Tại sao bạn cần phải có các hệ thống truyền thông liên lạc theo giao thức internet (IP)?

Các hệ thống truyền thông liên lạc IP có thể giúp phát triển doanh nghiệp bạn. Nhưng để thành công, bạn phải thiết kế hệ thống trước khi quyết định chuyển đổi sang hệ thống này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tại sao bạn cần phải có các hệ thống truyền thông liên lạc theo giao thức internet (IP)? Tại sao bạn cần phải có các hệ thống truyền thông liên lạc theo giao thức internet (IP)? Các hệ thống truyền thông liên lạc IP có thể giúp phát triển doanh nghiệpbạn. Nhưng để thành công, bạn phải thiết kế hệ thống trước khi quyết địnhchuyển đổi sang hệ thống này. Các hệ thống truyền thông liên lạc sử dụng giao thức internet (IP) ngày càngđược chú ý tới nhiều hơn. Truyền tải dữ liệu dạng hình ảnh và âm thanh trên các hệthống mạng dữ liệu hiện là công nghệ gây hứng thú và thu hút sự chú ý của nhiềungười do có khả năng đem lại cơ hội tiết kiệm đáng kể các chi phí khi sử dụng cácchức năng công nghệ mới này (ví dụ bạn có thể chỉ cần một máy điện thoại nhưng càiđặt hệ thống để khi có cuộc gọi đến sẽ có rất nhiều thiết bị khác rung chuông báo vàvới dịch vụ như vậy bạn sẽ không bị bỏ lỡ bất cứ cuộc gọi nào). Tuy nhiên, trước khi bạn chuyển đổi từ một hệ thống ‘điện thoại’ theo côngnghệ truyền thống sang sử dụng hệ thống công nghệ truyền thông liên lạc IP bạn cầnphải có thời gian cân nhắc kỹ lưỡng và xác định các yêu cầu cần thiết đối với hệ thốngtruyền thông liên lạc IP mà bạn định đầu tư. Ý tưởng cần phải được phác thảo rõ nétvà có lộ trình thực hiện để có thể ăn khớp ‘một cách chính xác’ với các mục tiêu kinhdoanh của doanh nghiệp. Nếu không xác định rõ lộ trình này, bạn có thể sẽ đi nhầmhướng và như vậy phí phạm tiền bạc và thời gian cho công nghệ này. Vậy thì bạn sẽ xác lập lộ trình cho doanh nghiệp của mình như thế nào? Dướiđây là 5 bước giúp bạn bắt tay xây dựng lộ trình và hoạch định kế hoạch riêng chocông ty mình. Bước 1: Nắm rõ và hiểu biết về sự khác biệt giữa các phương thức truyền thôngliên lạc với các công nghệ VoIP, điện thoại qua internet (IP Telephony), và giao tiếpqua internet (IP Communications.) VoIP là công nghệ giúp truyền tải các ‘cú điện thoại’ trên hệ thống mạngdữ liệu IP (mạng sử dụng giao thức internet) nhưng quy mô hệ thống mạng này có thể làmạng internet toàn cầu hoặc chỉ là hệ thống mạng IP nội bộ của cơ quan bạn. VoIPgiúp bạn giảm chi phí liên lạc do ‘các cú điện thoại’ được truyền tải trên hệ thốngmạng IP thay vì hệ thống mạng điện thoại của công ty. VoIP ngày càng được sử dụngnhiều cho các cuộc gọi đường dài, các dịch vụ điện thoại ở nhà và các khác hàng làdoanh nghiệp nhỏ. IP Telephony - điện thoại qua internet được xây dựng trên nền công nghệVoIP với một số tính năng khác ngoài tính năng gọi điện thoại đơn giản như hội thảo,chuyển đổi hay chuyển tiếp các cuộc gọi. Trước đây, các công ty chỉ có thể sử dụngcác dịch vụ như vậy chủ yếu thông qua các hệ thống điện thoại bằng đường dây riêng(Private Branch Exchange, viết tắt