106 thủ thuật với MS Office (phần 2)

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
106 thủ thuật với MS Office (phần 2)106 thủ thuật với MS Office (phần 2)Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kìhữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các vănbản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View | Toolbars | Customizehoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trêncác thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khicửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tabCommands. Trong cửa sổ Customize | Commands,bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-inMenus và trong danh sách hiện ra bên tay phải(commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuộttrái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nàothuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanhcông cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tênmenu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắpchuột phải vào tên của menu Work, trong ô Namebạn gõ tên vào đó. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mớinày để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin vănbản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mởnhững văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work |Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đósẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trênmenu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-Minus (phímMinus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0).Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy clickvào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi vànhắp chuột trái một lần vào đó.Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởiđộng đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuốicùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sauđây.Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thườngtệp tin này có đường dẫn như sau C:ProgramFilesMicrosoft Office và nằm trong thư mục Office10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tinchọn Send to | Desktop (create shortcut).Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọnNew | Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theođường dẫn như trên.Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vàoshortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổProperties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trườngnày, click OK.Sử dụng lệnh Paste Special Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từcác tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thìứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ fontchữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiềutrong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránhnhững điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special.Cách sử dụng như sau:Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vàoWord và chọn Edit | Paste Special. Trong cửa sổPaste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặcUnformatted Unicode Text.Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóngBạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong vănbản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả haycopy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trílên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùngphím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trícủa đoạn văn bản.Xoá thông tin cá nhânCác tệp tin văn bản của MS Word có chứa nhữngthông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoftcũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩnnày Remove Hidden Data trên trang web của mình.Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoábỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sauđây.Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứngdụng WordPad (Start | All Programs | Accessories)mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dướidạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việcđổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạngWord. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, đểđổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyểnlại thành “test.doc”. Theo vnMedia ...