Ủy quyền tạo thuận lợi (Delegating Made Easy)

Tham khảo tài liệu 'ủy quyền tạo thuận lợi (delegating made easy)', kỹ năng mềm, kỹ năng làm việc nhóm phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ủy quyền tạo thuận lợi (Delegating Made Easy) Ủy quyền tạo thuận lợi (Delegating Made Easy) Nếu bạn làm việc một mình, bạn có thể sẽ làm rất nhiều việc, có thể bạn sẽ gặp rất nhiều khó khan, lúc đó bạn rất cần sự giúp đỡ, hỗ trợ của người khác và điều đó có thể làm bạn xấu hổ. Một trong những cách phổ biến nhất để khắc phục hạn chế này là tìm hiểu cách cử người đại diện cho bạn để thực hiện một số công việc. Nếu bạn làm tốt việc này, bạn có thể xây dựng được một nhóm mạnh và tạo sự phát triển cho mọi thành viên. Đầu tiên, khi bạn ủy quyền cho nhiều người khác bạn có thể cảm thấy công việc phức tạp hơn so với yêu cầu của nó. Tuy nhiên, do sự ủy thác có hiệu quả, bạn có thể mở rộng số lượng công việc ra nhiều hơn so với số lượng công việc mà bạn mong muốn. Khi bạn sắp xếp trách nhiệm công việc (workload) để các thành viên của bạn làm việc trên các công việc có mức ưu tiên phù hợp cao nhất, và những người khác đang làm những trách nhiệm (assignments) đầy ý nghĩa (meaningful) và đầy thử thách (challenging), bạn sẽ có một công thức (recipe) để thành công. Hãy nhớ rằng, để sự ủy quyền có hiệu quả, hãy chọn những nhiệm vụ phù hợp, xác định đúng người để ủy quyền, và ủy quyền đúng cách! Khi nào cần ủy quyền (When to Delegate) ? Ủy quyền cho phép bạn thực hiện việc sử dụng tốt nhất của thời gian và kỹ năng của bạn, và nó sẽ giúp những người khác trong đội ngũ phát triển và phát triển để đạt được tiềm năng của họ trong tổ chức. Ủy quyền là tạo một win- win (tất cả đều thành công) cho tất cả thành viên tham gia, nhưng chỉ khi làm đúng. Giữ các tiêu chí (criteria) này trong tâm trí khi quyết định nếu một nhiệm vụ nên giao:  Các công việc nên cung cấp một cơ hội cho sự phát triển các kỹ năng của người khác.  Cân nhắc các nỗ lực để đào tạo thích đáng (properly train) người khác để chống lại các nhiệm vụ sẽ thường xuyên tái hiện (reoccur).  Uỷ thác một số nhiệm vụ quan trọng (critical) có thể gây sự liều lĩnh (jeopardize) cho sự thành công của dự án của bạn.  Nhiệm vụ quản lý, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất, và nhiệm vụ cụ thể được giao cho bạn, không nên ủy quyền. Ai có thể đại diện bạn (To Whom sould you delegate)? Một khi bạn đã quyết định một nhiệm vụ được ủy quyền, hãy suy nghĩ về những ứng viên có thể chấp nhận cho việc thực hiện nhiệm vụ. Những điều cần suy nghĩ bao gồm:  Điều gì kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và thái độ như thế với người đã có?  Họ cần đào tạo hoặc có thể cần sự trợ giúp gì?  Bạn có đủ thời gian và nguồn lực để cung cấp bất kỳ đợt đào tạo cần thiết không?  Phong cách làm việc, sở thích của cá nhân? Do họ làm tốt trên nhiệm vụ riêng của họ hoặc do họ yêu cầu hỗ trợ nhiều hơn. Động lực? Cách làm việc độc lập?  Họ muốn gì từ công việc của mình?  Thế nào là mục tiêu dài hạn của mình và quyền lợi, làm thế nào để sắp xếp (align) công việc với các sản phẩm được đề xuất?  Khối lượng công việc hiện tại của người này là gì? Liệu những người này có thời gian để làm việc nhiều hơn?  Bạn sẽ ủy thác công việc này đòi hỏi sự thay đổi lại lập trường (reshuffling) về trách nhiệm và dòng công việc khác? Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu vào đại biểu cho một ai đó, bạn có thể nhận thấy rằng người đó phải mất thời gian lâu hơn bạn làm để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này là bởi vì bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực này và người bạn đã giao cho là vẫn còn đang phải học tập. Hãy kiên nhẫn: Nếu bạn đã chọn đúng người để đại diện bạn, và được bạn tin cậy ủy thác một cách chính xác, bạn sẽ thấy rằng người đó nhanh chóng trở nên có thẩm quyền và đáng tin cậy. Ngoài ra, hãy cố gắng ủy quyền đến mức thấp nhất có thể được. Những người đang làm việc gần nhất cho công việc là tốt nhất, vì họ có kiến thức hầu hết các chi tiết của công việc hàng ngày. Điều này cũng làm tăng hiệu quả làm việc, và giúp phát triển con người. Nên ủy quyền như thế nào (How should You Delegate)? 1.1.1 Quả cầu độc lập (The Spheres of Independence) Đây là quả cầu độc lập Con người thường xuyên di chuyển khắp các lĩnh vực trong quá trình phát triển. Mục tiêu của bạn nên được ủy quyền cho một trong ba lĩnh vực bên ngoài, tùy thuộc vào công việc đang được thực hiện. Hãy chắc chắn rằng bạn phù hợp với chi phí trách nhiệm với chi phí của quyền hạn. Hiểu rằng bạn có thể ủy quyền một số trách nhiệm, nhưng bạn không thể ủy quyền đến trách nhiệm cuối cùng. Giữ quyền kiểm soát (Keeping Control ) Bây giờ, một khi bạn đã thực hiện các bước trên (have worked through the above steps), hãy đảm bảo bạn sẽ hướng dẫn tường tận (brief) thành viên trong nhóm của bạn một cách thích hợp. Hãy dành thời gian để giải thích cho các đồng sự:  Lý do tạ ...