càng tốt. Một đoạn mở đầu tốt không nên vượt quá 35 từ, vídụ:Công ty Xây dựng A. bắt đầu xây dựng toà nhà đa chức năng gồm khách sạn và khu vănphòng phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay C. tại Hà Nội. Với 35 từ, ví dụ trên đã chỉ ra được: Who: Công ty Xây dựng A. What: Xây dựng toà nhà đa chức năng Where: Tại Hà Nội When: bắt đầu Why: phục vụ nhu cầu đang gia tăng của sân bay C.Đoạn thứ hai trong thông cáo của bạn nên được trình bày kỹ lưỡng hơn, thường cung cấpthêm những thông tin như sau: Khu nhà, sẽ được gọi là Airport Plaza, gồm 115 phòng khách sạn ở những tầng trên và120.000 m2diện tích văn phòng và tầng hầm có diện tích gần 30.000 m2. Quá trình xâydựng đã được khởi công từ tháng Ba và sẽ kết thúc trong ...