Xác định thành phần liên quan

Thành phần liên quan là bất kỳ ai quan tâm dù chỉ một khía cạnh kết quả của dự án. Đó cũng sẽ là người đánh giá thành công hay thất bại của dự án. Các thành viên trong nhóm dự án, khách hàng và ban lãnh đạo đều là những thành phần liên quan. Để xác định các thành phần liên quan trong dự án của bạn, hãy chú ý tới những điểm sau: • Những chức năng của cá nhân sẽ chịu ảnh hưởng bởi các hoạt động hay kết quả của dự án. • Những yếu tố...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Xác định thành phần liên quan Xác định thành phần liên quanThành phần liên quan là bất kỳ ai quan tâm dù chỉ một khíacạnh kết quả của dự án. Đó cũng sẽ là người đánh giá thànhcông hay thất bại của dự án. Các thành viên trong nhóm dựán, khách hàng và ban lãnh đạo đều là những thành phần liênquan. Để xác định các thành phần liên quan trong dự án củabạn, hãy chú ý tới những điểm sau:• Những chức năng của cá nhân sẽ chịu ảnh hưởng bởi cáchoạt động hay kết quả của dự án.• Những yếu tố là nguồn lực của dự án, bao gồm nhân lực, thờigian, công cụ và ngân sách.• Người sử dụng hoặc hưởng lợi kết quả của dự án.Tất cả các đối tượng này đều là thành phần liên quan trong dựán của bạn.Tổ chức công việcKhi đã hài lòng với mục tiêu của dự án, bước tiếp theo là tổchức công việc của dự án. Nhà điều hành - người đề xuất vàcấp phép cho dự án - hoặc cá nhân được chỉ định làm quản lýdự án nên chủ động tổ chức công việc này.Trong giai đoạn đầu này, nhà tổ chức phải xem xét mục tiêu vàquyết định các cá nhân, cũng như những nguồn lực cần thiếtđể triển khai công việc. Trong cuốn sách StrategicBenchmarking (Tạo điểm chuẩn chiến lược), Gregory Watsonđã giới thiệu cách thực hiện dự án phát triển mô hình xe hơiTaurus của hãng Ford vào cuối thập niên 1970. Ban lãnh đạocủa Ford đã đặt cược cả công ty vào dự án Taurus vốn đượcxem là một bước đột phá lớn về thiết kế trong số các loại xehiện có của công ty. Ford đã thắng lớn trong canh bạc này vàviệc tổ chức nhóm dự án đóng vai trò quan trọng trong thànhcông đó.Theo Watson, việc hoàn tất dự án đòi hỏi phải có sự tham giacủa mọi bộ phận chức năng trong công ty. Nhân viên từ cácphòng ban tham gia vào dự án dưới hình thức một nhómxuyên chức năng với giám đốc dự án là Lew Veraldi. TheoWatson, Veraldi được toàn quyền chọn lựa các thành viên chonhóm, và ông đã thiết lập nhóm bằng cách lên danh sách tất cảcác lĩnh vực chuyên môn và thị trường cần thiết cho việc sảnxuất và tung mẫu xe mới ra thị trường. Thành viên trongnhóm được chia thành hai cấp: số nhân viên chủ chốt chưa đến10 người, và hơn 400 người liên quan khác. Sẽ phải tốn rấtnhiều công sức để thực hiện công việc và chỉ một phần nhỏtrong số những người này dành trọn thời gian cho công việccủa nhóm Taurus. Tuy nhiên, mỗi thành viên trong nhóm đềuđóng góp mọi bí quyết, kinh nghiệm và năng lực của mình.Như đã trình bày ở trên, người tổ chức đã xác định nhân sự vànguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, trong đó phải cómột nhóm nhỏ gồm những người có kinh nghiệm và tầm ảnhhưởng – những người sẽ chịu trách nhiệm tư vấn cho phần lớncác thành viên còn lại trong nhóm dự án. Nhóm nòng cốt nàycó mục tiêu tổ chức hoạt động và có quyền phân phối nguồnlực. Trong khi hàng trăm người khác làm việc trong nhóm dựán và trong phạm vi công việc của mình, thì ban điều hành cóquy mô nhỏ này được thành lập để ra quyết định và có quyềnyêu cầu những người khác thi hành quyết định. (Trong ví dụnày, người lãnh đạo và nhóm nòng cốt phải đồng quan điểm về“các nhân vật có tiếng nói quan trọng”. Steven Wheelwright vàKim Clark, người đã đưa ra thuật ngữ này, định nghĩa “nhânvật có tiếng nói quan trọng” là những cá nhân vừa có chuyênmôn cao vừa có năng lực tổ chức).Có thể dự án của bạn không quá lớn và phức tạp như dự ánTaurus, nhưng khâu tổ chức công việc vẫn cần phải tuân theophương pháp tương tự, nghĩa là xác định và thu hút sự thamgia của tất cả các kỹ năng, nguồn lực và nhân sự cần thiết đểđạt được mục tiêu đề ra. Chi tiết về việc đánh giá các kỹ năngvà nguồn lực cần thiết sẽ được trình bày chi tiết hơn ở cácchương sau.