Văn phòng báo chí có trách nhiệm: Chương trình Thông tin Quốc tế-Phần 2

Để làm một phát ngôn viên có hiệu quả, trưởng nhân viên báo chí hay thư ký báo chí cần phải có một quan hệ gần gũi, tôn trọng lẫn nhau với quan chức chính phủ mà ông/bà ta giúp việc, dù đó là thủ tướng, tổng thống, bộ trưởng hay người đứng đầu một cơ quan. Phát ngôn viên cần phải quen với những niềm tin của quan chức đó và có thể tiếp cận trực tiếp với quan chức đó.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Văn phòng báo chí có trách nhiệm:Chương trình Thông tin Quốc tế-Phần 2 MỘT VĂN PHÒNG BÁO CHÍ CÓ TRÁCH NHIỆM: Chương trình Thông tin Quốc tế, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, năm 2002Chương 2: CÔNG VIỆC CỦA MỘT VIÊN CHỨC BÁO CHÍĐể làm một phát ngôn viên có hiệu quả, trưởng nhân viên báo chí hay thư ký báo chí cầnphải có một quan hệ gần gũi, tôn trọng lẫn nhau với quan chức chính phủ mà ông/bà tagiúp việc, dù đó là thủ tướng, tổng thống, bộ trưởng hay người đứng đầu một cơ quan.Phát ngôn viên cần phải quen với những niềmtin của quan chức đó và có thể tiếp cận trực tiếp với quan chức đó. Phát ngôn viên cần cóquyền đi vào các buổi họp hoặc ngắt lời quan chức đó với những tin tức cấp bách màkhông cần phải qua người lên chương trình hay các phụ tá khác. Mặc dù sự linh hoạt nàycó thể làm xáo trộn thứ tự lịch trình, song nó đem lại kết quả là một chính phủ có thểphản ứng nhanh nhạy với các vấn đề truyền thông.Viên chức báo chí cũng nên có một vai trò trong việc ra quyết định để cho những ngườihoạch định chính sách hiểu được các khía cạnh công tác quần chúng của những hànhđộng được đề xuất. Nếu với tư cách phát ngôn viên, viên chức báo chí không tham giavào việc xây dựng chính sách, ông ta/bà ta sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu được cơ sởcủa các chính sách và lý giải nó với giới truyền thông.Joni Inman của NAGC khẳng định: “Điều rất quan trọng là truyền thông viên phải đượctham gia vào trong nhóm chiến lược. Nếu một quan chức chính phủ dự định có hànhđộng, bạn cần phải biết hành động đó sẽ được nhìn nhận như thế nào. Tốt hơn là nên cótruyền thông viên tại bàn tham gia thảo luận từ những giai đoạn hình thành ban đầu, hơnlà phải tìm hiểu sau đó hoặc bị bất ngờ bởi những phản ứng bất lợi của công chúng bởi vìtruyền thông viên, người có ý nghĩa tác động tới quan điểm của công chúng, lại không cómặt ở bàn thảo luận”.Vai trò của phát ngôn viên báo chíTheo nhà nghiên cứu tổng thống Stephen Hess, ở cấp liên bang tại Hoa Kỳ, việc trả lờicâu hỏi phỏng vấn báo chí thường chiếm 50% thời gian của một phát ngôn viên báo chí,việc cập nhật thông tin và làm công việc của cơ quan chiếm 25%, và việc giới thiệu cáctài liệu và sự kiện chiếm 25%.Song nếu đi sâu hơn vào những chức năng này có thể thấy rằng công việc của một viênchức báo chí có thể được chia nhỏ thành nhiều vai trò:  Làm công việc của phát ngôn viên chính ph ủ là tổ chức các buổi thông tin thường kỳ hoặc đặc biệt.  Điều hành các hoạt động hàng ngày của văn phòng báo chí.  Hỗ trợ việc xây dựng chính sách của chính phủ và xây dựng các chiến lược để truyền đạt những chính sách này tới giới truyền thông và công chúng.  Lên kế hoạch và điều hành các chiến dịch truyền thông để đưa ra một thông điệp lâu dài nhất quán.  Xử lý các câu hỏi báo chí.  Tổ chức cho giới báo chí phỏng vấn và họp với các quan chức chính phủ.  Cố vấn cho các quan chức chính phủ và nhân viên chính phủ về quan hệ với giới báo chí và phản ứng có thể có của giới truyền thông với các chính sách được đề xuất.  Giám sát việc viết diễn văn, hay ít nhất là rà soát lại các bài diễn văn và các thông điệp trong đó.  Tổ chức những sự kiện như các buổi họp báo.  Soạn thảo các thông cáo báo chí, trang thông tin và các tài liệu khác.  Làm nhiệm vụ liên lạc hoặc giám sát các văn phòng báo chí khác của chính phủ.  Thu xếp việc đi lại và đặt khách sạn, nơi ăn ở cho giới báo chí lưu động.  Cấp thư ủy nhiệm báo chí.  Giám sát các ấn phẩm của cơ quan lưu hành nội bộ và phát hành ra bên ngoài.  Đánh giá trên cơ sở thực tế xem liệu một sự kiện có được tác động mong muốn hay không và tìm cách làm sao để lần sau làm tốt hơn.Xác lập công việc viên chức báo chíTrong việc xác lập vị trí phát ngôn viên, trách nhiệm đầu tiên thuộc về quan chức chínhphủ được đại diện bởi viên chức báo chí đó. Quan chức này phải xác định với phát ngônviên cách thức tổ chức vàtrách nhiệm của văn phòng báo chí sẽ là gì. Để làm việc này, quan chức đó cần phải đưara ba quyết định then chốt:  Ông ta/bà ta sẵn sàng tiếp xúc với báo chí ở mức độ nào?  Quan hệ giữa phát ngôn viên với các nhân viên khác của quan chức này là như thế nào?  Quan hệ giữa bộ phận báo chí và các bộ ngành khác là gì? Điều này đặc biệt quan trọng nếu quan chức đó là người đứng đầu chính phủ hoặc là đứng đầu một bộ với các cơ quan trực thuộc.Quan chức chính phủ đó cũng cần cân nhắc những vấn đề chi tiết hơn:  Tần suất ông ta/bà ta nhận trả lời phỏng vấn?  Tần suất ông ta/bà ta điều khiển các buổi họp báo?  Liệu phát ngôn viên có được quyền phát biểu đại diện cho ông ta/bà ta hay không? Hay chỉ có quan chức chính phủ đó tiến hành họp báo?Trường hợp tốt nhất là quan chức chính phủ đó sẵn lòng nhận tiếp xúc với báo chí,thường xuyên điều khiển các buổi họp báo, và cũng có một phát ngôn viên có thể phátbiểu đại diện cho mình. Lấy ví ...