Thông tư số 07/2012/TT-BNV

THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Thông tư số 07/2012/TT-BNV BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM -------- Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 07/2012/TT-BNV Hà Nội, ngày 22 tháng 11 năm 2012 THÔNG TƯHƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUANCăn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,Chương 1. HƯỚNG DẪN CHUNGĐiều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng1. Thông tư này hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổchức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.2. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội -nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọichung là cơ quan, tổ chức).Điều 2. Giải thích từ ngữTrong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:1. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bảnmật) do cơ quan, tổ chức phát hành.2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng,văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.3. Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bảnnhư số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận vànhững thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trênmáy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.4. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn vềnhững mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyếtcông việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.5. Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý,tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ sơ có ít vănbản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thìđược chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.6. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập vàthời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.7. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư củacơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.8. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơnvị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình,chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơquan.Điều 3. Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tạiVăn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ nhữngloại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến khôngđược đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyểngiao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉcác mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sauđây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khinhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaysau khi văn bản được ký.3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật)được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nướcvà hướng dẫn tại Thông tư này.4. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức (sau đây gọichung là cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan.Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhânchủ trì giải quyết.b) Văn bả ...