Vai trò của Trưởng nhóm dự án

Những dự án lớn thường đề cử một trưởng nhóm dự án – người có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp cho nhà quản lý dự án, như được trình bày ở hình 2-1. Còn trong những dự án nhỏ, nhà quản lý dự án đảm nhận luôn vai trò này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Vai trò của Trưởng nhóm dự án Vai trò của Trưởng nhóm dự án (HocKynang.com) - Những dự án lớn thường đề cử một trưởng nhóm dự án – người có nhiệm vụ báo cáo trực tiếp cho nhà quản lý dự án, như được trình bày ở hình 2-1. Còn trong những dự án nhỏ, nhà quản lý dự án đảm nhận luôn vai trò này. Trưởng nhóm dự án không thể hành động như cấp trên mà phải đảm nhiệm thêm năm vai trò mới: người khởi xướng, người làm gương, người thương thảo, người lắng nghe và người huấn luyện. Trưởng nhóm cũng phải làm việc tích cực như mọi thành viên khác. Trưởng nhóm là người khởi xướng Trưởng nhóm phải là người khởi xướng mọi hành động trong nhóm. Một trưởng nhóm hiệu quả có thể không cần phải chỉ đạo chi tiết công việc cho các thành viên, nhưng cần phải có khả năng thu hút sự tập trung của mọi người vào những nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được các mục tiêu chung của nhóm. Một trưởng nhóm kinh nghiệm sẽ biết đứng ở vị trí hơi tách biệt khỏi công việc hàng ngày của nhóm – một vị trí có thể dễ dàng quan sát những mối quan hệ giữa công việc và các mục tiêu cao hơn. Trong khi các thành viên chuyên tâm giải quyết các nhiệm vụ và vấn đề cụ thể, trưởng nhóm lại phải bám sát những yêu cầu của nhà tài trợ, cấp quản lý cao hơn và các thành phần liên quan bên ngoài. Với các bằng chứng và lập luận hợp lý, trưởng nhóm khuyến khích thành viên thực hiện từng bước cần thiết để đáp ứng những yêu cầu này. Đây là một nhiệm vụ quan trọng của trưởng nhóm, đặc biệt là khi những yêu cầu này có mâu thuẫn với nguyện vọng cá nhân của các thành viên trong nhóm. Trưởng nhóm trong vai trò người làm gương Nhà quản lý theo phong cách truyền thống và trưởng nhóm đều có thể lấy phong cách ứng xử của mình để định hình hành vi và hiệu suất hoạt động của người khác. Thế nhưng sự khác biệt lớn ở đây là trưởng nhóm phải dựa vào chiến lược này nhiều hơn, bởi vì họ không thể dùng các hình thức gây áp lực thông thường như thăng chức, tăng lương hay đe dọa sa thải để tác động đến các thành viên trong nhóm. Phong cách ứng xử của trưởng nhóm là một công cụ đầy sức thuyết phục bởi nó thiết lập tiêu chuẩn để những người khác phấn đấu dù đôi khi chỉ là để tránh cảm giác về sự hoạt động thiếu hiệu quả hay thua kém các thành viên khác. Trưởng nhóm có thể làm gương cho hành vi của nhóm bằng nhiều cách khác nhau. Ví dụ nếu các thành viên trong nhóm cần xuống địa bàn để tiếp xúc với khách hàng, một trưởng nhóm hiệu quả sẽ không hướng dẫn chi tiết cho họ cách làm, mà thay vào đó, trưởng nhóm sẽ bắt đầu với bài thực hành đơn giản là cùng đến địa điểm của khách hàng, lập nhóm nhỏ hơn… và khuyến khích các thành viên trong nhóm cùng tham gia. Tóm lại, trưởng nhóm sẽ làm gương bằng phong cách cư xử nhằm tác động trực tiếp đến hiệu suất hoạt động của nhóm. Trưởng nhóm trong vai trò người thương thảo “Tôi muốn nhóm cải thiện quy trình của chúng tôi có sự tham gia của Bill”, trưởng nhóm nói với trưởng phòng của Bill. Trưởng phòng tỏ vẻ khó chịu vì Bill là một trong những nhân viên giỏi nhất của cô. Trưởng nhóm tiếp tục: “Việc tham gia vào nhóm chỉ mất khoảng bốn giờ làm việc mỗi tuần, kể cả thời gian họp và phân công nhiệm vụ trong nhóm”. Những nhà quản lý có nhân viên cấp dưới được yêu cầu tham gia vào một nhóm nào đó thường tỏ ra không nhiệt tình lắm. Dù biết rằng mục tiêu của nhóm phục vụ cho toàn tổ chức và sự tham gia của nhân viên sẽ chỉ trong tạm thời, nhưng công việc của những nhà quản lý được yêu cầu đóng góp các nhân viên giỏi và các nguồn lực khác theo đề nghị của trưởng nhóm sẽ phần nào gặp phải khó khăn. Người trưởng nhóm hiệu quả phải ý thức được điều này và vận dụng các kỹ năng thương thảo để đạt được sự chấp thuận. Nhà tài trợ có thể làm việc này dễ dàng hơn bằng cách giải thích rõ ràng về tầm quan trọng và ý nghĩa của các mục tiêu mà nhóm theo đuổi, đồng thời kêu gọi các nhà quản lý nên hợp tác vì mục đích này. Cách tốt nhất để thương lượng với người cung cấp nguồn lực là xây dựng tình huống theo cách tích cực sao cho cả hai bên đều có lợi. Cuộc thương lượng đôi bên cùng có lợi chỉ có thể diễn ra khi cả hai bên nhận thấy cơ hội để cùng đạt được lợi ích. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn hãy thương lượng theo những cách sau: • Nhấn mạnh các mục tiêu cao hơn của tổ chức đồng thời nêu rõ thành công của nhóm sẽ đóng góp cho các mục tiêu đó như thế nào. Mục tiêu của nhóm phải quan trọng và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. • Chỉ rõ rằng phía bên kia sẽ hưởng lợi khi hỗ trợ cho sự thành công của nhóm. Để là một người thương thảo thành công, trưởng nhóm phải thể hiện mình là người đáng tin cậy và lợi ích mà đôi bên có thể đạt được phải mang tính thiết thực. Trưởng nhóm biết lắng nghe Một trưởng nhóm hiệu quả phải biết lắng nghe nhiều hơn nói, ít nhất thì thời gian nghe cũng tương đương với thời gian nói. Lắng nghe là một hoạt động của giác quan nhằm thu thập các dấu hiệu từ môi trường xung quanh, bao gồm những dấu hiệu về vấn đề sắp ...