Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài giảng "Đàm phán bằng thư" để nắm bắt được những kiến thức về hình thức thư thương mại, hỏi hàng, chào hàng, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận ký kết hợp đồng. Đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho các bạn đang học và nghiên cứu về các hình thức đàm phán.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Đàm phán bằng thư 9/4/2015 ĐÀM PHÁN BẰNG THƯ Trương Văn Khánh Trẩm Bích Lộc1 Nội dung1. Hình thức thư thương mại2. Hỏi hàng3. Chào hàng4. Hoàn giá5. Chấp nhận6. Đặt hàng7. Xác nhận (ký kết hợp đồng)2 1. Hình thức thư thương mạiTrong giao dịch quốc tế, người ta thường sử dụng mộttrong các hình thức sau để trình bày một thư thương mại:Block form (Hình thức khối);Indented form (Hình thức thụt đầu dòng);Modified block (Hình thức khối thay đổi);Modified block with indented paragraphs (Hình thức khối xiên).3 1 9/4/2015 1. Hình thức thư thương mại1. Letter head (gồm: tên, địa chỉ người gửi thư);2. File reference (mã hồ sơ)3. Date (ngày tháng)4. Receiver’s address (gồm: tên, địa chỉ người nhận thư)5. Salutation (Chào hỏi: “Dear Sir”, “Dear + tên”,...)6. The opening paragraph7. The body of letter8. The closing paragraph (The last sentence)9. Closing (“Yours faithfully”, “Yours sincerely”)10.Signature11.Enclosure4 2. Thư hỏi hàng (the enquiry)Thư hỏi hàng là thư trong đó người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và những thông tin liên quan đến lô hàng mà mình muốn mua.Cách viết thư hỏi hàngPhần mở đầu: 2 trường hợp:o Người mua và người bán chưa biết nhauo Người mua và người bán có sẵn quan hệ từ trướcNội dung chính của thư: Thông báo cho người bán biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu người bán gửi catalog, mẫu hàng,...Đồng thời, cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.Phần kết: Mong người bán phúc đáp các yêu cầu của thư. 3. Chào hàng, báo giá (offer)Trong buôn bán, chào hàng – báo giá là việc người bánthể hiện rõ ý định bán hàng của mình.Có nhiều loại chào hàng3.1. Xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩuChào hàng thụ độngChào hàng chủ động3.2.Xét theo ràng buộc trách nhiệm của người chào hàngChào hàng cố địnhChào hàng tự do 2 9/4/2015 3.1.1. Chào hàng thụ độngChào hàng thụ động (còn gọi là “Trả lời thư hỏi hàng” – “Reply to enquiry”): là chào hàng của người bán nếu trước đó nhận được yêu cầu (thư hỏi hàng) của người mua.Cách viết thư chào hàng thụ động:Phần mở đầu: Cảm ơn khách hàng đã gửi thư hỏi hàng đến công ty mình.Phần nội dung chính: Trả lời những câu hỏi của người mua. Gửi họ Catalog, hàng mẫu, biểu giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá.Phần kết: Tỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn 3.1.2. Chào hàng chủ độngChào hàng chủ động là việc người XK chủ động chào hàng khi chưa có thư hỏi hàng của nhà NK. Chào hàng chủ động không chỉ là bản báo giá mà còn là sự quảng cáo HH của người XK. Có hai cách: Mở trang web trên mạng, gửi thư đến khách hàng cụ thể.Cách viết thư chào hàng chủ động:Phần mở đầu: Trình bày lý do chọn lựa đối tác của mìnhPhần nội dung chính: Tự giới thiệu về cty mình và các mặt hàng mình sản xuất kinh doanh. Gửi kèm theo catalog, hàng mẫu, giá biểu, điều kiện thanh toán, cách thức bán hàng,...Phần kết: Thể hiện sự mong muốn được phục vụ khách hàng. 3.2. Xét theo ràng buộc trách nhiệmChào hàng cố định (firm offer) là việc chào bán một lô hàng nhất định, trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Trong thời gian này, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như được ký kết.Chào hàng tự do (free order) là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó, cùng một lúc với cùng một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Trong chào hàng tự do cần ghi rõ “chào hàng không cam kết” – “offer without engagement”. Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu. 3 9/4/2015 4. Hoàn giá (Counter – offer)Hoàn giá là một lời đề nghị mới do một bên mua (hoặc bán) đưa ra, sau khi đã nhận được chào hàng (hoặc đặt hàng) của bên kia, nhưng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng (hoặc đặt hàng) đó.Khi hoàn giá, chào giá trước đó xem như hủy bỏ.Trong buôn bán, mỗi lần giao dịch phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc. 4. Hoàn giá (Counter – offer)Thư hoàn giá của bên muaPhần mở đầu: Cám ơn bên bán đã báo giá cho cty mìnhPhần nội dung chính: Trình bày các ...