là PBX) với chi phí rất đắt và phức tạp. IP Communications tiến bộ hơn một hệ thống điện thoại thông thường do tăngthêm khả năng truyền thông và liên lạc. Một giải pháp thiết kế hệ thống truyền thôngliên lạc IP có thể bao gồm các yếu tố như gửi tin nhắn thống nhất (cho phép gửi thư,gọi điện, fax với cùng một giao diện chung duy nhất); liên hệ với trung tâm ứng dụngđược tích hợp với các ứng dụng khác, ví dụ Quản lý quan hệ khách hàng (CRM); và tổchức hội đàm tốt hơn (liên hệ bằng âm hanh và hình ảnh). Bằng cách hiểu rõ về sự khác biệt giữa các hệ thống trên, bạn có thể xác địnhtốt hơn nhu cầu về hệ thống liên lạc bằng điện thoại cho doanh nghiệp nhỏ của mìnhvà sau đó sẽ xác định những gì mình cần phải làm tiếp. Bước 2: Hiểu rõ nhu cầu của những người sử dụng ‘có thế lực’ của bạn. Trong một doanh nghiệp (ở bất cứ quy mô nào) bạn luôn có hai nhóm người sửdụng khác nhau (người sử dụng ở cấp ‘tiêu chuẩn’ và người sử dụng ‘có thế mạnh’).Những người sử dụng ở cấp tiêu chuẩn chỉ có các nhu cầu sử dụng dịch vụ điện thoạithông thường. Nhưng trong nhiều trường hợp, chỉ cần cho họ sử dụng thêm dịch vụquay số ‘bằng tín hiệu số’ hay ‘gửi thư bằng âm thanh’ là họ đã hài lòng. Nhưng nhóm người sử dụng ‘có thế mạnh’ lại có những yêu cầu cao hơn. Họ cóthể sẽ phải gọi điện trao đổi với khác hàng và đây có thể là công việc chính, chiếmphần lớn thời gian trong ngày làm việc của họ hoặc cũng có thể họ cần có những cuộchội đàm 3 bên qua điện thoại. Hoặc giả cũng có thể họ thường xuyên phải đi lại và dichuyển giữa văn phòng, sân bay và đến chỗ khách hàng và do đó có nhu cầu phải có 1số điện thoại mà mọi người có thể gọi đến cho họ bất kỳ ở đâu và vào lúc nào. Để xác định lộ trình để thiết kế hệ thống truyền thông liên lạc IP hiệu quả nhấtvà xác định rõ những ai thuộc nhóm người sử dụng ‘có thế mạnh’. Bạn nên hỏi kỹnhững người sử dụng thuộc nhóm ‘có thế mạnh’ về các nhu cầu của họ và mức độ, tầnxuất sử dụng các giải pháp công nghệ điện thoại cao (như đàm thoại ba bên chẳnghạn). Và khuyến khích họ suy nghĩ, đưa ra ý tưởng về các nhu cầu mà họ cần để các hệthống này giúp công việc của họ dễ dàng triển khai hơn. Sau khi đã hỏi kỹ lưỡng mọi người, bạn hãy lên một danh mục các tính năngmà từng người sử dụng yêu cầu và phân nhóm những yêu cầu này thành: nhóm sửdụng ‘tiêu chuẩn’ và nhóm sử dụng ‘có thế mạnh’. Việc khảo sát và xác định nhu cầunày sẽ giúp bạn thể hiện và phác thảo rõ các nhu cầu đối với việc thiết kế hệ thốngtruyền thông liên lạc IP của mình để có thể đáp ứng yêu cầu của tất cả người sử dụngdịch vụ trong công ty bạn. Bước 3: Phân biệt rõ ràng những ‘việc buộc phải làm’ và ‘những việc nên làmđể tạo điều kiện tốt hơn cho nhân viên.’ Bây giờ, sau khi đã có danh mục các nhu cầu bạn cần phải kiểm tra tính xácthực của chúng. Tại sao lại cần phải kiểm tra ‘độ tin cậy và tính xác thực của các nhucầu này’? Bởi vì những người sử dụng thuộc nhóm ‘có thế mạnh’ rất có thể sẽ đưa ranhững yêu cầu (nêu nhu cầu) mà theo họ nghĩ là ‘tuyệt hảo’ song thực chất lại khôngthực sự c ...